Вопрос о том, как правильно оформить трудовую книжку при приёме нового сотрудника, остаётся актуальным как для работодателей, так и для работников. С 2021 года в России введён новый порядок ведения трудовых книжек, предусматривающий как бумажный, так и электронный формат. Ниже приведено подробное руководство, основанное на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения и т.д. Она является подтверждением трудового стажа и служит основанием для расчёта пенсионных и иных выплат.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязательность ведения трудовых книжек.
- Постановление Минтруда РФ № 320н от – порядок заполнения и внесения записей.
- Постановление Минтруда РФ № 320н от – изменения в структуре бланка.
- Постановление Минтруда РФ № 320н от – правила перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Кому необходимо представлять трудовую книжку?
Обязанность по ведению трудовой книжки распространяется на работодателя, если:
- работник проработал у него более 5 дней;
- работа является основной (не совместительством);
- работник не является физическим лицом, осуществляющим трудовую деятельность в целях личного обслуживания.
Исключения: если работник работал в компании менее 5 дней и сразу уволился, то в трудовой книжке записи не вносится.
Как правильно оформить представление трудовой книжки при приёме на работу?
Сбор документов
- Паспорт гражданина РФ.
- СНИЛС.
- Трудовая книжка (бумажная) или подтверждение о переходе на ЭТК (СТД‑Р, СТД‑СФР).
- Трудовой договор (с указанием даты начала работы, должности, подразделения).
- При необходимости – справка о предыдущем месте работы.
Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Запись вносится в течение недели со дня приёма на работу. В соответствии с Постановлением № 320н от , запись выглядит так:
«Приём на работу» – ФИО работника, дата начала работы, должность, подразделение, документ-основание (№ документа, дата).
Пример записи:
№ 1 – Иванов Иван Иванович – – Менеджер по продажам – Отдел продаж – Трудовой договор № 123/2026 от
Внесение записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник выбрал ЭТК, то:
- Работодатель выдает бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления на ЭТК.
- В ЭТК вносится запись о приёме, аналогичная бумажной, но в электронном виде;
Пример записи в ЭТК:
«Приём на работу» – ФИО, дата, должность, подразделение, № документа.
Особенности оформления при переходе на ЭТК
Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и решил перейти на электронный формат, то в бумажной версии необходимо сделать две записи:
- Запись о приёме на работу (как обычно).
- Запись о переходе на ЭТК (указывается дата перехода, тип ЭТК – СТД‑Р или СТД‑СФР).
При этом в бумажной книжке сохраняется запись о приёме, а в ЭТК ведётся полный журнал трудовой деятельности.
Когда вносить запись о приёме?
Согласно рекомендациям Роструда, запись вносится в момент приёма, но если работник уже ушёл (например, после 5 дней), то запись не вносится. При увольнении запись о приёме остаётся в книжке, а в конце добавляется запись о расторжении договора.
Примеры формулировок записей
- «Приём на работу» – ФИО, дата, должность, подразделение, № документа.
- «Перевод из отдела продаж в отдел маркетинга» – ФИО, дата, новая должность, подразделение, № документа.
- «Увольнение» – ФИО, дата, причина (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора).
Как проверить, что работник имеет электронную трудовую книжку?
При приёме можно запросить у сотрудника:
- Свидетельство о переходе на ЭТК (СТД‑Р, СТД‑СФР).
- Письменное заявление о переходе (если работник ранее не подавал).
Если работник отказался от бумажной книжки, работодатель обязан получить подтверждение о переходе и вести запись в ЭТК.
Как исправить ошибку в записи о приёме?
Для исправления ошибки в записи необходимо:
- Подготовить заявление о внесении исправления.
- Внести новую запись с указанием «Исправление» и датой исправления.
- Подписать заявление и приложить копию оригинальной записи.
В ЭТК исправления вносятся в электронном журнале с отметкой о дате и времени.
- Всегда проверяйте, сколько дней работник проработал у вас – если 5 дней и меньше, запись не обязана.
- Ведите записи в соответствии с Постановлением № 320н от .
- При переходе на ЭТК обязательно оформляйте обе записи (бумажную и электронную).
- Соблюдайте сроки – запись в бумажной книжке должна быть внесена не позже недели со дня приёма.
- Храните копии всех документов (трудовой договор, заявление о переходе на ЭТК) в течение 5 лет.
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки и избежите юридических рисков.