Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажный вариант всё ещё используется в ряде организаций. В этом материале мы разберём, как правильно оформить трудовую книжку клерк, какие нормы регулируют её заполнение, какие ошибки часто встречаются и как их исправить.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (последняя редакция – 31 октября 2016 г.);
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работодателем работнику»;
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66, 66.1 – требования к оформлению и хранению трудовой книжки.

Электронные нормативные акты

С 2020 года вводится электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в базе СФР. Заполнение ЭТК производится в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.

Общие принципы заполнения

При оформлении трудовой книжки клерк следует соблюдать следующие правила:

1. Цвет чернил – только черный или синий. Запрещено использовать карандаш, красный маркер и другие цвета.
2. Дата записи указывается в формате «дд.мм.гггг».
3. Записи вносятся только рукой, без использования печатных форм, за исключением подписи работника.
4. Сокращения и аббревиатуры недопустимы – полностью пишем слова.
5. Ошибки и исправления фиксируются согласно установленному порядку (см. раздел 5).

Структура ьного листа

ьный лист – первая страница книжки. В него вносяться сведения, которые не меняются в течение всего трудового пути:

• Ф.И.О. работника (полностью);
• Дата рождения;
• Пол;
• Гражданство;
• Адрес регистрации;
• Номер паспорта и дата выдачи;
• Сведения о месте и дате заключения первого трудового договора (если есть).

Пример заполнения ьного листа (форма № 1):

Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Пол: М
Гражданство: РФ
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10
Паспорт: серия 45 01, № 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве 
Первый трудовой договор: , ООО «Пример», должность «Клерк».

Записи в основной части книжки

В основной части фиксируются все изменения в трудовых отношениях. Ниже перечислены типичные записи, которые необходимо оформить в книжке клерк.

4.1 Приём на работу

Запись о приеме на работу оформляется в следующей последовательности:

1. Наименование организации;
2. Дата приёма;
3. Должность;
4. Ставка (оклад, тарифная ставка);
5. Сведения о профсоюзном статусе (если есть).

Образец записи:

ООО «Пример», – клерк, оклад 30 000 руб., без профсоюзного статуса.

4.2 Перевод, перевод в другое подразделение, изменение должности

При изменении условий труда вносится запись с указанием новой должности, подразделения и даты изменения.

4.3 Увольнение

Увольнение оформляется записью, в которой указываются:

• Дата увольнения;
• Причина увольнения (по собственному желанию, по сокращению, по вине работника и т.д.);
• Последний рабочий день;
• Сведения о расчёте (если они уже внесены в отдельный документ).

Пример:

ООО «Пример», – уволен по собственному желанию, последний рабочий день .

4.4 Смена фамилии, имени, отчества

При изменении фамилии (например, по браку) в книжке вносят запись с указанием новой фамилии и даты изменения.

4.5 Перевод в регион/страну

Если работник переводится в другое подразделение за пределами РФ, в книжке фиксируются сведения о месте назначения и дате переезда.

Как исправить ошибку в записи

Ошибки в уже сделанных записях не удаляются, а исправляются согласно Порядку внесения изменений в трудовую книжку:

1. Внести запись об ошибке в правый край строки (например, «Ошибка: дата указана неверно»).
2. Подписать её своей подписью и указать дату исправления.
3. Внести правильную запись рядом с исправлением.
4. Если исправление требует более официального оформления, оформить его в виде приказа или постановления и приложить к книжке.

Пример исправления:

Ошибка: – клерк (должность указана неверно). 
Исправление: – клерк (корректно: ассистент менеджера).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года работодатели могут использовать электронную форму. Основные особенности:

• Записи вносятся в электронную форму через личный кабинет СФР или через программные решения (1С, «ЗУП», и др.).
• Электронная книжка автоматически синхронизируется с данными о страховых отчислениях.
• Для формирования ЭТК необходимо правильно заполнить форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности).
• Электронная книжка может быть открыта в двух режимах: пользователь выбирает бумажный или электронный вариант (ст. 66 ТК РФ).

Пример заполнения первой записи в ЭТК:

Организация: ООО «Пример»
Работник: Иванов Иван Иванович
Дата приёма: 
Должность: клерк
Ставка: 30 000 руб.

Печать и заверение записей

Если в организации нет официальной печати, записи в книжке заверяются подписью руководителя и/или ответственного лица. При этом:

• Подпись ставится рядом с записью;
• Указывается Ф.И.О. подписанта и его должность;
• Если подпись ставится в электронном виде, используется электронная подпись, соответствующая требованиям ФЗ‑152.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать готовый шаблон для заполнения? – Да. Внутренние программы (например, «1С:ЗУП») предлагают готовые шаблоны, которые минимизируют риск ошибок.
2. Какие сведения вносяться в последний лист копии ТК? – Последний лист копии ТК (трудовой книжки) заполняется сведениями о последнем месте работы, дате увольнения и подписи работника.
3. Как оформить запись о переходе на ЭТК? – Указывается «Электронная трудовая книжка открыта в соответствии с Приказом Минтруда № 320н от ».
4. Можно ли вести книжку в двух экземплярах (бумажный и электронный одновременно)? – Да, но в этом случае обе записи должны быть синхронными и соответствовать одинаковым требованиям.

Правильное заполнение трудовой книжки клерк – обязательный условие для юридически корректного оформления трудовых отношений. Соблюдение требований нормативных актов, использование готовых шаблонов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать проблем при проверках и при оформлении расчетов с работником. При переходе на электронную форму особенно важно следовать инструкциям Минтруда и правильно заполнять форму ЕФС‑1.

Для более удобного оформления рекомендуется:

• Скачать актуальный бланк трудовой книжки (форма № 1) и вкладыш;
• Использовать программные решения, которые автоматически генерируют записи в соответствии с Приказом № 320н;
• Регулярно проводить внутренний аудит заполненных записей.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете вести трудовые книжки качественно, без риска ошибок и штрафов.