Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на развитие электронного кадрового документооборота, бумажная трудовая книжка остается важнейшим документом для многих сотрудников. Работодателю крайне важно соблюдать строгий порядок при её оформлении, чтобы избежать правовых и финансовых рисков.
В этой статье мы подробно разберем, что именно нужно для создания (оформления) трудовой книжки, какие документы потребуются от работника и какие правила должен соблюдать кадровик.
Когда необходимо создавать трудовую книжку?
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в следующих случаях:
- Работник устраивается на работу впервые в своей жизни.
- Работник потерял свою трудовую книжку и подал письменное заявление о выдаче дубликата (здесь стоит помнить, что порядок оформления дубликата трудовой книжки периодически меняется законодательством, поэтому важно отслеживать актуальные нормы).
- Работник поступил на работу без трудовой книжки и не подал заявление о ее выдаче работодателем по прежнему месту работы.
Документы, необходимые от работника
Для создания трудовой книжки работник должен предоставить пакет документов. Перечень строго регламентирован законом:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; Это может быть паспорт гражданина, военный билет для военнослужащих, загранпаспорт и т.д. Если на работу устраивается иностранный сотрудник, работодателю важно заранее понимать, какие документы нужны для иностранца, чтобы избежать правовых рисков.
- Документ об образовании (диплом, аттестат, сертификат о профессиональном обучении). Если работник имеет незаконченное образование, предоставляется соответствующая справка.
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета). Необходим для уплаты страховых взносов и ведения персонифицированного учета.
- Заявление о выдаче трудовой книжки (в случае утери или первичного устройства).
Требовать иные документы (например, справку о составе семьи, ИНН или характеристику) для оформления трудовой книжки работодатель не имеет права.
Что нужно работодателю для оформления?
Работодатель не может оформить трудовую книжку на любом случайном бланке. Для этого требуется соблюсти строгий регламент:
Наличие чистых бланков
Работодатель обязан всегда иметь в запасе чистые бланки трудовой книжки и вкладышей в нее. Приобрести их можно только у официальных распространителей (обычно это типографии, имеющие лицензию на печать защищенной полиграфической продукции). Покупка бланков с рук или в непроверенных местах несет огромные финансовые и правовые риски — такие бланки могут оказаться поддельными.
Правильное заполнение ьного листа
ьный лист — лицо документа. Здесь недопустимы ошибки, так как исправления на ьном листе делают документ недействительным. Вносятся следующие данные:
- Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений, строго по паспорту).
- Дата рождения (число, месяц, год).
- Образование и профессия, специальность (на основании предоставленных дипломов и аттестатов).
- Дата заполнения трудовой книжки.
- Подписи работника и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.
- Печать организации (при наличии).
Заполнение сведений о работе
На развороте «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком в графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием должности, профессии, специальности и квалификации. В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Важные правила и нюансы
Чтобы кадровый порядок в организации был идеальным, а документация, организованной, необходимо помнить о следующих правилах:
- Сроки: Трудовая книжка должна быть оформлена не позднее 5 рабочих дней со дня приема сотрудника на работу.
- Ответственность: За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности и штрафам.
- Хранение: Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу. За их сохранность отвечает специально назначенное лицо (обычно кадровик), приказом по организации.
- Электронный формат: Не забывайте, что с 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки (ЕФС-1). При первичном трудоустройстве на работника автоматически заводится электронная трудовая, однако бумажный вариант по-прежнему имеет юридическую силу и оформляется по заявлению работника.
Создание трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический акт. Правильное устройство этого процесса, организованное состояние кадрового делопроизводства и строгое соблюдение установленного порядка защитят как работодателя от проверок и штрафов, так и работника от потери его стажа. Помните: все должно быть так, как следует, — тогда и в документах, и в организации будет полный порядок!