Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ многие работодатели и сотрудники по-прежнему работают с бумажными бланками. Часто свободное место в разделе «Сведения о работе» заканчивается‚ и кадровику приходится вшивать вкладыш. В этот момент возникает главный вопрос: какой номер записи ставить в вкладыше — продолжать нумерацию или начинать с единицы?
Главное правило: нумерация должна быть сквозной
Самая частая ошибка при оформлении вкладыша, начинать нумерацию записей заново‚ с номера «1». Это в корне неверно. Согласно пункту 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225)‚ а также пунктам 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69)‚ нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию трудовой книжки.
Например‚ если последняя запись в трудовой книжке имела номер 15‚ то первая запись во вкладыше будет под номером 16. Сквозная нумерация обеспечивает целостность и хронологическую последовательность трудового стажа работника.
Как правильно оформить вкладыш: пошаговая инструкция
Шаг 1. Заверение выдачи вкладыша
На титульном листе самой трудовой книжки (в правом верхнем углу) ставится штамп с текстом «Выдан вкладыш». Рядом указываются серия и номер выданного вкладыша. Если штампа нет‚ допускается вписать эту информацию от руки‚ но штамп является обязательным атрибутом кадрового делопроизводства.
Шаг 2. Заполнение титульного листа вкладыша
Титульный лист вкладыша заполняется по тем же правилам‚ что и титульный лист трудовой книжки. Указываются:
- Фамилия‚ имя‚ отчество работника (полностью‚ без сокращений).
- Дата рождения.
- Образование‚ профессия‚ специальность.
- Дата заполнения вкладыша.
- Подписи работника и лица‚ ответственного за выдачу вкладыша.
- Печать организации (при наличии).
Обратите внимание: Дата заполнения вкладыша может не совпадать с датой заведения трудовой книжки. Вкладыш заполняется на момент его выдачи.
Шаг 3. Нумерация записей во вкладыше
Как мы уже выяснили‚ нумерация продолжается. В графе 1 раздела «Сведения о работе» вкладыша ставится следующий порядковый номер после последней записи в трудовой книжке.
Шаг 4. Вшивание вкладыша
Многие кадровики задаются вопросом: куда именно вшивать вкладыш — в середину‚ в начало или в конец? Правила предписывают вшивать вкладыш в конец трудовой книжки‚ между последней страницей и задней обложкой. Вшивать в середину категорически не рекомендуется‚ так как это нарушает целостность документа и может привести к его порче.
- Вкладыш аккуратно прикладывается к задней обложке изнутри.
- Прошивается суровой ниткой (обычно делается 2-3 прокола) вдоль сгиба.
- Концы нитки выводятся внутри и надежно завязываются узлом. Опечатывать сургучом или заклеивать не нужно.
Частые ошибки и их исправление
Ошибка №1: Нумерация во вкладыше начата с единицы
Если первая запись во вкладыше стоит под номером «1»‚ это является нарушением. Однако это не делает вкладыш недействительным. Чтобы исправить ситуацию‚ не нужно зачеркивать номер. Достаточно внести следующую запись правильным номером (продолжив нумерацию из книжки). Если ошибка обнаружена сразу‚ неверный номер можно аккуратно зачеркнуть одной чертой‚ рядом написать правильный‚ а на полях сделать ссылку на приказ и поставить подпись ответственного лица.
Ошибка №2: Вкладыш вклеен‚ а не вшит
Клей со временем высыхает‚ бумага желтеет и теряет прочность. Вкладыш может просто отвалиться и потеряться. Вкладыш обязательно нужно вшивать. Если он был вклеен‚ его лучше аккуратно отклеить и вшить нитками.
Ошибка №3: Отсутствие штампа «Выдан вкладыш»
Без этого штампа (или записи) на титульном листе основной книжки вкладыш считается недействительным‚ так как нет привязки к конкретному документу. Если штамп забыл поставить предыдущий работодатель‚ текущий работодатель должен сделать это сам‚ опираясь на данные самого вкладыша.
Электронные трудовые книжки и новые бланки
С 2023 года в России действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (с обновленной степенью защиты). Несмотря на то‚ что с 2020 года действует электронный формат учета стажа‚ бумажные документы не отменены. Работники‚ подавшие заявление о сохранении бумажной книжки‚ продолжают получать записи на бумаге. Для них правила сквозной нумерации при выдаче вкладышей остаются неизменными.
Краткий чек-лист кадровика
- ✔️ Нумерация во вкладыше ПРОДОЛЖАЕТ нумерацию трудовой книжки (сквозная).
- ✔️ На титульном листе книжки обязательно стоит штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- ✔️ Титульный лист вкладыша заполнен актуальными данными на момент выдачи.
- ✔️ Вкладыш вшит в конец трудовой книжки (между последним листом и обложкой) суровой ниткой.
- ✔️ Использован бланк вкладыша нового образца (если оформление происходит после 2023 года).
Соблюдение этих простых правил позволит избежать проблем при назначении пенсии сотруднику и избавит работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции за нарушение правил ведения кадрового учета.