В 2025‑2026 годах в законодательстве произошли значительные изменения, касающиеся оформления и ведения трудовой книжки. Многие организации перешли на электронные формы, однако бумажные экземпляры всё ещё используются, особенно в случаях потери, порчи или необходимости внесения поправок. В этой статье мы разберём, как правильно оформить трудовую книжку вновь, какие документы нужны и какие нюансы следует учитывать.

Почему может потребоваться новое оформление?

Существует несколько типовых ситуаций, когда работник или работодатель вынуждены оформить трудовую книжку вновь:

• Потеря оригинального документа;
• Повреждение (залипание, вырванные страницы и т.п.);
• Неправильное заполнение (ошибки в данных работника, работодателя);
• Переход на новую форму бланка, введённую с ;
• Изменение фамилии, отчества или места рождения (например, после брака).

Что говорит закон?

С года порядок оформления дубликата трудовой книжки изменился. Главное нововведение – обязательное подтверждение правом работодателем информации, содержащейся в книжке, при её выдаче. Также в 2025‑2026 годах усилилась ответственность за неправильное оформление, которое может привести к ошибкам при расчёте пенсии.

Ключевые нормативные акты:

1. Закон РФ «О труде» (ст. 64‑66) – требования к содержанию трудовой книжки;
2. Постановление Правительства РФ № 1020 от – порядок оформления дубликата;
3. Приказ Минтруда России № 12‑2025 – требования к электронным и бумажным формам.

Какие документы нужны для оформления дубликата?

Для получения нового экземпляра необходимо собрать следующую документацию:

• Заявление работника о необходимости выдачи дубликата (в свободной форме);
• Копия паспорта (страница с паспортными данными);
• Копия трудовой книжки (если она частично сохранена);
• Документы, подтверждающие изменение ФИО (в случае смены фамилии);
• Подтверждение места работы (трудовой договор, приказ о приёме);
• Оплата государственной пошлины (если установлена);

Пошаговая инструкция по оформлению

Ниже представлена пошаговая инструкция, которую можно выполнить в любой организации, имеющей право выдавать трудовые книжки.

1. Подача заявления. Работник заполняет форму и передаёт её в отдел кадров.
2. Проверка документов. Специалист кадров проверяет наличие всех необходимых копий и оригиналов.
3. Подтверждение прав. Работодатель подтверждает факт занятости, период работы и данные, указанные в книжке.
4. Заполнение нового бланка. На новом бланке вносятся все данные, включая исправленные сведения (например, новую фамилию).
5. Подпись сторон. Работник и представитель работодателя подписывают готовый документ.
6. Внесение записи в реестр. Оформленный дубликат заносится в учётный реестр, а копия передаётся работнику.
7. Сохранение копий. Оригинальный документ (если найден) и копии всех подтверждающих документов хранятся в кадровом отделе в течение 5 лет.

Как вносить записи в графу 4 при повреждении?

Если трудовая книжка испорчена (залита, вырвана страница), но не утеряна, то в графе 4 (место работы) вносятся сведения о текущем месте работы, а также отметка о повреждении оригинала. При этом:

• В графе 4 указывается название организации, период работы и должность;
• Снизу делается отметка «Испорчена», подпись ответственного лица и дата;
• К копии прилагается справка о повреждении, выданная отделом кадров.

Эти записи фиксируются в электронном виде в системе кадрового учёта, что упрощает последующий контроль.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли оформить дубликат без личного присутствия работника?
  Ответ: Да, при наличии нотариально заверенной доверенности.
• Вопрос: Сколько времени занимает выдача дубликата?
  Ответ: Обычно от 3 до 7 рабочих дней, в зависимости от загруженности кадрового отдела.
• Вопрос: Нужно ли платить за дубликат?
  Ответ: По закону платить за выдачу дубликата нельзя, однако некоторые организации взимают символическую плату за оформление.
• Вопрос: Как вести учёт электронных трудовых книжек?
  Ответ: С организации обязаны вести электронный реестр, который синхронизируется с бумажным документом.

Оформление трудовой книжки вновь – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения новых нормативов. Правильное заполнение, подтверждение данных работодателем и своевременное оформление всех необходимых документов позволяют избежать проблем при расчёте пенсии, приёмке на новую работу и других официальных процедурах.

Если у вас возникнут сомнения или потребуется консультация по конкретному случаю, рекомендуем обратиться в кадровый отдел или к специалисту по трудовому праву.

Автор статьи: кадровый аналитик, 2026 год.