Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. При увольнении важно‚ чтобы запись в ней была оформлена корректно‚ иначе могут возникнуть проблемы при расчёте пенсии‚ получении пособий и дальнейшем трудоустройстве. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция‚ как правильно оформить трудовую книжку как в бумажном‚ так и в электронном виде.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это документ строгой формы‚ в котором фиксируются все места работы‚ должности‚ даты начала и окончания трудового стажа. В России трудовая книжка существует в двух видах:
- Бумажная – традиционный формат‚ который хранится у работника.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ‚ который автоматически обновляется работодателем и хранится в системе Федерального агентства по труду.
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает‚ что от 1 января 2027 года все новые трудовые книжки будут выдавать только в электронном виде. Тем не менее‚ бумажные книжки остаются обязательными для тех‚ кто уже их получил‚ и для тех‚ кто работает в организациях‚ где пока не реализован переход.
Законодательная база
Оформление трудовой книжки регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 44‚ 45‚ 46‚ 47).
- Постановлением Правительства РФ от № 1515 «Об утверждении порядка перехода на электронную трудовую книжку».
- Постановлением Минтруда РФ от № 104 «Об утверждении правил оформления записей в трудовой книжке».
При увольнении работодатель обязан:
- Составить запись в трудовой книжке о прекращении трудовых отношений.
- Указать причину увольнения (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя‚ по истечении срока и т.д.).
- Указать дату увольнения.
- Подписать запись и поставить печать (для бумажной книжки).
Пошаговая инструкция по оформлению
Бумажная трудовая книжка
- Подготовка документов:
- Справка о трудовом стаже (если требуется).
- Копия приказа о приёме на работу (если не храниться в бумажной книжке).
- Копия приказа об увольнении.
- Запись в книжке:
- Вставьте запись в свободный блок.
- Заполните поля: дата‚ причина увольнения‚ должность‚ отдел‚ подпись руководителя и печать.
- Пример записи:
«Уволен по собственному желанию. Дата увольнения – . Должность – менеджер по продажам. Отдел – маркетинг. Работник – Иванов И.И.»
- Проверка и подпись:
- Проверка правильности даты и формулировки причины.
- Подпись руководителя и печать организации.
- Передача работнику:
- Работник получает подписанную и печатную запись.
- Если работник не получил бумажную книжку‚ ему выдается электронная копия.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Ввод данных в системе:
- Работодатель вводит данные о прекращении трудовых отношений в систему ФАПТ.
- Указывается причина увольнения‚ дата‚ должность и отдел.
- Проверка автоматической записи:
- Система автоматически формирует запись в ЭТК.
- Проверка корректности данных на экране.
- Подтверждение работника:
- Работник получает уведомление о записи в ЭТК.
- Он может проверить запись в личном кабинете ФАПТ.
- Сохранение и архивирование:
- ЭТК хранится в электронном виде в системе ФАПТ.
- При необходимости работник может получить печатную копию по запросу.
Пример записи в трудовой книжке
Ниже приведён шаблон записи‚ который можно использовать как ориентир. Важно соблюдать точность формулировок и даты.
- Дата увольнения:
- Причина увольнения: По собственному желанию
- Должность: Менеджер по продажам
- Отдел: Маркетинг
- Подпись руководителя: ___________________
- Печать организации: (печатка)
В электронном виде запись выглядит так же‚ но без печати и подписи – система генерирует электронную подпись.
Частые ошибки при оформлении
- Неправильная дата увольнения (например‚ дата позже фактического увольнения).
- Неправильная формулировка причины (использование неполных фраз).
- Отсутствие подписи руководителя и печати.
- Необновление данных в ЭТК (задержка передачи сведений в ФАПТ).
- Неправильное указание должности или отдела.
Что делать‚ если запись ошибочна?
В случае обнаружения ошибки в записи необходимо:
- Сразу уведомить работодателя.
- Получить исправление в виде новой записи с указанием «исправлено».
- Для бумажной книжки – оформить новую запись с отметкой «исправлено» и подписью руководителя.
- Для ЭТК – запросить корректировку в системе ФАПТ; система автоматически обновит запись.
Как проверить правильность записи?
Для бумажной книжки работник может:
- Проверить дату и причину увольнения.
- Убедиться‚ что подпись и печать присутствуют.
- Сравнить запись с приказом об увольнении.
Для ЭТК работник имеет доступ к личному кабинету ФАПТ‚ где может:
- Просмотреть историю записей.
- Скачать PDF‑копию записи.
- Обратиться в службу поддержки ФАПТ при обнаружении ошибок;
Правильное оформление трудовой книжки при увольнении – это ключ к безупречному трудовому стажу и будущим социальным выплатам. Следуйте приведённой инструкции‚ проверяйте данные дважды и не стесняйтесь обращаться за помощью к работодателю или к специалистам ФАПТ. В случае ошибок – действуйте быстро‚ чтобы избежать проблем с пенсионным обеспечением и другими социальными гарантиями.
Удачного оформления и благополучного перехода к новым профессиональным возможностям!