Трудовая книжка — это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника․ Правильное её оформление при первом трудоустройстве имеет важное значение как для сотрудника (право на пенсию, социальные выплаты, подтверждение опыта), так и для работодателя (соблюдение трудового законодательства)․ Ниже представлена пошаговая инструкция, актуальная на , с учётом действующих норм Трудового кодекса РФ и особенностей электронного документооборота․
Нормативная база
- Статья 66 ТК РФ — определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек․
- Постановление Правительства РФ от № 1845 — утверждает форму бумажной трудовой книжки и порядок её заполнения․
- Федеральный закон от № 274‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» — регулирует ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) в системе «Социальный фонд России» (СФР)․
- Приказ Минтруда России от № 585н — устанавливает требования к электронному формату и порядку внесения записей в ЭТК․
Виды трудовых книжек в 2026 году
- Бумажная трудовая книжка — традиционный вариант, оформляется на специальном бланке формы ТК‑2․ Применяется, если работник не дал согласия на ведение ЭТК или если работодатель по внутренним правилам предпочитает бумажный документооборот․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — ведётся в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» (или непосредственно в системе СФР)․ С 2021 года ЭТК является обязательной для всех newly hired сотрудников, если они не отказались от неё в письменной форме․
Важно: При приёме на работу впервые (работник ранее не имел трудовых отношений по ТК) трудовая книжка открывается автоматически в электронной форме, если сотрудник не подаёт заявление о сохранении бумажного варианта․
Кто отвечает за корректное оформление?
- Руководитель организации издаёт приказ о назначении ответственного лица (обычно специалист отдела кадров или бухгалтер)․ Приказ оформляется в свободной форме, но должен содержать ФИО, должность, порядок ведения трудовых книжек и сроки предоставления документов․
- Ответственное лицо (кадровик, специалист по работе с персоналом) непосредственно заполняет разделы трудовой книжки, проверяет достоверность сведений и подписывает записи․
- Работник обязан предоставить необходимые документы (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом/справку об образовании, военный билет при наличии) и проверить правильность внесённых данных․
Подготовка документов перед оформлением
Перед тем как приступить к заполнению, соберите следующий пакет:
- Паспорт гражданина РФ (страница с фото и регистрацией)․
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)․
- ИНН (при наличии)․
- Документ об образовании (диплом, аттестат, справка об обучении)․
- Военный билет или справка о прохождении военной службы (для мужчин призывного возраста)․
- Заявление о согласии/отказе от ведения электронной трудовой книжки (если работник хочет бумажный вариант)․
Все копии документов заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если требуется внутренний регламент)․
Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки впервые
Для бумажной трудовой книжки
- Заполнить титульный лист:
- Фамилия, имя, отчество полностью․
- Дата рождения (дд․мм․гггг)․
- Место рождения․
- Образование (уровень, специальность, название учебного заведения, год окончания)․
- Профессия, специальность (по квалификационному справочнику)․
- Серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан․
- СНИЛС․
- Дата приёма (дд․мм․гггг)․
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах)․
- Подразделение, в которое принят сотрудник․
- Должность (согласно штатному расписанию)․
- Трудовой договор № и дата его заключения․
- Основание приёма (например, «по результатам конкурса» или «по соглашению сторон»)․
- Подпись ответственного лица (кадровика)․
- Печать организации (если предусмотрена внутренней политикой)․
- Дата внесения записи․
- Проверить отсутствие исправлений, помарок, нечитаемых символов․
- В случае ошибки – зачеркнуть неправильную запись, написать «Исправлено верить», поставить подпись и дату․
Для электронной трудовой книжки (ЭТК)
- Войти в личный кабинет работника на портале «Госуслуги» (или в систему СФР через работодателя)․
- Выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Создать новую запись»․
- Заполнить поля:
- ФИО, дата и место рождения (автоматически подтягиваются из ЕГАИС)․
- СНИЛС, ИНН․
- Образование (выбрать из справочника или ввести вручную)․
- Дата приёма на работу․
- Наименование работодателя (ИНН/КПП автоматически подставляются при выборе организации из реестра)․
- Подразделение, должность․
- Номер и дата трудового договора․
- Основание приёма (из выпадающего списка)․
Все изменения в ЭТК фиксируются в журнале событий, доступном для просмотра как работником, так и работодателем и контролирующими органами․
Заполнение основных разделов трудовой книжки
Личные данные (титульный лист)
- Фамилия, имя, отчество․
- Дата рождения․
- Место рождения․
- Образование (уровень, специальность, учебное заведение, год окончания)․
- Профессия, специальность (по ЕТКС)․
- Паспортные данные․
- СНИЛС․
Сведения о работе
- Дата приёма․
- Наименование организации․
- Подразделение․
- Должность․
- Номер и дата трудового договора․
- Основание приёма (конкурс, перевод, по соглашению сторон и т․д․)․
- При увольнении – дата увольнения, основание (ст․ 77 ТК РФ), номер приказа о увольнении․
Сведения о наградах и поощрениях
- Название награды․
- Дата награждения․
- Кто наградил (организация, государственный орган)․
- Основание (приказ № и дата)․
Сведения о профессиональном обучении, повышении квалификации
- Название курса/программы․
- Часы․
- Дата начала и окончания;
- Удостоверяющий документ (сертификат, свидетельство)․
Записи о периодах нетрудоспособности (больничные, отпуска по уходу за ребёнком и т․д․)
- Вид периода (больничный, отпуск по беременности и родам и др․)․
- Дата начала и окончания․
- Номер листка нетрудоспособности․
Особенности работы с электронной трудовой книжкой в 2026 году
- Автоматическое заполнение – многие поля (ФИО, СНИЛС, ИНН, данные о работодателе) подтягиваются из государственных реестров, что снижает риск опечаток․
- Уведомления – система отправляет работнику push‑уведомление о каждой новой записи, что повышает прозрачность;
- Доступность – работник может выписать выписку из ЭТК в любой момент через личный кабинет «Госуслуги» или запросить её у работодателя (форма PDF с ЭЦП)․
- Интеграция с кадровыми системами – крупные компании используют API СФР для автоматической передачи данных о приёме, переводе и увольнении сотрудников․
- Хранение – электронные записи хранятся в защищённом облачном хранилище СФР не менее 50 лет после последней записи․
Ответственность за ошибки и несоответствия
- Дисциплинарная ответственность – за неправильное заполнение или задержку внесения записи может быть применено замечание, выговор или увольнение в соответствии с внутренним трудовом распорядком․
- Административная ответственность – статья 5․27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек) предусматривает штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций․
- Гражданско‑правовая ответственность – если из‑за ошибки в трудовой книжке работник лишился права на пенсию или социальное пособие, организация обязана возместить ущерб (выплатить недостающие суммы, компенсировать моральный вред)․
Поэтому рекомендуется:
- Вести журнал контроля за внесёнными записями․
- Проводить периодические аудиты (не реже одного раза в год)․
- Обучать сотрудников кадровой службы актуальным требованиям и работе с ЭТК․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
- Да․ Работник может подать письменное заявление о сохранении бумажного варианта․ В этом случае работодатель обязан завести бумажную ТК и вести её параллельно с электронной (если такая ведётся в организации)․
- Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
- Необходимо обратиться в последний место работы за дубликатом․ Дубликат выдаётся на основании справки о стаже и копий приказов о приёме/увольнении․ При отсутствии возможности получить дубликат – можно восстановить трудовую стаж через ПФР/СФР, предоставив архивные документы․
- Нужно ли заверять электронную трудовую книжку печатью организации?
- Нет․ ЭТК заверяется квалифицированной электронной подписью ответственного лица и, при необходимости, работника․ Печать не требуется․
- Как часто нужно проверять correctness записей в ЭТК?
- Рекомендуется проверять при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение, награждение, обучение) и проводить сверку с первичными документами не реже одного раза в квартал․
- Какие штрафы грозят за отсутствие записи о приёме на работу?
- Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для организации․ Кроме того, работник может обратиться в суд за восстановлением нарушенного права․
Оформление трудовой книжки впервые – это важный этап вступления в трудовые отношения, требующий внимательности и знания нормативной базы․ В 2026 году преобладает электронный формат, который упрощает процесс, снижает риск ошибок и обеспечивает оперативный доступ к данным как для работника, так и для контролирующих органов․ Однако бумажные трудовые книжки по‑прежнему имеют право на существование, особенно если работник явно выразил такое предпочтение․
Следуя представленной пошаговой инструкции, собирая необходимые документы, назначая ответственное лицо и регулярно проверяя корректность внесённых записей, вы обеспечите законное и прозрачное ведение трудовой книжки, что в дальнейшем защитит права работника и избавит организацию от возможных штрафов и споров․
Помните: актуальная информация всегда доступна на официальных порталах Госуслуги и Социального фонда России․ При сомнениях – консультируйтесь с юристом по трудовому праву или специалистом отдела кадров․