Фраза «трудовую книжку нарисовать» в современном контексте, конечно, не означает создание художественного изображения. Она является разговорным эквивалентом формулировки «оформить трудовую книжку» или «завести трудовую книжку». Это процесс юридически грамотного заполнения основного документа о трудовой деятельности работника. В 2026 году существует два параллельных формата: бумажная трудовая книжка (БТК) и электронная трудовая книжка (ЭТК). Давайте подробно разберем, как правильно «нарисовать» (оформить) каждый из них.

Что такое «нарисовать» трудовую книжку? Ключевые понятия

Под «нарисовать» подразумевается комплекс действий:

• Для работодателя: законное оформление бланка (бумажного или электронного), внесение точных и полных записей об устройстве, переводах, увольнении работника, подписание и скрепление печатью (для БТК).
• Для работника: получение документа (физического или доступа к электронному), проверка корректности внесенных данных, при необходимости — получение выписки.

Бумажная трудовая книжка (БТК) в 2026 году: как «нарисовать» правильно

Несмотря на повсеместное внедрение ЭТК, бумажная трудовая книжка в 2026 году продолжает использоваться для отдельных категорий граждан и в определенных ситуациях.

Кому нужна бумажная книжка в 2026?

• Лица, впервые устраивающиеся на работу (им работодатель обязан выдать БТК).
• Работники, уволенные до и имеющие стаж, записанный только в бумажном виде.
• Граждане, работающие у работодателей, которые по объективным причинам (отсутствие технической возможности) не ведут ЭТК (например, некоторые малые предприятия, работодатели-физические лица).
• По письменному заявлению работника, если он предпочитает бумажный носитель (при условии, что работодатель ведет ЭТК).

Как «нарисовать» (оформить) бумажную трудовую книжку: пошаговая инструкция

1. Приобретение бланка. Работодатель должен использовать только официальные бланки установленного образца (Приложение №1 к Приказу Минтруда России от № 320н). Бланки закупаются через специализированные типографии, учитываются в приходно-расходной книге.
2. Заполнение ьного листа.
   • ФИО, дата и место рождения.
   • Сведения о образовании (по желанию работника).
   • Ключевой пункт: «Сведения о трудовой деятельности» изначально пустует. Заполняется только при первом устройстве.
3. Внесение первой записи. При приеме на работу вносят запись по строгому образцу:

   Пример:
   [Дата] Принят на работу [название организации, ОГРН] в должность [название должности] на условиях [полная/неполная ставка, срок (если есть)].
   Подпись работника _____________ / [ФИО] /
   Подпись работодателя _____________ / [ФИО руководителя] /
   Печать организации.

4. Последующие записи. Каждая запись (перевод, изменение условий труда, увольнение) оформляется аналогично, с обязательным указанием даты, основания (ссылка на приказ/соглашение) и подписями сторон. Запрещены исправления, помарки, дописки.
5. Оформление при увольнении. Запись об увольнении должна содержать точную дату и основание (статья Трудового кодекса РФ, пункт приказа). Например: «Уволен с [дата] в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)».
6. Сдача и хранение. При увольнении книжка выдается работнику под расписку. Работодатель ведет учет выдачи бланков.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как «нарисовать» в цифре

ЭТК — это официальный электронный документ, хранящийся в Федеральной государственной информационной системе «Справочник кадров» (ФГИС СК). У него нет физического носителя, но по запросу можно получить заверенную выписку на бумаге.

Кто обязан вести ЭТК?

С все организации и ИП обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых сотрудников. Для уже работающих сотрудников переход на ЭТК происходит только с их письменного согласия.

Как «нарисовать» (вести) ЭТК: алгоритм для работодателя

1. Доступ к ФГИС СК. Работодатель (или его бухгалтер/кадровик) должен иметь учетную запись в системе. Доступ предоставляется через портал Госуслуг или напрямую в ФГИС СК.
2. Создание электронной книжки. При первом трудоустройстве сотрудника работодатель вносит в ФГИС СК сведения о нем (ФИО, СНИЛС, данные паспорта) и создает для него запись об устройстве. Система автоматически генерирует уникальный номер ЭТК.
3. Внесение записей. Все кадровые события (прием, перевод, увольнение) вносятся в ЭТК в течение 3 рабочих дней со дня издания соответствующего приказа/соглашения. Вносится:
   • Дата события.
   • Наименование организации (с ОГРН).
   • Должность/профессия.
   • Основание (номер и дата приказа, реквизиты соглашения).
   • Подпись уполномоченного лица работодателя (электронная подпись).
4. Информирование работника. Работодатель обязан уведомить сотрудника о внесении каждой записи в его ЭТК (через личный кабинет на Госуслугах или иным agreed способом).

Как «нарисовать» (получить) ЭТК для себя: для работника

1. Получить доступ. Работник должен иметь учетную запись на Госуслугах с подтвержденной личностью.
2. Просмотреть сведения. В личном кабинете в разделе «Трудовая деятельность» доступны все записи, внесенные работодателями.
3. Заказать выписку. При необходимости (например, для предоставления в банк или другую организацию) можно заказать заверенную выписку из ЭТК. Она будет иметь реквизиты и подпись уполномоченного лица Пенсионного фонда России (ПФР) и выглядит как документ на нескольких листах А4.
4. Указать preference. Если работник хочет получить бумажную книжку вместо ЭТК, он должен подать письменное заявление работодателю. Последний обязан выдать ему БТК и в дальнейшем вести записи в ней.

Сравнительная таблица: БТК vs ЭТК в 2026

Ключевые правила и типичные ошибки при «нарисовывании»

Важно помнить:

• Сроки. Запись вносится не позднее 3 рабочих дней с даты издания кадрового документа (приказа, соглашения).
• Точность формулировок. Используйте только официальные названия должностей (из штатного расписания), полные наименования организаций с ОГРН. Не пишите «менеджер», если должность «Менеджер по продажам».
• Основание. Каждая запись (кроме первой) должна содержать ссылку на основание: номер и дату приказа, номер и дату трудового договора/соглашения.
• Подписи. Подписывает запись руководитель организации или уполномоченное лицо (например, главный бухгалтер, если есть разовая доверенность). Подпись работника также обязательна.
• Исправления запрещены. Ошибки в БТК не зачеркиваются и не исправляются. Запись переписывается на чистом листе, старый лист скрепляется, а новый вклеивается. В ЭТК ошибка корректируется путем внесения новой записи с указанием номера и даты исправляемой записи.
• Печать. Для БТК печать ставится на каждой записи. Печать должна быть актуальной (с текущим наименованием и ОГРН).

«Нарисовать» трудовую книжку в 2026 году — значит выполнить работу с максимальной юридической точностью. Выбор между бумажным и электронным форматом определяется законодательством и соглашением сторон. Главный принцип: все записи должны быть полными, точными, своевременными и соответствовать требованиям Приказа Минтруда № 320н. Для работодателя это вопрос ответственности и защиты от споров. Для работника — гарантия корректного учета трудового стажа, который напрямую влияет на будущую пенсию и другие социальные выплаты.

Примечание: Статья носит информационный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к актуальному тексту Трудового кодекса РФ и официальным разъяснениям контролирующих органов.