Ситуация, когда новый сотрудник приходит на работу с старой трудовой книжкой, которую он ранее считал утерянной или потерянной, — не редкость в кадровой практике. Особенно часто это происходит, если работник уже имел трудовой стаж до приёма на новое место, а ранее оформил дубликат или даже новую трудовую книжку взамен утерянной. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки (ЭТК) уже стали нормой, а бумажные — исключением, важно грамотно оформить такие случаи, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и проблем с Пенсионным фондом РФ.

Почему работник может принести старую трудовую книжку?

Возможные причины:

• Работник ранее считал книжку утерянной, но нашёл её дома или в архиве.
• Он оформил дубликат по ошибке, не зная, что книжка сохранилась.
• Старая книжка была на старом бланке (1973 г.), но всё ещё действительна.
• Работник не знал, что может использовать старую книжку, и запросил новую.

Важно: старая трудовая книжка, даже если она оформлена на бланке 1973 года, остаётся действительной, если она заполнена правильно и не содержит повреждений, которые делают её непригодной для использования (порвана, выцветшая, нечитаемые записи).

Что делать работодателю: пошаговая инструкция

Шаг 1: Проверить состояние старой трудовой книжки

Перед тем как принимать книжку, кадровик должен провести визуальную и юридическую проверку:

• Наличие гербовой печати (если книжка выдана до 2004 года) — не является обязательным условием для признания документа действительным.
• Отсутствие подделок, несанкционированных записей, исправлений карандашом или фломастером.
• Читаемость всех записей (даты, наименования организаций, подписи, печати).
• Наличие последней записи об увольнении или переводе — если запись есть, книжка не должна быть передана новому работодателю без снятия этой записи.

Шаг 2: Уточнить, есть ли у работника электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 439-ФЗ, согласно которому все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде. Однако:

• Если работник до 2020 года уже имел бумажную трудовую книжку и не подавал заявление о переходе на ЭТК — он продолжает работать с бумажной.
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — бумажная книжка должна быть передана ему на руки, и все последующие записи ведутся только в ЭТК.
• Вернуться к бумажной книжке после перехода на ЭТК невозможно — это прямо запрещено законом (ФЗ-439).

Важно! Если работник уже перешёл на ЭТК, то старая бумажная книжка — это просто архивный документ. В неё нельзя вносить новые записи, даже если она найдена. Все сведения о стаже уже хранятся в ПФР.

Шаг 3: Определить, была ли уже оформлена новая трудовая книжка

Если работник пришёл с новой трудовой книжкой, оформленной взамен утерянной, и теперь приносит старую — возможны два варианта:

Вариант А: Новая книжка ещё не заполнена

Если новая книжка была получена, но ещё не заполнена ни одной записью — вы можете:

• Принять старую книжку как основную.
• Уничтожить новую (с оформлением акта об уничтожении пустого бланка).
• Внести в старую книжку все сведения о трудовой деятельности, подтверждённые документами (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, трудовые договоры и т.д.).

Вариант Б: Новая книжка уже заполнена

Если в новой книжке уже есть записи (приём, перевод, увольнение и т.д.), то:

• Нельзя просто переносить записи из старой книжки в новую — это нарушение Порядка ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н).
• Нельзя вести две трудовые книжки одновременно.
• Работник должен выбрать одну книжку — ту, которая содержит наиболее полную и достоверную информацию.
• Если старая книжка содержит больше записей и подтверждённый стаж, её следует принять за основную.
• Новую книжку нужно закрыть (внести запись: «Запись о приёме на работу от … аннулирована в связи с представлением ранее выданной трудовой книжки»), заверить печатью и подписью работодателя, и передать её работнику с отметкой «Документ аннулирован».

Шаг 4: Внести сведения из старой книжки в действующую

Если вы приняли старую книжку, то:

• Проверьте, есть ли в ней все записи о трудовой деятельности до приёма на вашу организацию.
• Если какие-то записи отсутствуют — попросите работника предоставить документы, подтверждающие стаж: справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, трудовые договоры, приказы, лицевые счёта.
• На основании этих документов внесите недостающие записи в старую книжку в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 320н от ;
• Записи вносятся в хронологическом порядке, с указанием даты, наименования организации, должности, основания приёма (например, «Принят на должность … по приказу № … от …»).

Шаг 5: Оформить запись о приёме на вашу организацию

После того как все предыдущие записи проверены и при необходимости дополнены, вносится запись о приёме на вашу организацию:

1. Дата приёма (по приказу).
2. Наименование должности.
3. Основание приёма: «Принят на работу по приказу № ___ от ___».
4. Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
5. Печать организации (если она есть).

Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с даты приёма на работу (ст. 66 ТК РФ).

Что делать, если старая книжка повреждена или непригодна?

Если старая книжка:

• Имеет порванные страницы;
• Не читаемы записи;
• Содержит неофициальные исправления;
• Потеряла гербовую печать и не подтверждена документально —

Тогда её нельзя использовать; В этом случае работник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, и вы оформляете новую книжку взамен повреждённой, внося в неё все подтверждённые сведения о стаже.

Особый случай: работник уже перешёл на электронную трудовую книжку

Если работник уже подал заявление о переходе на ЭТК, то:

• Его старая бумажная книжка должна быть передана ему на руки с отметкой: «Выбрана электронная трудовая книжка».
• Все сведения о стаже хранятся в ПФР.
• Вы не можете вносить новые записи в бумажную книжку — даже если она найдена.
• Вы обязаны вести только ЭТК, и все записи о приёме, переводе, увольнении, только в электронном виде.

В этом случае старая книжка — это просто исторический документ. Её можно сохранить у работника как подтверждение стажа, но не использовать для ведения трудовой деятельности.

Документы, которые требуются от работника

Даже если работник принёс старую книжку, вам необходимо получить от него:

• Письменное заявление о приёме старой трудовой книжки (с указанием причины, например: «Прошу принять к учёту трудовую книжку, ранее считавшуюся утерянной»).
• Документы, подтверждающие стаж (если записи в книжке неполные): справки, трудовые договоры, архивные выписки, приказы.
• Заявление о выборе формата трудовой книжки (если работник ещё не подавал его — уточните, хочет ли он сохранить бумажную книжку или перейти на ЭТК).

Юридические риски и как их избежать

• Риск 1: Внесение записей в две книжки одновременно — нарушение ТК РФ и Приказа № 320н. Решение: Используйте только одну книжку.
• Риск 2: Отказ от принятия действительной старой книжки — может быть расценён как нарушение права работника на подтверждение стажа. Решение: Принимайте книжку, если она в порядке.
• Риск 3: Неправильное оформление дубликата или аннулирование книжки — приведёт к проблемам при назначении пенсии. Решение: Действуйте строго по Приказу № 320н, сохраняйте все документы.

Самое главное правило: Работник имеет право на подтверждение всего своего трудового стажа, и работодатель обязан это обеспечить.

• Старая трудовая книжка — не мусор, а ценный документ. Её нужно принимать, если она в порядке.
• Нельзя вести две трудовые книжки одновременно — даже если одна найдена, а другая уже заполнена.
• Если работник уже перешёл на ЭТК — бумажная книжка не используется для новых записей.
• Все записи в трудовой книжке должны быть подтверждены документально.
• Используйте только официальные бланки трудовых книжек, закупленные организацией — не принимайте бланки, купленные работником в ларьке.

Правильное оформление трудовой книжки — это не только формальность. Это гарантия будущей пенсии работника, его социальных выплат и юридической чистоты кадровых документов вашей организации. Отнеситесь к этому с ответственностью, и вы избежите споров с ПФР, трудовых инспекций и судебных разбирательств.

Совет кадровику: Всегда запрашивайте у нового работника заявление о выборе формата трудовой книжки — даже если он принёс бумажную. Это защитит вас и работника в будущем.