В практике кадрового делопроизводства нередко возникают ситуации, когда основной сотрудник временно отсутствует на рабочем месте, находится в ежегодном оплачиваемом отпуске, отпуске по беременности и родам (декретном отпуске), отпуске по уходу за ребенком или на длительном больничном. В таких случаях работодатель имеет право принять на его место другого работника по срочному трудовому договору.
В 2026 году заполнение трудовых книжек регулируется Правилами, утвержденными Приказом Минтруда России от № 320н. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о приеме на работу временного сотрудника, и приведем актуальные образцы.
Особенности срочного трудового договора на время отпуска
Когда новый сотрудник принимается на период отсутствия основного работника, с ним заключаеться срочный трудовой договор. Согласно ст. 59 ТК РФ, особенность такого договора заключается в том, что он заключается на определенный срок, а именно:
- На время отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (до 1,5 или до 3 лет).
- На время ежегодного отпуска основного сотрудника.
- На время длительной болезни или командировки.
Важно понимать: если временный сотрудник отработал более 5 дней, запись о приеме на работу в его трудовую книжку вносить обязательно, даже если характер работы временный.
Правила заполнения трудовой книжки при приеме
При внесении записи о приеме временного работника необходимо придерживаться общих требований Приказа Минтруда № 320н:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация в разделе «Сведения о работе»).
- Графа 2 — указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например, ).
- Графа 3 — вносится запись о приеме на работу. Здесь указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации, структурное подразделение и должность. Обязательно нужно указать, что работник принят на время отсутствия основного работника.
- Графа 4 — указываются реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу (дата и номер).
Что писать в графе 3?
Существует важное правило: в трудовой книжке не нужно дословно переписывать формулировки из срочного трудового договора с указанием конкретной даты окончания договора (например, «принят на период до »). Указывается причина срочности — на время отсутствия основного работника. Это связано с тем, что отпуск (особенно по уходу за ребенком) может быть прерван основным сотрудником в любой момент, и точная дата увольнения временного работника может измениться.
Образцы записей
Ниже представлены варианты записей в зависимости от причины отсутствия основного сотрудника.
Вариант 1: Прием на время декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком
Это самый частый случай. Формулировка в графе 3 должна звучать так:
Пример записи: «Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера по продажам на время нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет».
Вариант 2: Прием на время ежегодного отпуска
Если сотрудник принимается на короткий срок, пока основной работник отдыхает в обычном отпуске:
Пример записи: «Принят(а) в бухгалтерию на должность кассира на время ежегодного оплачиваемого отпуска основного работника».
Пошаговый пример заполнения раздела «Сведения о работе»
Рассмотрим наглядный пример заполнения трудовой книжки при приеме на время отпуска по уходу за ребенком.
Сведения о работе
Графа 1 (№ записи): 11
Графа 2 (Дата): 21 05 2026
Графа 3 (Сведения о приеме): Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). Принята в отдел кадров на должность специалиста по кадрам на время нахождения основного работника в отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком.
Графа 4 (Документ-основание): Приказ от № 12-к
Как оформить увольнение временного работника?
Не менее важно правильно оформить увольнение замещающего сотрудника. Согласно ст. 79 ТК РФ, срочный трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу.
В трудовой книжке временного сотрудника при увольнении делается следующая запись:
- Графа 3: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Или альтернативная формулировка: «Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Датой увольнения будет являться день, предшествующий дню выхода основного работника из отпуска, либо день фактического выхода основного сотрудника на рабочее место (день прекращения срочного договора).
Ответственность за ошибки
За неверное заполнение трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Ошибки в формулировках (например, если не указать, что работник принят на время отсутствия основного сотрудника) могут привести к тому, что договор будет признан бессрочным, а работник, незаконно уволенным. Поэтому крайне важно вносить записи точно и в соответствии с требованиями законодательства.
Резюме
Принимая сотрудника на время отпуска (любого вида) основного работника, обязательно делайте запись в его трудовой книжке. Главное правило — в графе 3 четко прописывать условие о срочности: «на время нахождения основного работника в отпуске…», не привязываясь к конкретным календарным датам окончания этого отпуска. Это обеспечит юридическую чистоту документов и позволит без проблем уволить временного сотрудника при выходе основного.