Смерть сотрудника — это всегда трагическое событие, которое влечет за собой не только человеческое горе, но и ряд юридических и кадровых формальностей; Одной из таких обязанностей работодателя является выдача трудовой книжки умершего работника его родственникам. Чтобы избежать в будущем судебных исков о незаконном удержании документов или несвоевременной их выдаче, кадровику необходимо грамотно оформить все бумаги. Главным подтверждающим документом в данной ситуации выступает расписка о получении трудовой книжки.
Кто имеет право забрать трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству (в частности, ст. 14 СК РФ и правилам ведения трудовых книжек), право на получение трудовой книжки умершего работника имеют его близкие родственники. К ним относятся:
- Супруг (супруга);
- Родители (в т.ч. усыновители);
- Дети (включая усыновленных);
- Родные братья и сестры (даже если родство установлено только по одному из родителей);
- Дедушки, бабушки и внуки.
Трудовая книжка выдается на руки члену семьи, который предъявил свидетельство о смерти работника. Также забрать документ может доверенное лицо, представляющее интересы родственников, в этом случае у него должна быть оформленная по всем правилам нотариальная доверенность.
Порядок выдачи трудовой книжки
Процедура выдачи документа в связи со смертью работника имеет свои особенности и отличается от стандартной процедуры увольнения:
- Основание для выдачи: родственник предоставляет свидетельство о смерти и свой паспорт, а также пишет заявление о выдаче трудовой книжки.
- Запись в трудовой книжке: кадровик делает запись о прекращении трудового договора в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Графа для подписи работника остается пустой.
- Выдача на руки: документ выдается под расписку родственнику, явившемуся за трудовой.
- Отправка по почте: если родственники не могут забрать документ лично, трудовая книжка может быть выслана им по почте заказным письмом с уведомлением о вручении — на основании их письменного заявления.
Как правильно оформить расписку?
Расписка в получении трудовой книжки умершего сотрудника составляется по общим правилам написания подобных документов, но с обязательным учетом специфических нюансов. Закон не устанавливает строгой унифицированной формы, поэтому она может быть написана от руки или распечатана, но подпись получателя должна быть обязательно проставлена собственноручно.
Обязательные реквизиты расписки:
- Ф. И. О. лица, получающего документ (родственника или доверенного лица);
- Паспортные данные получателя: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения;
- Адрес регистрации получателя;
- Степень родства с умершим работником;
- Реквизиты выданной трудовой книжки: серия, номер трудовой книжки;
- Ф. И. О. умершего работника, чья трудовая книжка выдается;
- Дата составления расписки;
- Личная подпись лица, получившего документ.
Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек?
При выдаче трудовой книжки родственникам у кадровиков часто возникает вопрос: как заполнить книгу учета движения трудовых книжек? Шапка соответствующей графы в книге указывает на расписку именно работника, что вызывает споры среди специалистов.
Наиболее корректный и безопасный вариант, рекомендуемый практиками:
- В графе, где должна стоять подпись работника о получении трудовой книжки, расписывается сам родственник (например, муж умершей сотрудницы).
- В графе «Расписка» или примечании необходимо четко указать: кому именно выдана трудовая книжка (Ф. И. О. родственника, степень родства, реквизиты паспорта) и реквизиты отдельной расписки, написанной этим родственником.
Такой подход позволяет избежать путаницы и служит надежным доказательством того, что работодатель исполнил свою обязанность по выдаче документа надлежащему лицу.
Образец расписки в получении трудовой книжки умершего работника
Ниже приведен примерная форма расписки, которую можно использовать в кадровой работе в 2024-2026 годах.
Расписка
Я, [Ф. И. О. родственника полностью], паспорт серии [серия] № [номер], выдан [наименование органа, выдавшего паспорт] [дата выдачи], код подразделения: [код], зарегистрированный по адресу: [адрес регистрации], являющийся [степень родства, например: мужем] умершего работника [Ф. И. О. умершего работника полностью], настоящей распиской подтверждаю получение на руки трудовой книжки серии [серия ТК] № [номер ТК], принадлежащей [Ф. И. О. умершего работника].
К трудовой книжке прилагаю: [указать прилагаемые документы, если есть, например: копию свидетельства о смерти, копию паспорта].
_________________ / [Ф. И. О. родственника] /
(подпись)
Своевременное и правильное оформление расписки при выдаче трудовой книжки умершего работника его родственникам, это важнейший шаг, который пресекает все возможные судебные иски об удержании документов или их выдаче в неустановленное законом время. Работодатель обязан выдать документ под расписку, а кадровику следует тщательно проверить паспортные данные получателя и степень родства, чтобы быть уверенным в законности своих действий.