Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Её правильное заполнение при приёме на работу — прямая обязанность работодателя, регулируемая Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России № 720н. Ошибки при оформлении могут привести к проблемам при расчёте пенсии, получении пособий или при смене работы.
В этой статье вы найдёте:
- Как заполнить ьный лист.
- Правила внесения записи о приёме на работу с примерами.
- Особенности оформления при совместительстве и первом трудоустройстве.
- Типичные ошибки и как их исправить.
- Что делать после заполнения.
Подготовка к заполнению: ьный лист
Перед внесением записи о приёме необходимо убедиться, что ьный лист заполнен полностью и без ошибок. Это основа для всех последующих записей.
Ключевые графы ьного листа:
- ФИО, указываются полностью, как в паспорте.
- Дата рождения — цифрами;
- Сведения о образовании — указывается документ об образовании (например, «среднее общее», «высшее профессиональное») и его номер с датой выдачи.
- Сведения о семейном положении — «женат/замужем», «не женат/не замужем» и т.д.
- Кем и когда выдан, наименование органа, выдавшего книжку (обычно «органом ЗАГС» или «работодателем»).
- Серия и номер — присваиваются работодателем при первом оформлении;
Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения:
Образование: высшее профессиональное, диплом № 123456 от , Московский государственный университет
Семейное положение: женат
Кем и когда выдан: ООО «Ромашка»,
Серия и номер: 2 123456
Запись о приёме на работу: правила и образцы
Запись вносится на первую свободную страницу после ьного листа. Оформляется она одним почерком, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых, например, «г.»).
Структура записи (графы 1-4):
- Дата заключения трудового договора — дата, когда сотрудник подписал договор и приказ о приёме.
- Наименование организации (работодателя) — полное официальное название, как в Уставе.
- Основание (номер и дата приказа), номер и дата приказа о приёме на работу. Если приказ не оформлялся (что нарушение!), основанием может быть трудовой договор, но это крайне нежелательно.
- Запись о приёме на работу — стандартная формулировка.
Образец записи о приёме на работу (первое трудоустройство):
Подпись: _____________ / Иванова А.П. /
Печать
Пояснение: В графе 4 пишется должность, на которую принят сотрудник. Если должность не указана в приказе, её нужно прописать. После текста записи ставится подпись уполномоченного лица (часто руководитель или главный бухгалтер) с расшифровкой и печатью организации.
Особые случаи оформления
Приём по совместительству (внешнему или внутреннему)
Если сотрудник уже имеет основное место работы, запись в трудовую книжку при приёме по совместительству оформляется так же, как и при обычном приёме. Указывать «по совместительству» в графе 4 не требуется. Статус совместителя фиксируется в самом трудовом договоре и приказе.
Подпись: _____________ / Петров С.И. /
Печать
Примечание: Уточнение «по совместительству» в скобках — это рекомендация для ясности, но не обязательное требование. Главное, чтобы в приказе и договоре был указан соответствующий характер трудовых отношений.
Приём на работу впервые (без трудовой книжки)
Если у сотрудника ранее не было трудовой книжки (например, он выпускник вуза), работодатель обязан её завести. Запись о приёме оформляется по общему образцу. В графе 4 можно добавить «впервые».
Подпись: _____________ / Сидорова Е.В. /
Печать
Что делать после внесения записи?
- Выдать книжку работнику под расписку в журнале учёта выдачи (ст. 67 ТК РФ). Работодатель не вправе удерживать трудовую книжку у себя.
- Завести учётную карточку (форма Т-2) или электронный учёт в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.
- Хранить копию приказа о приёме в личном деле сотрудника вместе с трудовым договором.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Отсутствие печати или подписи.
Решение: Запись без печати и подписи должностного лица считается неоформленной. Исправление требует зачёркивания всей ошибочной записи, внесения правильной и подписи с печатью. - Ошибка: Использование карандаша или неразборчивый почерк.
Решение: Заполнять только чернилами (синие или чёрные) чётким почерком. - Ошибка: Несоответствие даты в записи и даты в приказе/договоре.
Решение: Все документы (приказ, договор, запись в книжке) должны иметь одинаковую дату. - Ошибка: Внесение записи до подписания трудового договора.
Решение: Запись вносится только после того, как сотрудник подписал договор и приказ о приёме.
Правильное заполнение трудовой книжки при приёме на работу — это не формальность, а защита прав и интересов как работника, так и работодателя. Следуйте простым правилам:
- Заполняйте ьный лист аккуратно и полностью.
- Вносите запись о приёме на первую свободную страницу чётким почерком, с указанием даты, наименования организации, номера и даты приказа, должности.
- Обязательно ставьте подпись ответственного лица и печать организации.
- При совместительстве или первом трудоустройстве уточняйте запись для ясности, но не нарушайте общий формат.
- Храните копии приказов и договоров в личном деле.
Для удобства вы можете скачать актуальные образцы заполнения страниц трудовой книжки на 2025-2026 годы с официальных порталов (например, nalog-nalog.ru или КонсультантПлюс), но всегда сверяйтесь с действующими нормативными актами.
Дата актуализации информации в статье: . Перед применением рекомендуется проверить актуальность законодательства.