Ситуация, когда новый сотрудник приходит устраиваться на работу без трудовой книжки, довольно распространена. Чаще всего причина банальна, документ был утерян. Для кадровика или работодателя это создает определенные сложности, так как по закону прием на работу без трудовой книжки, как правило, не допускается. Как правильно оформить такого сотрудника, чтобы не нарушить законодательство? Разберем алгоритм действий подробно.
Почему трудовая книжка так важна?
Трудовая книжка — это официальный персональный документ, который отражает индивидуальную информацию о работнике: его личные данные, дату рождения, образование, профессию, а также весь стаж и историю трудовой деятельности. На территории Республики Беларусь (и в РФ) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.
Именно поэтому законодательство строго требует ее наличия при оформлении на работу. Однако на практике бывают исключения и особые процедуры, которые позволяют законно принять человека, если документ утерян.
Основные сценарии отсутствия трудовой книжки
Прежде чем предпринимать какие-либо действия, необходимо выяснить причину отсутствия документа. От этого зависит дальнейший алгоритм:
- Работник впервые вступает в трудовые отношения. В этом случае работодатель просто заводит новую трудовую книжку.
- Работник работал только по гражданско-правовым договорам (ГПД). Нередки случаи, когда человек в солидном возрасте никогда не работал по найму, а выполнял разовые задания по договорам подряда. В таком случае трудовая книжка у него не заводилась изначально, и работодатель оформляет новую.
- Трудовая книжка утеряна работником. Это самый сложный случай, требующий восстановления стажа и оформления дубликата.
Алгоритм действий при утере трудовой книжки
Если соискатель утверждает, что документ утерян, работодателю необходимо действовать по следующему плану:
Определение срока с момента последнего увольнения
Порядок восстановления документа критически зависит от того, сколько времени прошло с момента увольнения с последнего места работы:
- Прошло менее 3 месяцев. В случае утраты трудовой книжки работник обязан обратиться к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата. Прежний работодатель, не позднее 15 дней со дня обращения, обязан выдать работнику новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
- Прошло более 1 года. Если после увольнения прошел значительный срок (более года), и работник потерял трудовую книжку, ему необходимо взять справку с последнего места работы за подписью нанимателя. На основании этой справки новый работодатель выписывает дубликат трудовой книжки.
Оформление заявления о причине отсутствия
Чтобы обезопасить себя от возможных претензий в будущем, новый наниматель должен попросить работника написать заявление о приеме на работу с обязательным указанием причины отсутствия трудовой книжки (например: «Трудовую книжку утерял, прошу завести новую/оформить дубликат»). Это важный юридический нюанс, который снимает ответственность с кадровика за отсутствие документа в момент приема.
Оформление дубликата или новой трудовой книжки
На основании предоставленных справок (если стаж нужно восстановить) или заявления, работодатель оформляет документ:
- Если есть справки с прошлых мест работы, в дубликат вносится общий стаж суммарно.
- Если работник не может предоставить никаких справок со старых мест работы, стаж до текущего работодателя считается неподтвержденным, и трудовая книжка заводится как новая (без записей о прошлом опыте).
Подводные камни и риски для работодателя
Кадровым специалистам следует быть особенно внимательными в следующих ситуациях:
Скрытие увольнения «по статье»
Иногда работники скрывают свою трудовую книжку не потому, что она утеряна, а потому, что были уволены с прошлого места работы по компрометирующей статье (например, за появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения). Они просят завести новую книжку, а через несколько месяцев могут «найти» старую и потребовать внести в нее запись о текущем приеме на работу.
Важно: Заводить вторую трудовую книжку работнику, у которого уже есть действующий документ, незаконно. Если работник вдруг принес старую трудовую книжку, кадровик не должен вносить в нее текущие записи, так как это нарушает принцип единства учета стажа. Все записи должны вестись в одном документе;
Наличие страхового свидетельства (СНИЛС / свидетельство соцстрахования)
Наличие у работника карточки социального страхования при отсутствии трудовой книжки, частый маркер того, что человек ранее работал официально. Это может быть как работа по ГПД (что не требует записи в трудовой), так и скрытый официальный стаж. Обязательно уточняйте этот момент при приеме.
Краткий чек-лист для кадровика
Если к вам пришел работник без трудовой книжки:
- Уточните причину отсутствия документа.
- Если книжка утеряна — узнайте, когда работник уволился с последнего места.
- Если прошло < 3 месяцев — отправьте работника за дубликатом к бывшему работодателю.
- Если прошло > 1 года — попросите справку с последнего места работы для оформления дубликата у себя.
- Возьмите с работника письменное заявление с объяснением причины отсутствия документа.
- Оформите дубликат или новую трудовую книжку в установленном законом порядке.
Прием на работу сотрудника без трудовой книжки из-за ее утери — процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения процедур. Главное правило для работодателя — не игнорировать отсутствие документа и не брать ответственность на себя. Обязанность по восстановлению или предоставлению справок лежит на работнике. Грамотно оформленное заявление от сотрудника и корректно заведенный дубликат помогут избежать штрафов от инспекции труда и конфликтов с самим работником в будущем.