Трудовая книжка – это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику при увольнении либо по его заявлению о предоставлении сведений о трудовой деятельности․ Если книжка остаётся у работодателя‚ необходимо оформить официальное уведомление с просьбой явиться и забрать документ․

Зачем нужно отправлять уведомление

• Соблюдение законодательства․ Неисполнение обязанности по выдаче трудовой книжки может повлечь административную ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Защита прав работника․ Своевременная выдача книжки позволяет сотруднику оформить пособия‚ пенсию‚ получить новую работу без задержек․
• Минимизация споров․ Dokumentированное уведомление фиксирует факт предложения забрать книжку и снижает риск претензий со стороны бывшего сотрудника․

Как правильно оформить уведомление

1. Определить форму․ Уведомление может быть направлено письмом с уведомлением о вручении‚ электронной почтой (с подтверждением получения) либо вручено под расписку․
2. Указать реквизиты․ Наименование организации‚ её ИНН/КПП‚ адрес‚ дата составления․
3. Сформулировать требование․ Чётко указать‚ что сотруднику необходимо явиться в указанное место и время для получения трудовой книжки․
4. Указать последствия неуплаты․ Написать‚ что в случае неявки в течение установленного срока книжка будет направлена по почте за счёт получателя или храниться в архиве организации․
5. Подпись и печать․ Уведомление подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью организации (если она есть)․

Пример текста уведомления

Ниже представлен шаблон‚ который можно адаптировать под конкретную ситуацию․

ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
ул․ Примерная‚ д․ 10‚ офис 5
г․ Москва‚ 123456
tel: +7 (495) -23‑45‑67
e-mail: info@primer․ru

УВЕДОМЛЕНИЕ № 2026‑05‑22‑01
г․ Москва 

Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!

Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ и внутреннему регламенту ООО «Пример»‚ Вам необходимо явится в отдел кадров (ул․ Примерная‚ д․ 10‚ офис 5) для получения трудовой книжки в течение пяти (5) рабочих дней с момента получения данного уведомления‚ а именно не позднее ․

В случае неявки в указанный срок трудовая книжка будет направлена Вам заказным письмом с уведомлением о вручении по последнему известному адресу за счёт получателя‚ а также будет помещена в архив организации на срок хранения‚ установленный законодательством․
Просьба подтвердить получение данного уведомления и согласовать удобное время визита‚ позвонив по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или написав на электронную почту info@primer․ru․

С уважением‚
Иванов Иван Иванович
Директор по персоналу
ООО «Пример»

(подпись) ___________________

Рекомендации по вручению уведомления

• При личной вручении попросите сотруника расписаться в экземпляре уведомления‚ оставляя второй экземпляр у себя․
• При отправке почтой используйте заказное письмо с уведомлением о вручении – это даст доказательство получения․
• При электронной рассылке запросите подтверждение прочтения (read‑receipt) либо попросите ответное письмо с подтверждением получения․
• Фиксируйте дату и время отправки/вручения в журнале учета кадровых документов․

Что делать‚ если сотрудник не явился

1. Подготовьте второй экземпляр уведомления с пометкой «Направлено повторно» и отправьте его тем же способом․
2. Если и после повторного уведомления сотрудник не появляется‚ оформите акт о невозможности вручения трудовой книжки (подписывается двумя представителями организации и свидетелем)․
3. Трудовая книжка хранится в отделе кадров в течение 50 лет (по статье 75 ТК РФ) либо направляется в архив организации․
4. При необходимости выдайте сотруднику справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) – она может использоваться для оформления пособий и трудоустройства․

Своевременное и правильно оформленное уведомление о выдаче трудовой книжки защищает интересы как работодателя‚ так и работника․ Следуя приведённым рекомендациям и используя примерный шаблон‚ вы минимизируете риски споров и обеспечите соблюдение требований трудового законодательства․

Информация актуальна на ․