В 2025 году в России продолжается переход на электронные формы ведениятрудовой документации․ При этом многие работники, совмещая основную работу с подработкой (совместительством), всё ещё используют бумажную трудовую книжку․ В статье разберём, как правильно оформить и заполнить её для совместителя, какие сроки и документы требуются․
Что такое электронная и бумажная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в системе 1С:ЗУП и доступный через личный кабинет работника․ Бумажный вариант остаёться обязательным, если сотрудник не отказался от него․
- Электронный вариант удобен для быстрого внесения изменений;
- Бумажный вариант нужен, когда работник предпочитает традиционный формат․
- Оба формата могут использоваться одновременно․
Когда заполнять трудовую книжку для совместителя
Заполнение происходит в следующих случаях:
- При приёме на работу – в течение первого рабочего дня․
- При изменении условий труда (повышение ставки, переход в другой отдел и т․д․)․
- При увольнении – в последний день работы․
Для совместителя важно, чтобы в книжке отражались одновременно и основное место работы, и место подработки․
При приёме на работу
Подготовьте копию трудового договора и паспортные данные․
Заполните форму ЕФС‑1 в программе 1С:ЗУП под руководством эксперта;
Внесите сведения о совместительстве: должность, место работы, ставка, объём рабочего времени․
При увольнении
Составьте заявление об увольнении․
Укажите дату последнего рабочего дня․
В книжке отметьте окончание работы по совместительству и оставьте подпись руководителя․
Как правильно оформить электронную книжку
Электронный документ оформляется в системе 1С:ЗУП следующим образом:
- Откройте раздел «Трудовая книжка»․
- Выберите пункт «Создать новую запись»․
- Заполните поля: ФИО, должность, место работы, дата начала, дата окончания (если применимо)․
- Сохраните запись и подпишите её электронной подписью․
После сохранения система автоматически сформирует ЕФС‑1 – отчёт, который необходимо передать в Социальный фонд России․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки
Для подтверждения используйте один из следующих способов:
- В личном кабинете сотрудника откройте раздел «Трудовая книжка» – там будет отображён полный список записей․
- Скачайте PDF‑отчёт о книжке и отправьте его в отдел кадров․
- Попросите работодателя выдать справку о внесённых данных․
Важно хранить подтверждение в течение всего срока действия трудовых отношений․
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли регистрировать электронную книжку в отдельном документе? – Нет, она хранится в системе 1С:ЗУП и привязана к личному кабинету работника․
- Можно ли вести одновременно две электронные книжки? – Нет, в системе допускается только одна запись на одного сотрудника․
- Что делать, если работник отказался от бумажной формы? – При отсутствии заявления о отказе допускается одновременное использование обоих форматов․
Заполнение трудовой книжки для совместителя – это процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения сроков․ Правильное оформление в 1С:ЗУП, своевременное внесение данных о работе и подработке, а также подтверждение наличия электронной формы помогут избежать ошибок и обеспечить юридическую корректность трудовых отношений․
Если у вас возникнут сомнения, рекомендуется проконсультироваться с экспертом по кадрам или специалистом по работе с 1С:ЗУП․