Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В статье подробно рассмотрим, как правильно оформить образец трудовой книжки, какие сведения необходимо вносить, какие формы бланков используются и как избежать типичных ошибок.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка (ТК) – учётный документ, в котором фиксируются:

• приём на работу;
• переводы внутри организации;
• увольнения;
• совместительство;
• иные сведения о трудовой деятельности (награды, поощрения, дисциплинарные взыскания).

Она требуется при:

• оформлении пенсии;
• устройстве на новую работу;
• получении социальных выплат;
• подтверждении стажа при кредитовании и иных операциях.

Виды бланков трудовой книжки

На сегодняшний день действуют два основных образца бланка:

1. Бланк старого образца (до 2021 г.) – формат А5, 48 страниц, без QR‑кода.
2. Бланк нового образца (с 2021 г.) – формат А5, 48 страниц, содержит поле для QR‑кода и обновлённые реквизиты.

Выбор бланка зависит от внутреннего приказа организации и наличия запасов. При оформлении дубликата можно использовать любой из доступных бланков, но рекомендуется применять бланк того же образца, что и утерянная книжка.

Пошаговая инструкция по оформлению новой трудовой книжки

Подготовка документов

Перед заполнением необходимо подготовить:

• паспорт сотрудника;
• трудовой договор (или приказ о приёме);
• сведения о предыдущих местах работы (если есть);
• бланк трудовой книжки выбранного образца;
• печать организации (при наличии) и подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров).

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• ФИО сотрудника полностью;
• дата рождения (дд.мм.гггг);
• место рождения;
• образование (уровень, специальность, учебное заведение, год окончания);
• профессия, специальность, квалификация (по трудовому договору);
• дата приёма на работу в данную организацию;
• номер и серия трудовой книжки (заполняется отделом кадров при получении бланка из запасов);
• подпись сотрудника и дата заполнения;
• подпись лица, ответственного за выдачу книжки, и печать организации.

Пример заполнения ьного листа:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Место рождения: г. Москва
Образование: высшее, экономист, МГУ, 2012
Профессия, специальность: бухгалтер
Дата приёма на работу:
Серия и номер ТК: АБ 1234567
Подпись сотрудника: _____________________
Подпись ответственного: _____________________
Печать организации: [печать]

Внесение записи о приёме на работу

В разделе «Сведения о работе» делается первая запись:

• номер записи (последовательно, начиная с 1);
• дата приёма;
• наименование организации (полное, согласно уставу);
• структурное подразделение (отдел, служба);
• должность;
• вид трудового договора (срочный/бессрочный);
• подпись ответственного лица и печать.

Пример записи:

1. г. – принят на работу в ООО «Альфа‑Тех», отдел бухгалтерии, должность бухгалтер, трудовой договор бессрочный.
Подпись: _____________________ Печать: [печать]

Внесение последующих записей

Каждое изменение трудового отношения оформляется отдельной записью:

• перевод на другую должность – указывается дата, новое подразделение, новая должность;
• увольнение – дата, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение и т.д.), ссылка на приказ;
• совместительство – указываеться основное место работы и совместительская должность;
• награды и поощрения – дата, наименование награды, основание;
• дисциплинарные взыскания – аналогично наградам, но с указанием вида взыскания.

Каждая запись завершается подписью ответственного лица и печатью организации;

Хранение и учёт бланков

Организация обязана вести:

• журнал движения трудовых книжек и вкладышей (приход‑расход);
• учёт бланков на складе (серия, номер, дата получения, дата выдачи);

При выдаче новой книжки делается запись в журнале о расходе бланка из запасов.

Оформление дубликата трудовой книжки

Если сотрудник потерял книжку, работодатель обязан выдать дубликат в течение трёх рабочих дней после письменного заявления.

Шаги оформления дубликата

1. Получить заявление сотрудника о выдаче дубликата (с указанием причины – утрата, порча).
2. Проверить наличие сведений о трудовой деятельности в личном деле сотрудника (или в электронной трудовой книжке, если она ведётся).
3. Заполнить новый бланк (старого или нового образца) теми же данными, что были в оригинале.
4. Сделать пометку «Дубликат» в левом верхнем углу ьного листа.
5. Поставить подпись ответственного лица и печать организации.
6. Внести запись о выдаче дубликата в журнал движения трудовых книжек.

Образец пометки «Дубликат»

ДУБЛИКАТ
Выдан вместо утраченной трудовой книжки № АБ 1234567 серии АБ.
Дата выдачи: г.
Подпись: _____________________ Печать: [печать]

Частые ошибки при заполнении и как их избежать

• Отсутствие последовательной нумерации записей. Решение: вести журнал записей и присваивать номер сразу после внесения.
• Неполное указание наименования организации. Решение: брать полное название из устава или учредительных документов.
• Отсутствие ссылки на приказ при увольнении или переводе. Решение: в записи указывать номер и дату приказа.
• Использование неправильного бланка (старый вместо нового без необходимости). Решение: уточнить у отдела кадров, какой бланк актуален на момент выдачи.
• Нечитаемый почерк или отсутствие подписи. Решение: заполнять печатными буквами или чётким почерком, ставить подпись разборчиво.

Полезные ссылки и образцы для скачивания

Ниже приведены проверенные источники, где можно скачать официальные бланки и примеры заполнения:

• Бланк трудовой книжки нового образца (Приказ Минтруда № 320н от )
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс)
• Приказ Минтруда РФ № 588н от (изменения в инструкцию)

Оформление трудовой книжки – процесс, требующий внимательности и знания нормативных актов. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя актуальные бланки и избегая типичных ошибок, вы сможете обеспечить корректное ведение трудовых книжек в вашей организации, а сотрудники получат надёжный документ, подтверждающий их трудовой стаж.

Помните: трудовая книжка – не просто бумага, а юридически значимый документ, поэтому к её заполнению следует относиться с utmost серьёзностью.