Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. С 1 января 2023 г. действует новая форма трудовой книжки, утверждённая Приказом Минтруда России № 320Н от . Заполнять её необходимо в соответствии с установленными правилами, чтобы избежать ошибок и спорных ситуаций при проверке со стороны контролирующих органов.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие заполнение трудовых книжек:

• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России № 320Н от «Об утверждении новой формы трудовых книжек»;
• Федеральный закон «О труде» и ТК РФ (ст. 64‑66).

С 1 января 2020 г. работодатели обязаны отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД, поскольку начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Общие требования к заполнению

При заполнении каждой записи в книжке необходимо соблюдать следующие правила:

1. Нумерация записей. Новая запись нумеруется последовательно, исходя из уже имеющихся записей в той же графе.
2. Дата. Указывается полная дата (дд.мм.гггг) начала или окончания работы.
3. Наименование организации. Полное официальное название организации, без сокращений.
4. Должность/специализация. Точное наименование должности, соответствующее Трудовому кодексу.
5. Ставка/уголовный табель. При необходимости указывается ставка, тарифная ставка или оклад.
6. Основание. Ссылка на соответствующий документ (трудовой договор, приказ о приёме, увольнении и т.п.).

Пример заполнения отдельных строк

Запись о приёме на работу

Допустим, сотрудник Иванов И.И. был принят 15 марта 2023 г. в ООО «Пример» на должность «Менеджер по продажам». Заполняем так:

• № п/п: 1 (первая запись в графе);
• Дата начала работы: ;
• Наименование организации: ООО «Пример»;
• Должность: Менеджер по продажам;
• Основание: Трудовой договор № 12 от ;
• Ставка: 45 000 руб; (оклад).

Перевод на другую должность

Через год Иванов И.И. переводят на новую должность «Старший менеджер по продажам» с  г. Записываем:

• № п/п: 2;
• Дата начала работы: ;
• Наименование организации: ООО «Пример»;
• Должность: Старший менеджер по продажам;
• Основание: Приказ № 45 от ;
• Ставка: 60 000 руб. (оклад).

Окончание работы по собственному желанию

Если сотрудник уходит 30 июня 2025 г., то в графе вносим запись об окончании:

• № п/п: 3;
• Дата окончания работы: ;
• Причина увольнения: По собственному желанию;
• Основание: Приказ об увольнении № 78 от .

Особенности заполнения электронных трудовых книжек

Электронные трудовые книжки (ЭТК) хранятся в информационных системах работодателя и передаются в ПФР в виде отчётов СЗВ‑ТД. При оформлении ЭТК соблюдаются те же правила, но оформление происходит в электронном виде:

• Запись создаётся в системе «Электронный кадровый справочник»;
• Все поля заполняются в соответствии с тем же порядком и содержанием, что и в бумажной форме;
• После внесения изменений система автоматически генерирует номер записи и сохраняет дату изменения.

При переходе сотрудника на ЭТК работодатель обязан оформить дубликат бумажной трудовой книжки, если сотрудник требует её наличия.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильная нумерация. Проверяйте, чтобы номер новой записи шёл последовательно после последней уже имеющейся.
2. Отсутствие полного названия организации. Сокращения («ООО», «ИП») допускаются только в рамках официального наименования, но не вместо него;
3. Неуказание основания. Каждая запись должна ссылаться на конкретный документ (договор, приказ, решение и т.д.).
4. Ошибки в датах. Даты указываются в формате дд.мм.гггг; любые расхождения вызывают замечания при проверке.

Краткое резюме

Заполнение трудовой книжки – ответственный процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований. Главное – правильно проставить номер записи, указать полные сведения о датах, организации, должности и основании, а также вести электронную форму в соответствии с требованиями ПФР. Примеров заполнения достаточно, чтобы понять структуру записи, однако каждый случай требует индивидуального подхода и проверки соответствующими документами.

Соблюдая эти правила, вы обеспечите прозрачность кадровых отношений и избежите проблем при проверках со стороны контролирующих органов.