При расторжении трудового договора работодатель обязан внести запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника. Кроме текстовой записи, часто требуется поставить штамп (печать) организации, подтверждающий достоверность внесённой информации. В данной статье рассмотрим, как правильно оформить штамп в трудовой книжке при увольнении, приведем образец записи и дадим практические рекомендации.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (запись в трудовой книжке при увольнении).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» – определяет порядок заполнения трудовой книжки, включая необходимость проставления печати организации.
- ФЗ «О персональных данных» – требует соблюдения конфиденциальности при обработке сведений, содержащихся в трудовой книжке.
Согласно пункту 2.1 Постановления № 225, запись об увольнении должна быть заверена печатью организации (или штампом, если печать отсутствует). Если у организации нет печати, допускается использование штампа с наименованием организации и её реквизитами.
Что такое штамп в трудовой книжке?
Штамп – это оттиск, содержащий:
- наименование организации (полное или сокращённое, как в учредительных документах);
- ИНН и/или ОГРН (по желанию, но часто указывают для идентификации);
- дату проставления (обычно совпадает с датой записи об увольнении);
- подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров или директор).
Штамп ставится непосредственно под записью об увольнении или рядом с ней, чтобы было видно, что запись подтверждена организацией.
Образец записи об увольнении с штампом
Ниже представлен типовой вариант заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию. Обратите внимание на выделенные жирным элементы – это обязательные части записи.
Запись № 12 Сведения о работе: уволен по собственному желанию Основание: заявление сотрудника от № 45/К Подпись: ______________________ (И.О. Петров) Штамп организации: [оттиск штампа]
В реальной трудовой книжке запись выглядит примерно так:
Запись № 12
Сведения о работе: уволен по собственному желанию
Основание: заявление сотрудника от № 45/К
Подпись: ______________________ (И.О. Петров)
[Оттиск штампа организации: «ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1197746001234»]
Пошаговая инструкция по проставлению штампа
- Подготовьте заявление об увольнении (в двух экземплярах). На втором экземпляре поставьте отметку о получении (дата, подпись ответственного лица).
- Изготовьте приказ об увольнении (форма Т-8 или иная, утверждённая внутренними документами организации).
- Внесите запись в трудовую книжку:
- укажите номер записи, дату;
- напишите «уволен по собственному желанию» (или иное основание);
- указать номер и дату заявления, на основании которого сделано увольнение;
- поставьте подпись уполномоченного лица.
- Проставьте штамп:
- штамп должен содержать полное наименование организации (как в учредительных документах);
- желательно добавить ИНН и ОГРН;
- дата на штампе должна совпадать с датой записи;
- штамп ставится непосредственно под подписью или рядом с ней, чтобы не затрагивать текст записи.
- Выдайте трудовую книжку сотруднику под расписку в журнале движения трудовых книжек (форма Т-2).
- Сформируйте и выдайте остальные документы (справка 2‑НДФЛ, СТД‑Р, справка о среднем заработке и т.д.).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить печать, если у организации нет штампа?
Если у организации нет ни печати, ни штампа, запись в трудовой книжке считается недействительной. В этом случае необходимо изготовить штамп (например, в типографии) с обязательными реквизитами организации и использовать его для заверения записей.
Можно ли использовать электронную подпись вместо штампа?
Нет. Трудовая книжка – документ на бумажном носителе, и её заверение осуществляется исключительно путем проставления оттиска печати или штампа. Электронная подпись применяется только к электронным документам (например, к электронному трудовому договору).
Что делать, если штамп частично размазан или нечитаем?
Запись считается недействительной. Необходимо аккуратно исправить ошибку: зачеркнуть нечитаемый оттиск, поставить новый штамп рядом и сделать пометку «исправлено доверено» с подписью уполномоченного лица и датой исправления.
Нужно ли указывать причину увольнения в штампе?
Нет. В штампе указываются только реквизиты организации. Причина увольнения отражается в текстовой записи трудовой книжки.
Есть ли разница в оформлении штампа при увольнении по соглашению сторон или по инициативе работодателя?
Форма штампа остаётся одинаковой. Отличие заключается только в тексте записи («уволен по соглашению сторон от …», «уволен по инициативе работодателя в связи с …»).
Пример готового штампа (макет)
Для наглядности приводим пример макета штампа, который можно передать в изготовление:
- Верхняя строка: ООО «Ромашка»
- Средняя строка: ИНН 7701234567 / ОГРН 1197746001234
- Нижняя строка: (дата будет меняться при каждом использовании)
При изготовлении рекомендуется выбрать размер оттиска не более 30 × 15 мм, чтобы он легко помещался под записью в трудовой книжке.
Штамп в трудовую книжку при увольнении – обязательный элемент, подтверждающий легитимность записи о прекращении трудового отношения. Правильное оформление включает:
- точную запись с указанием даты, основания и подписи;
- штамп с полными реквизитами организации и датой проставления;
- соответствие требованиям ТК РФ и Постановления № 225.
Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец, вы сможете избежать ошибок при оформлении увольнения и гарантировать, что трудовая книжка сотрудника будет признана действительной в любых инстанциях (Пенсионный фонд, суды, будущие работодатели).
Если остались вопросы – обращайтесь к юристу отдела кадров или воспользуйтесь консультацией специалистов по трудовому праву.