Тема использования старых бланков трудовых книжек и вкладышей до сих пор вызывает много вопросов у кадровых специалистов и работников. С 1 января 2023 года введена новая форма‚ но это не отменяет действия документов старого образца. В этой статье подробно разберем‚ как правильно оформить и использовать старый вкладыш в старую трудовую книжку.
Правовой статус старых бланков (до 2023 года)
Ключевой момент‚ который нужно запомнить:
- Трудовые книжки и вкладыши старого образца (утвержденные до приказа Минтруда России от № 320н) продолжают действовать.
- Работодатель вправе использовать имеющиеся у него на складе бланки старого образца без ограничения срока.
- Обмен старых заполненных трудовых книжек на новые не предусмотрен и не производится. Документ‚ выданный и заполненный по старой форме‚ имеет такую же юридическую силу‚ как и новый.
Что считается «старым вкладышем»?
Под «старым» понимается вкладыш‚ который соответствует форме‚ действовавшей до . Его основное отличие от нового образца — структура и оформление разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Старый вкладыш‚ как правило‚ содержит 36 внутренних страниц (12 разворотов для записей о работе и 5 разворотов для наград).
Когда и зачем выдается старый вкладыш?
Выдача вкладыша (независимо от образца) требуется в единственном случае:
Когда в основной трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе») закончились свободные строки для внесения новой записи.
Важно: вкладыш не пришивается заранее «на будущее». Его оформляют и вшивают только при фактической необходимости продолжить запись.
Пошаговая инструкция по оформлению старого вкладыша
Шаг 1: Оформление титульного листа вкладыша
На первой странице (титульном листе) вкладыша необходимо заполнить все реквизиты‚ как в основной книжке:
- ФИО работника (полностью‚ с отчеством).
- Дата рождения.
- Сведения о предыдущих местах работы (если это первый вкладыш‚ эта графа может остаться пустой).
- Дата выдачи вкладыша.
- Подпись работника и руководителя кадровой службы (или иного уполномоченного лица).
- Печать организации.
Шаг 2: Обязательный штамп «Выдан вкладыш»
Это самое важное требование для любого вкладыша‚ старого или нового. После заполнения титульного листа вкладыша и его пришивания к книжке необходимо:
- Поставить штамп на титульном листе самого вкладыша. Штамп размером 10×25 мм с надписью «Выдан вкладыш». В этом штампе обязательно указываются серия и номер вкладыша.
- Поставить идентичный штамп на первом листе (с записями) основной трудовой книжки. В штампе на книжке также указываются серия и номер выданного вкладыша‚ а также дата его выдачи.
Пример текста штампа: «Выдан вкладыш. Серия XX № NNNNNN».
Шаг 3: Пришивание вкладыша к книжке
Оформленный вкладыш аккуратно пришивают (не склеивают!) к внутренней стороне обложки трудовой книжки. Пришивка должна быть надежной‚ но не должна повредить текст на страницах.
Все последующие записи об увольнении‚ переводе‚ награждении вносятся в пришитый вкладыш‚ начиная с его первой чистой страницы раздела «Сведения о работе».
Ключевые отличия старого вкладыша от нового (с 2023 г.)
| Критерий | Старый вкладыш (до 2023 г.) | Новый вкладыш (с ) |
|---|---|---|
| Объем | 36 страниц (12 разворотов на работу‚ 5 на награды) | Уточняется по новым бланкам‚ обычно аналогично |
| Оформление раздела «Сведения о работе» | Классическая таблица с графами: № п/п‚ дата‚ запись‚ подпись‚ дата записи. | Изменена структура таблицы‚ добавлены новые графы в соответствии с Приказом № 320н. |
| Обязательность штампа | Да‚ обязателен на титульнике вкладыша и на первом листе книжки. | Да‚ обязателен с такими же требованиями. |
Частые вопросы и ответы
В: Что делать‚ если у работника старая книжка‚ а вкладыш новый?
О: Теоретически рекомендуется использовать вкладыш того же образца‚ что и книжка. Однако на практике‚ если старых вкладышей нет‚ а старая книжка заполнена‚ можно использовать новый бланк вкладыша. Главное — правильно оформить штамп «Выдан вкладыш» на обоих документах‚ указав серию и номер нового вкладыша. Юридической ошибки здесь нет‚ так как оба бланка официально утверждены и действительны.
В: Можно ли заранее пришить вкладыш «на вырост»?
О: Нет‚ это недопустимо. Вкладыш оформляется‚ пришивается и в него вносятся записи только после того‚ как в основной книжке закончились свободные строки. Заранее пришитый пустой вкладыш может быть признан некорректным оформлением.
В: Где хранятся неиспользованные старые вкладыши?
О: Работодатель обязан вести учет бланков трудовых книжек и вкладышей (как старого‚ так и нового образца) в специальном журнале или книге учета в соответствии с п. 39 Порядка № 320н.
- Старые бланки (книжки и вкладыши) легальны и подлежат использованию. Не нужно списывать или сдавать их.
- Выдавайте вкладыш ТОЛЬКО при полном заполнении раздела «Сведения о работе» в основной книжке.
- Обязательно ставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера: на титульном листе вкладыша И на первом листе трудовой книжки. Это главное доказательство легитимности вшивания.
- Заполняйте титульный лист вкладыша полностью‚ с подписями и печатью.
- Пришивайте вкладыш к обложке книжки.
- Все дальнейшие записи делайте в пришитом вкладыше.
Соблюдение этих простых правил гарантирует‚ что старый вкладыш в старую трудовую книжку будет оформлен безупречно и не вызовет вопросов при проверке или при увольнении работника.
Примечание: Информация основана на действующем законодательстве РФ (Приказ Минтруда России от № 320н) и практике использования бланков до его вступления в силу. Конкретные образцы штампов и таблиц могут незначительно отличаться в зависимости от региональных или ведомственных требований прошлых лет.