С переходом на электронный документооборот и внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК) многие работодатели и кадровые специалисты столкнулись с вопросом: как правильно оформить сотрудника, который продолжает использовать бумажный вариант трудовой книжки? В данной статье мы подробно разберем все нюансы этого процесса, актуальные на 2025-2026 годы.

Основы: бумажная или электронная трудовая книжка?

Важно понимать, что с 1 января 2021 года в России действует переходный период. Однако право на ведение бумажной трудовой книжки сохраняется за теми работниками, которые не выразили своего желания перейти на электронный формат.

Главное правило: Если сотрудник при приеме на работу предоставляет бумажную трудовую книжку и в ней нет закрывающей записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан принять этот документ, внести в него запись о приеме на работу и продолжать вести его по прежним правилам.

Пошаговая инструкция по приему сотрудника с бумажной ТК

Шаг 1. Проверка документа

При получении трудовой книжки кадровику необходимо проверить следующее:

• Наличие документа: Сотрудник обязан предъявить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если он от нее отказался).
• Наличие закрывающей записи: Если в книжке нет записи о том, что сведения о работе теперь ведутся в электронном виде, значит, бумажный формат остается основным.

Шаг 2. Оформление приема на работу

Общий порядок приема на работу не меняется независимо от формата трудовой книжки:

1. Издание приказа о приеме на работу.
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами (ЛНА) организации.

Шаг 3. Заполнение бумажной трудовой книжки

Специалист по кадрам вносит запись о приеме на работу в бумажную книжку. Важно: с 1 сентября 2021 года оформлять записи в бумажные трудовые книжки необходимо в соответствии с правилами, утвержденными Приказом Минтруда от № 320н.

Шаг 4. Учет и хранение

После внесения записи работодатель должен:

• Отразить сведения о принятой трудовой книжке в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и вкладышей.
• Обеспечить безопасное хранение документа в организации.

Особенности «двойного» ведения учета

Если сотрудник продолжает использовать бумажную трудовую книжку, работодатель фактически ведет учет в двух форматах:

Вручную: заполняет бумажный документ для работника.

В электронном виде: передает данные о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) в установленном формате.

Таким образом, ведение бумажной книжки не освобождает работодателя от обязанности подавать сведения в СФР.

Частые вопросы и сложные ситуации

Что делать, если сотрудник решил перейти на ЭТК при приеме?

Если работник, имея бумажную книжку, хочет перейти на электронный формат, он должен написать соответствующее заявление. В этом случае работодатель вносит в бумажную книжку запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК, заверяет ее, и далее ведет только электронный учет.

Могут ли новые сотрудники (впервые поступающие на работу) получить бумажную ТК?

Нет. Сотрудники, которые впервые выходят на работу в 2025 году и позже, не могут выбирать между форматами — им оформляется только электронная трудовая книжка.

Что делать, если сотрудник не предоставил трудовую книжку?

Предоставление трудовой книжки (или сведений из ЭТК) является обязанностью работника. В случае отсутствия документа работодатель должен зафиксировать этот факт, однако это не должно становиться препятствием для оформления трудовых отношений, если иные документы в порядке.

Резюме для кадровика