В 2026 году вопрос оформления трудовой книжки остаётся одним из ключевых аспектов кадрового учёта в российских организациях. Несмотря на активное внедрение электронных форм учёта, бумажная трудовая книжка до сих пор актуальна для многих сотрудников. В этой статье мы подробно разберём, как правильно сделать трудовую книжку — от оформления нового сотрудника до внесения записей о переводах и увольнениях — с учётом всех требований Трудового кодекса РФ и приказа Минтруда №320н от .

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются:

• сведения о приёме на работу;
• переводы на другую постоянную работу;
• увольнение с указанием оснований;
• награждения за успехи в работе;
• премии и поощрения (по желанию работодателя).

Этот документ используется при:

• оформлении пенсии;
• получении социальных льгот;
• устройстве на новую работу;
• проверке стажа в Пенсионном фонде РФ.

Кто обязан оформлять трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан:

• оформить трудовую книжку всем работникам, принятым на работу до 31 декабря 2020 года;
• оформить трудовую книжку впервые поступающим на работу после — только при их письменном заявлении;
• вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде для всех новых сотрудников (с 2021 года), как предусмотрено статьёй 66.1 ТК РФ.

Важно! Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ, а сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Работник может получить доступ к ним через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР.

Кто отвечает за ведение трудовой книжки в организации?

Ответственность за правильное ведение трудовых книжек несёт кадровая служба или специально назначенный сотрудник (например, секретарь, бухгалтер по кадрам). В организации должен быть издан приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

Ответственное лицо обязано:

• своевременно оформлять книжки при приёме;
• вносить записи в установленные сроки;
• обеспечивать сохранность документов;
• выдавать книжки по требованию сотрудника;
• соблюдать правила заполнения, установленные приказом Минтруда №320н.

Как правильно оформить трудовую книжку новому сотруднику?

Процедура оформления трудовой книжки включает несколько этапов:

Этап 1: Получение документов от сотрудника

При приёме на работу работник должен предоставить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• документ об образовании (при необходимости);
• трудовую книжку (если есть);
• заявление о желании получить бумажную трудовую книжку — только если сотрудник впервые устраивается на работу после .

Этап 2: Заполнение титульного листа

На титульном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество, полностью, как в паспорте;
• дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, );
• образование — по паспорту или диплому (например, «среднее профессиональное»);
• специальность — по диплому (если есть);
• дата заполнения — день оформления книжки.

Важно! Все даты записываются арабскими цифрами (п. 3 Приказа №320н):
✅ Правильно:
❌ Неправильно: 20 мая 2025 или 20.05.25

Этап 3: Внесение записи о приёме на работу

Запись о приёме делается в разделе «Сведения о работе»:

1. Дата приёма — ;
2. Наименование работодателя — полное наименование организации (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»);
3. Должность, полностью, без сокращений (например, «Инженер-технолог»);
4. Основание — приказ по форме №Т-1 (номер и дата).

Пример записи:
, Принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженера-технолога. Основание: приказ №12 от .

Запрещается:

• сокращать слова: «пр.» вместо «приказ», «пер.» вместо «переведён»;
• использовать карандаш, краски нечёрного цвета;
• вносить записи исправлениями, зачёркиваниями, корректором.

Записи можно делать ручкой (чёрными, синими или фиолетовыми чернилами) или с помощью технических средств, штампов, принтеров, но только если они не искажают текст.

Как вносить записи о переводе и увольнении?

Перевод на другую постоянную работу

Запись вносится в тот же раздел, что и приём. Пример:

— Переведён с должности инженера-технолога на должность старшего инженера-технолога. Основание: приказ №45 от .

Увольнение

Основания увольнения должны точно соответствовать формулировкам ТК РФ. Ниже — примеры корректных записей:

• Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
• Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
• Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Запрещено: писать «уволен по собственной инициативе», «уволен по уходу», «уволен по сокращению штата» — это не соответствует ТК РФ.

Как оформить трудовую книжку при отсутствии предыдущей?

Если сотрудник впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан:

1. выдать новую книжку (бланк формы Т-2);
2. оформить титульный лист;
3. внести первую запись о приёме;
4. зарегистрировать книжку в журнале учёта трудовых книжек.

Новая книжка выдаётся в день приёма на работу или в течение трёх рабочих дней.

Как вносить исправления и что делать при ошибке?

Если запись сделана с ошибкой, зачёркивать её нельзя. Правильный порядок:

1. Запись, содержащая ошибку, признана недействительной;
2. Справа от неё делается новая запись: «Запись №… от … признана недействительной»;
3. Ниже вносится правильная запись с указанием основания (например, приказ, письмо);

Например:

— Запись №3 от признана недействительной. — Принят на работу в ООО «Бета» на должность бухгалтера. Основание: приказ №8 от .

Хранение и выдача трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в организации:

• в специальном сейфе или металлическом шкафу;
• в условиях, исключающих порчу, потерю, доступ посторонних;
• в течение 75 лет после увольнения работника.

При увольнении книжка выдаётся работнику в день увольнения под роспись в журнале выдачи.

Электронная трудовая книжка: что нужно знать в 2026 году?

С 1 января 2021 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде для новых сотрудников. Это не замена бумажной книжке, а дополнительный канал учёта.

Работник может:

• получить доступ к данным через Госуслуги или личный кабинет ПФР;
• запросить выписку о стаже;
• подать заявление на перевод с бумажной формы на электронную (и наоборот).

Важно! Электронная трудовая книжка не имеет юридической силы как самостоятельный документ — она служит для формирования данных в ПФР. Официальным документом остаётся бумажная книжка, если она оформлена.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если книжка утеряна, работник должен:

1. написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат;
2. предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, трудовые договоры);
3. работодатель на основании этих документов составляет дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней.

В дубликате указывается: «Дубликат трудовой книжки, выданной взамен утраченной».

Чтобы избежать ошибок и штрафов, запомните главные принципы:

1. Всё пишется чётко, без сокращений — только полные формулировки.
2. Даты — арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ).
3. Чернила — только чёрные, синие или фиолетовые.
4. Исправления — только через признание недействительной записи.
5. Электронная книжка — обязательна для новых сотрудников, но бумажная остаётся актуальной по заявлению.
6. Ответственность за ведение — на работодателе, а не на сотруднике.

Соблюдение этих правил защитит вашу организацию от претензий со стороны трудовой инспекции, Пенсионного фонда и суда. Правильно оформленная трудовая книжка — это не просто формальность, а гарантия прав работника на будущее.

Для удобства рекомендуем скачать образцы заполнения трудовой книжки с официального сайта Минтруда РФ или использовать специализированные программы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом»), которые автоматически формируют записи в соответствии с требованиями законодательства.

📌 Полезные ссылки:
— Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1)
— Минтруд России — приказ №320н
— Личный кабинет ПФР