Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) стало одним из самых значимых изменений в кадровом делопроизводстве России. Для работодателей это означает переход на новые стандарты отчетности. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и другие конфигурации платформы 1С:Предприятие 8 позволяют автоматизировать этот процесс, минимизируя риск ошибок при формировании и отправке отчетов в Социальный фонд России (СФР).

В данной статье мы подробно разберем, как правильно настроить и подать сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД) непосредственно из интерфейса 1С.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, содержащий информацию о стаже, должностях, переводах и увольнениях сотрудника.

Ключевые преимущества электронного формата:

Безопасность данных: Исключен риск потери или порчи бумажного бланка.
Доступность: Сотрудник может в любой момент получить выписку через портал Госуслуг или в МФЦ.
Автоматизация: Работодатель передает данные в СФР электронно, что ускоряет процесс учета стажа.

> Важно: С 2020 года для граждан, впервые поступающих на работу, оформляются только электронные трудовые книжки. Для остальных сотрудников переход произошел на добровольной основе, но обязанность работодателя передавать сведения в СФР сохраняется независимо от выбора формы книжки сотрудником.

Подготовка к работе в 1С: ЗУП

Прежде чем приступать к формированию отчетов, необходимо убедиться, что система готова к работе.

Обновление конфигурации

Законодательство часто меняется (как noted в источниках, поправки в отчетность вступают в силу регулярно, например, в 2025 году). Убедитесь, что ваша версия 1С обновлена до актуального релиза. Это гарантирует наличие последних форм отчетов (ЕФС-1) и исправленных алгоритмов расчета.

Настройка параметров учета

Перейдите в раздел Администрирование -> Параметры учета.

Убедитесь, что установлена галочка «Ведутся электронные трудовые книжки».
Проверьте настройки подключения к интернет-сервисам для прямой отправки отчетности.

Заполнение сведений о сотрудниках

В карточке каждого сотрудника (раздел Кадры -> Сотрудники) должны быть корректно заполнены данные:

СНИЛС (обязательно).
Данные о предыдущем месте работы (если сотрудник предоставил сведения о трудовой деятельности).
Выбор формы трудовой книжки (бумажная или электронная).

Пошаговая инструкция: Как подать сведения в СФР через 1С

Процесс подачи сведений о трудовой деятельности в 1С реализован через отчет «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС-1). Ранее этот отчет был известен как СЗВ-ТД.

Шаг 1: Создание отчета

Перейдите в раздел Отчетность, справки -> 1С-Отчетность (или Регламентированные отчеты, в зависимости от версии интерфейса).
Нажмите кнопку Создать и выберите отчет «Сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц (ЕФС-1)».
Выберите период, за который формируются сведения. Обычно отчет сдается ежемесячно (до 15 числа следующего месяца), но при приеме или увольнении сотрудника — не позднее следующего рабочего дня.

Шаг 2: Заполнение данных

После создания формы отчета нажмите кнопку Заполнить.

Программа автоматически проанализирует кадровые события (прием, перевод, увольнение) за выбранный период.
Если в базе есть сотрудники, по которым требуются сведения, они появятся в списке.
Внимание: Внимательно проверьте коды выполняемых функций и наименования должностей. Они должны соответствовать штатному расписанию и трудовым договорам.

Шаг 3: Проверка и контроль

Перед отправкой обязательно выполните проверку:
Нажмите кнопку Проверить в форме отчета.
Система проведет логический контроль (наличие СНИЛС, корректность дат, соответствие кодов).
Если найдены ошибки, система выдаст список предупреждений. Исправьте их в карточках сотрудников или кадровых документах.

Шаг 4: Отправка отчета

Если проверка пройдена успешно:
Нажмите кнопку Отправить (требуется настроенный сервис 1С-Отчетность или экспорт файла для загрузки через сайт СФР).
Подпишите отчет электронной подписью (ЭЦП) руководителя или уполномоченного лица.
Дождитесь протокола проверки от СФР. Статус отчета изменится на «Принят».

Особенности заполнения при различных кадровых событиях

Согласно актуальным требованиям, сроки и правила подачи зависят от типа события:

> Со эксперта: При увольнении сотрудника в 1С автоматически формируется запись о том, что работнику выдали (или не выдали, если он отказался) сведения о трудовой деятельности. Убедитесь, что этот факт отражен в кадровых документах программы.

Частые ошибки и как их избежать

Неверный формат СНИЛС: Программа может не принять отчет, если в карточке сотрудника СНИЛС введен с ошибками или пробелами. Используйте маску ввода.
Отсутствие истории: Если вы принимаете сотрудника, который ранее уже работал, но не предоставил сведения о предыдущей трудовой деятельности, в 1С может не быть полной истории. Рекомендуется запрашивать выписку из СФР у нового сотрудника.
Несоответствие дат: Дата приказа и дата фактического приема/увольнения должны быть согласованы. 1С контролирует логику, но человеческий фактор при вводе первичных документов может привести к конфликту дат.

Цифровизация трудовых отношений — необратимый процесс. Использование возможностей платформы 1С:Предприятие 8 позволяет работодателям соблюдать законодательство, избегать штрафов и обеспечивать прозрачность трудового стажа для своих сотрудников.
Главное помнить, что регулярное обновление программы и внимательная проверка сформированных отчетов перед отправкой — залог успешного взаимодействия с Социальным фондом России. Если вы сомневаетесь в правильности заполнения конкретных полей, обратитесь к встроенной помощи в 1С или проконсультируйтесь с официальными партнерами фирмы 1С.