Вопрос о том, какие сведения о награждении необходимо зафиксировать в разделе «Сведения о награждении»** трудовых книжек, часто вызывает споры у работодателей и сотрудников․ В 2025 году Министерство труда и социальной защиты обратилось с официальным запросом, а также появились разъяснения в рамках Порядка ведения и хранения трудовых книжек (п․ 25)․ Ниже – подробный гид, как правильно оформлять такие записи․
Что именно вносится в трудовую книжку
Согласно п․ 25 Порядка, в трудовые книжки вносятся сведения о:
- награждениях за трудовую деятельность;
- поощрениях, включая денежные выплаты и благодарности;
- почетных грамотах и других официальных документах, подтверждающих достижения сотрудника․
Записи делаются в разделе «Сведения о награждении»**, который оформляется в строгом порядке․
Виды записей
- Почетные грамоты – официальные документы, выдаваемые за особые заслуги․
- Наградные выплаты – денежные премии, премии за длительность работы и т․п․
- Благодарности и благодарственные письма – если они сопровождаются официальным документом․
- Прочие поощрения – например, «Знак отличия» или «Медаль за достижения»․
Как правильно оформить запись
Запись в книжке должна содержать минимум следующие элементы:
- Наименование награды (например, «Почетная грамота Министерства труда»);
- Дата выдачи (в формате ДД․ММ․ГГГГ);
- Причина награждения (краткое описание заслуг);
- Номер и дата официального документа (если имеется);
- Подпись уполномоченного лица (например, руководителя организации)․
Пример оформления:
Сведения о награждении ------------------------- Награда: Почетная грамота Министерства труда РФ Дата выдачи: Причина: За многолетний стаж работы и значительные достижения в области ․․․ Номер документа: Приказ № 123 от Подпись: ______________________
Должен ли работодатель вносить запись о награждении почетной грамотой?
Вопрос, который часто задают в Онлайн‑инспекции труда, решается однозначно: да․ По п․ 25, любой документ, подтверждающий достижения сотрудника, подлежит внесению в соответствующий раздел трудовой книжки․ Это включает и почетные грамоты, и благодарности, и другие официальные документы․
Отказ от записи может привести к нарушению требований к ведению трудовых книжек и, как следствие, к штрафу для работодателя․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить запись в электронном виде? – Да, при условии, что электронный вариант подписан квалифицированной электронной подписью и хранится в защищённом виде․
- Нужно ли указывать размер выплаты в книжке? – Размер денежного поощрения обычно не указывается, но можно добавить примечание «премия в размере 10 000 руб․» для справки․
- Что делать, если грамота получена после увольнения? – Запись всё равно вносится, но в графе «Дата увольнения» указывается «не увольнялся»․
- Как оформить несколько наград за один год? – Каждая награда оформляеться отдельной записью в том же разделе․
Внедрение сведений о награждении в трудовые книжки – обязательный процесс, регулируемый законодательством․ Чтобы избежать ошибок:
- Соблюдайте требования п․ 25 Порядка;
- Точно фиксируйте дату, название и причину награждения;
- Не забывайте подпись уполномоченного лица;
- Регулярно проверяйте соответствие записей официальным документам․
Соблюдая эти простые правила, вы обеспечите прозрачность отношений с сотрудниками и защитите свою организацию от возможных проверок и штрафов․