Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность сотрудника в Российской Федерации, даже в эпоху цифровизации. Правильное ведение этого документа критически важно для работников любой специальности, включая уборщиц (работников по комплексной уборке помещений). Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или получении пособий.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием на работу уборщицы, какие формулировки использовать и на какие нормативные акты опираться.

Особенности профессии и название должности

Первое, с чем сталкивается кадровик или работодатель при приеме уборщицы, — это правильное наименование должности. Согласно Единому тарифно-кваликационному справочнику (ЕТКС) и современным профессиональным стандартам, должность «уборщица» часто заменяется на более корректные формулировки.

В трудовой книжке запись должна вноситься строго в соответствии с штатным расписанием организации. Наиболее распространенные варианты:

• Уборщик производственных и служебных помещений (наиболее частый вариант).
• Работник по комплексной уборке зданий и сооружений.
• Дворник (если речь идет об уборке территории).

> Важно: Использовать слово «уборщица» в трудовой книжке не рекомендуется, так как это разговорная форма. В документах следует использовать унифицированные названия профессий в мужском роде (согласно правилам русского языка для обозначения профессий) или нейтральные формулировки, указанные в штатном расписании;

Общие правила внесения записей

Согласно Трудовому кодексу РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек, все записи должны отвечать следующим требованиям:

Аккуратность: Записи вносятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета.
Без сокращений: Нельзя писать «пр.», «поз.», «зап;» — только полные слова («приказ», «должность», «запись»).
Хронология: Даты указываются в формате: число (две цифры), месяц (прописью), год (четыре цифры). Например: 05 мая 2026 г.
Нумерация: Каждая новая запись получает порядковый номер в рамках раздела «Сведения о работе».

Пошаговая инструкция: Прием на работу

Процесс оформления уборщицы начинается с издания приказа о приеме на работу. На основании этого приказа вносится первая запись.

Алгоритм действий:

Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи (например, 1, если это первая запись в данном разделе, или следующий по порядку номер).
Графа 2 (Дата): Дата фактического начала работы (или дата издания приказа, если они совпадают).
Графа 3 (Сведения о приеме): Вносится текст записи.

• Пример формулировки: «Принята в отдел административно-хозяйственного обеспечения на должность уборщика производственных и служебных помещений».
• Обратите внимание: хотя в заявлении может быть указано женское имя, в графе 3 обычно пишут «Принят» или «Принята» (согласование с фамилией работника), но название должности пишется так, как в штатном расписании.

Графа 4 (Документ-основание): Указывается вид и номер документа, дата его издания.

• Пример: «Приказ от 05 мая 2026 г. № 12-к».

Примеры записей для различных ситуаций

Ниже приведены конкретные примеры того, как должны выглядеть записи в зависимости от ситуации.

Прием на постоянную работу

Если уборщица принимается на полную ставку бессрочно:
> Графа 3: Принята в клининговый отдел на должность уборщика производственных и служебных помещений.
> Графа 4: Приказ от 05 мая 2026 г. № 45-к

Перевод на другую должность

Если сотрудницу переводят, например, в старшие уборщицы или на другой объект:
> Графа 3: Переведена на должность старшего уборщика производственных и служебных помещений.
> Графа 4: Приказ от 10 июня 2026 г. № 58-к

Увольнение

При увольнении запись вносится в день прекращения трудового договора:
> Графа 3: Трудовой договор расторгнут по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
> Графа 4: Приказ от 20 августа 2026 г. № 89-к

Важно помнить: Если работник не согласен с основанием увольнения, он имеет право обратиться в суд. В случае удовлетворения иска, работодатель обязан внести изменения в трудовую книжку на основании решения суда.

Цифровизация и электронные трудовые книжки

С 2020 года в России активно внедряется формат электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель обязан передавать сведения о приеме, переводе и увольнении уборщицы в Социальный фонд России (СФР) через форму СЗВ-ТД (или аналогичные отчетные формы, актуальные на 2026 год).

• Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, бумажный экземпляр ему на руки не выдается (за исключением записей, сделанных до 2020 года, если книжка велась ранее).
• Однако, если бумажная трудовая книжка уже заведена, правила ее заполнения остаются неизменными, и дублирование информации в электронную базу обязательно.

Частые ошибки и как их избежать

При заполнении трудовых книжек низкоквалифицированного персонала (включая уборщиц) работодатели иногда допускают небрежность, что недопустимо.

• Ошибка: Использование сокращений («уборщ.», «прин.»).
• Решение: Пишите полные слова.
• Ошибка: Несоответствие названия должности штатному расписанию.
• Решение: Всегда сверяйтесь с актуальным штатным расписанием организации.
• Ошибка: Пропуск строк между записями.
• Решение: Записи вносятся плотно, без пропусков. Если место в разделе закончилось, вкладыш не вшивается, а заводится новый раздел или вкладыш оформляется по правилам.
• Ошибка: Запись сделана карандашом или смываемыми чернилами;
• Решение: Используйте только чернила, устойчивые к выцветанию.

Что делать, если обнаружена ошибка?

Если вы обнаружили ошибку в записи (например, неверно указана дата или должность) уже после того, как она была заверена подписью и печатью:
Никогда не зачеркивайте, не закрашивайте и не используйте корректор.
Внесите новую запись с следующим порядковым номером.
В графе 3 напишите: «Запись за номером [номер] недействительна».
Ниже внесите правильную запись.
Укажите основание (приказ об исправлении ошибки).

Правильное ведение трудовой книжки уборщицы — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия соблюдения прав работника и выполнение требований законодательства РФ. Независимо от должности, каждый сотрудник имеет право на точное и своевременное отражение своего стажа. Работодателю следует внимательно относиться к формулировкам, особенно в части наименования профессии, и своевременно передавать данные в цифровые реестры, учитывая современные требования 2026 года.
Помните: трудовая книжка — это документ, который сопровождает человека всю жизнь, и ответственность за его корректность лежит на работодателе.