Трудовая книжка (ТК) — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы гражданина. Правильное ее заполнение при приеме на работу, прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность. Данное руководство основано на актуальных требованиях Приказа Минтруда России № 320н и других нормативных актов.
Общие правила и основания для заполнения
Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку (или создать электронную запись) о приеме на работу каждого сотрудника, если:
- Работа у данного работодателя является для сотрудника основной (т.е. он не является совместителем).
- Срок предполагаемой работы составляет более пяти дней.
Запись делается на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, изданного в соответствии с заключенным трудовым договором.
Сроки внесения записи
Запись о приеме должна быть внесена в трудовую книжку не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме. Для электронных трудовых книжек (ЭТК) информация направляется в фонд ПФР в те же сроки.
Что вносится в раздел «Сведения о работе»?
В основной раздел ТК «Сведения о работе» вносятся следующие данные о каждом месте работы:
- Наименование работодателя (полное официальное название, соответствующее Уставу/свидетельству о гос. регистрации).
- Дата приема на работу (число, месяц, год).
- Наименование должности (специальность, профессия) в соответствии со штатным расписанием.
- Подпись ответственного лица (обычно начальник отдела кадров или уполномоченное лицо) и расшифровка подписи.
- Дата внесения записи (дата подписания записи в книжке).
Образец записи о приеме на работу (бумажная ТК)
Текст записи должен быть четким, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых). Пример:
Принят(а) на работу _________________________ (наименование организации) «___» ______________ 20__ г. (дата приема) Должность: _________________________ (наименование должности) Подпись: _________________________ (ответственное лицо) «___» ______________ 20__ г. (дата внесения записи)
Важно: В графе «Должность» указывается точное наименование из приказа. Например: «Ведущий специалист отдела маркетинга», «Инженер-программист 1 категории».
Особые случаи при приеме на работу
Прием впервые (без предшествующего трудового стажа)
Заполняется вся ьная сторона (ФИО, дата рождения, образование и т.д.). В разделе «Сведения о работе» делается первая запись о приеме, как описано выше. В графе «Основание» указывается номер и дата приказа о приеме.
Прием по совместительству
Если у работника уже есть основное место работы и основная трудовая книжка, то по желанию работника:
- Можно оформить вторую (совместительскую) трудовую книжку у нового работодателя. Тогда заполнение происходит по общим правилам.
- Можно не оформлять вторую книжку, а сделать лишь запись в основной книжке о совместительстве. В этом случае работодатель по основному месту работы вносит запись о совместительстве на основании его заявления и документа от места совместительства (копии приказа).
Перевод от другого работодателя
Если работник переходит к новому работодателю по соглашению сторон или в порядке перевода (ст. 72.1 ТК РФ), то:
- Новый работодатель не делает записи о приеме.
- В разделе «Сведения о работе» делается запись о прекращении трудовых отношений с предыдущим работодателем (на основании его приказа) и сразу после нее, запись о приеме на работу у нового работодателя.
- В графе «Основание» для записи о приеме указывается: «Согласно соглашению о переводе от «___» ________ 20__ г. № ___».
Электронная трудовая книжка (ЭТК) при приеме
С 2020 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. При приеме на работу:
- Если у работника уже есть ЭТК: Работодатель направляет в ПФР сведения о приеме (данные приказа) в электронном виде. Запись в личную карточку ТК (форма Т-2) не заполняется.
- Если у работника только бумажная ТК: Работодатель обязан:
- Принять бумажную книжку и внести в нее запись о приеме (как описано выше).
- Одновременно направить сведения о приеме в ПФР для открытия/заполнения ЭТК.
Крайне важно: Информация в ПФР направляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме. Сроки и порядок передачи бумажной ТК в ПФР для перевода в ЭТК регулируются отдельно.
Типичные ошибки и их последствия
- Неточное или неполное наименование работодателя. Должно строго соответствовать ЕГРЮЛ.
- Ошибки в датах. Дата приема и дата внесения записи — разные понятия. Первая — дата начала работы, вторая, дата подписания записи в книжке.
- Неправильное указание должности. Должность должна быть точно такой, как в приказе и трудовом договоре.
- Отсутствие подписи ответственного лица или ее неразборчивость.
- Несвоевременное направление сведений в ПФР при ЭТК. Это влечет нарушение обязанностей по ведению сведений о трудовой деятельности.
- Заполнение записи до издания приказа. Запись основывается на приказе, поэтому приказ должен быть первым.
Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это:
- Точность всех реквизитов (наименование, даты, должность).
- Своевременность (внесение записи и направление в ПФР).
- Основательность (запись только на основании изданного приказа).
- Четкость (разборчивый почерк, отсутствие исправлений).
При наличии любых сомнений кадровым специалистам следует обращаться к тексту Приказа Минтруда № 320н и консультироваться с юристами. Неправильно заполненная трудовая книжка может стать причиной споров с работником, проблем с подтверждением стажа в будущем и привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Дата актуализации информации: май 2026 года. Всегда проверяйте актуальность нормативных требований;