Смерть сотрудника — трагическое событие, требующее не только моральной поддержки родным и близким, но и грамотного оформления всех документальных последствий, включая заполнение трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить трудовую книжку в случае смерти работника, какие документы нужны, кто отвечает за заполнение, и какие ошибки чаще всего допускают работодатели.
Почему важно правильно заполнить трудовую книжку после смерти?
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. После смерти она становится ключевым документом для:
- Назначения страховых выплат наследникам (например, накопительной пенсии или единовременной выплаты из ПФР);
- Получения пособия на погребение;
- Подтверждения стажа для оформления наследства;
- Снятия сотрудника с учёта в системе ПФР и ФСС.
Неправильное или неполное заполнение может привести к задержкам в выплатах, отказам в назначении пособий и даже юридическим спорам.
Кто отвечает за заполнение трудовой книжки после смерти?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 84.1) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), обязанность по заполнению и выдаче трудовой книжки после смерти сотрудника лежит на работодателе.
Даже если сотрудник умер в период отпуска, болезни или после увольнения, но до получения книжки — работодатель обязан завершить оформление.
Пошаговая инструкция: как заполнить трудовую книжку при смерти сотрудника
- Получение подтверждения смерти
Работодатель должен получить официальный документ, свидетельство о смерти, выданное ЗАГСом. Без него заполнение трудовой книжки невозможно. Документ предоставляется родственниками или представителем наследников. - Фиксация даты увольнения
Согласно ст. 83 ТК РФ, трудовой договор прекращается в день смерти работника. В трудовой книжке в графе «Основание прекращения трудового договора» указывается:
«Уволен в связи со смертью работника»
Код основания: 13 (по Классификатору причин увольнения, утверждённому Приказом Минтруда РФ от № 69). - Заполнение граф трудовой книжки
- Графа 1 (№ записи), присваивается следующий по порядку номер.
- Графа 2 (Дата), дата смерти, указанная в свидетельстве о смерти.
- Графа 3 (Сведения о работе) — указывается: «Уволен в связи со смертью работника».
- Графа 4 (Основание) — ссылка на пункт 6 части первой статьи 83 ТК РФ: «Смерть работника».
- Печать и подпись
В графе «Подпись работника» — ставится надпись: «Работник умер».
Подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации обязательны. Если печать утеряна — указывается «Печать отсутствует» с подписью и расшифровкой ФИО. - Выдача трудовой книжки
Трудовая книжка выдаётся родственнику (супругу, родителю, ребёнку, брату, сестре, дедушке, бабушке, внуку) или наследнику, предъявившему:- Паспорт;
- Свидетельство о смерти;
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, рождении и т.п.) или свидетельство о праве на наследство.
Выдача оформляется распиской в получении трудовой книжки. Форма расписки не установлена законом, но рекомендуется включать:
- ФИО получателя;
- Паспортные данные;
- Отношение к умершему;
- Дата получения;
- Подпись получателя.
Особенности при наличии электронной трудовой книжки
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). В случае смерти сотрудника:
- Работодатель обязан внести запись об увольнении в личный кабинет работника на сайте ПФР через систему СЗВ-ТД.
- Запись должна содержать ту же информацию: дата смерти, основание, «смерть работника» (код 13), ссылка на ст. 83 ТК РФ.
- Электронная запись автоматически становится доступной для ПФР и наследников при обращении за выплатами.
- Форма бумажной трудовой книжки всё равно должна быть заполнена и выдана, это требование закона, даже если у сотрудника была ЭТК.
Важно!
Если сотрудник работал с 2020 года и выбрал электронную трудовую книжку, бумажная книжка не аннулируется. Она остаётся юридически значимым документом, и её необходимо завершить в случае смерти.
Частые ошибки работодателей
- Не заполняют трудовую книжку, считают, что «раз человек умер, то и документы не нужны». Это грубое нарушение закона.
- Указывают неверный код увольнения — например, «по собственному желанию» или «уволен по инициативе работодателя».
- Не требуют свидетельство о смерти — выдают книжку по устной просьбе родственника. Это рискованно — могут возникнуть претензии со стороны других наследников.
- Не оформляют расписку — при отсутствии подписи получателя работодатель может быть привлечён к ответственности за неправомерную выдачу документа.
- Забывают внести запись в СЗВ-ТД — если сотрудник имел ЭТК, отсутствие записи в ПФР может привести к отказу в выплатах.
Юридические последствия нарушений
Невыполнение обязанностей по заполнению и выдаче трудовой книжки после смерти сотрудника может повлечь:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица;
- Исковые требования наследников о возмещении ущерба из-за задержки выплат;
- Проверки со стороны трудовой инспекции и ПФР.
Смерть сотрудника, не повод игнорировать трудовое законодательство. Напротив, это время, когда грамотное и чуткое оформление документов особенно важно для семьи умершего.
Рекомендации работодателю:
- Сразу после получения свидетельства о смерти — начните оформление трудовой книжки.
- Заполните все графы строго по закону: дата, основание, код, ссылка на ТК РФ.
- Выдайте книжку только при предъявлении полного пакета документов и с распиской.
- Внесите запись в СЗВ-ТД, если сотрудник имел электронную трудовую книжку.
- Сохраните все копии документов (свидетельство о смерти, расписка, копия трудовой книжки) в архиве не менее 75 лет — как того требует закон о хранении кадровых документов.
Правильное оформление трудовой книжки после смерти — это не только формальность. Это про уважение к памяти человека и его семье. Помните: даже в самые тяжёлые моменты, закон требует от нас чёткости, порядка и человечности.
Дата публикации: 22 мая 2026 г.