В современной практике управления персоналом в Беларуси часто возникает ситуация, когда основной работник уходит в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет․ Для замещения такого сотрудника наниматель принимает временного работника․ Правильное оформление документации, и в частности внесение корректной записи в трудовую книжку, является критически важным для соблюдения трудового законодательства РБ․
В данной статье мы подробно разберем, как правильно сформулировать запись о приеме на работу, какие нормативные акты регулируют этот процесс (в частности Инструкция № 40) и что делать, если временный сотрудник становится постоянным․
Нормативная база: на что опираться?
Основным документом, регламентирующим порядок ведения трудовых книжек в Республике Беларусь, является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (с последующими изменениями и дополнениями)․
Согласно пункту 9 данной Инструкции, в трудовую книжку вносятся сведения о работе, включая прием на работу, заключение трудового договора (контракта), переводы и увольнение․ Особенность приема на место отсутствующего работника заключается в характере трудового договора — он является срочным․
Как правильно оформить запись о приеме?
При приеме работника на должность, которую временно занимает отсутствующий основной сотрудник, в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу․ Ключевым моментом здесь является указание основания срочности договора․
Алгоритм внесения записи:
- В графе 3 («Сведения о приеме на работу․․․») указывается должность, на которую принят работник․
- Обязательно добавляется фраза о том, что работа является временной․
- Указывается причина срочности: «на время отпуска по беременности и родам» или «на время отпуска по уходу за ребенком» основного работника․
- Рекомендуется указывать фамилию и инициалы основного работника, чье место замещается, для избежания путаницы в будущем․
Пример правильной формулировки записи:
«Принят на должность бухгалтера отдела учета временно, на время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет основного работника Ивановой А․П․ (срочный трудовой договор)․»
Важно помнить, что в графе 4 («Дата и номер документа․․․») указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу, который должен быть подписан работником․
Особенности срочного трудового договора
Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь, трудовой договор, заключенный на время выполнения работы временно отсутствующего работника, сохраняет силу до выхода этого работника на работу․ Это означает, что дата окончания такого договора может быть не конкретной календарной датой, а событием (выходом основного сотрудника)․
В трудовой книжке не нужно указывать конкретную дату окончания работы при приеме, так как она может измениться (например, если основной работник продлит отпуск по уходу за ребенком)․ Запись об увольнении вносится только в момент фактического расторжения трудовых отношений․
Ситуация: основной работник не вышел, а временный остался
Часто возникают ситуации, когда срок отсутствия основного работника истекает (ребенку исполняется 3 года), но он не выходит на работу, а наниматель решает оставить временного сотрудника на постоянной основе․ Или же основной работник увольняется, не выходя из декрета․
В этом случае необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или новый приказ о переводе/изменении условий труда, если работник переходит на постоянную основу․
Как внести изменения в трудовую книжку в таком случае?
- Если заключается новый трудовой договор (контракт) на неопределенный срок, вносится новая запись о приеме на работу уже как постоянного сотрудника․
- Если происходит перевод или изменение условия о сроке, делается запись о переводе или изменении существенных условий труда со ссылкой на соответствующий приказ․
Пример записи при переходе на постоянную работу (если оформляется как новый прием или изменение статуса):
«Принят на должность бухгалтера отдела учета на постоянную работу (трудовой договор, заключенный на неопределенный срок)․»
Частые ошибки при заполнении
Во избежание проблем с органами контроля и при расчете стажа, следует избегать следующих ошибок:
- Отсутствие слова «временно»․ Без этой записи трудовой договор может быть ошибочно признан заключенным на неопределенный срок, что усложнит процедуру увольнения при выходе декретницы․
- Неуказание причины срочности․ Фраза «на время декретного отпуска» является юридически неточной․ Правильно писать: «на время отпуска по беременности и родам» или «по уходу за ребенком»․
- Запись об отпуске самого временщика․ Нахождение самого временного работника в отпуске (если он его берет) не требует отдельной записи в трудовую книжку, в отличие от приема или увольнения․
Правильное ведение трудовых книжек при замещении декретных должностей — это залог прозрачности трудовых отношений и защиты интересов как нанимателя, так и работника․ Главное правило: четко указывать временный характер работы и ссылаться на отсутствие основного сотрудника․ При изменении обстоятельств (выход основного работника или оставление временного) необходимо своевременно вносить соответствующие изменения в документы․
Помните, что любые записи в трудовой книжке должны производиться на основании соответствующих приказов (распоряжений) нанимателя, с которыми работник ознакомлен под роспись․