Сегодня (MM/DD/YYYY) и актуальное законодательство по оформлению трудовой книжки при увольнении регулируется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 77, ст. 84.1);
• Приказом Минтруда России № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции 2022 г.);
• Федеральным законом от № 27‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» (п. 5 ст. 11) – касается формы ЕФС‑1;
• Постановлением Правительства РФ от № 2144 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».

Ниже представлен полный алгоритм действий кадровика, бухгалтера и руководителя при оформлении увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.) с акцентом на заполнение трудовой книжки – как бумажной, так и электронной.

Содержание статьи

1. Нормативная база и ключевые формулировки
2. Пошаговый алгоритм оформления увольнения
3. Оформление бумажной трудовой книжки
4. Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
5. Образцы записей в трудовой книжке
6. Частые ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нормативная база и ключевые формулировки

Согласно ст. 77 ТК РФ, основания прекращения трудового договора включают:

• по инициативе работника (пункт 3);
• по соглашению сторон (пункт 1);
• по инициативе работодателя (пункты 2, 5‑8);
• иные основания (перевод, призыв и т.д.).

При оформлении записи в трудовой книжке необходимо использовать точное соответствие тексту приказа (распоряжения) и формулировкам, установленным нормативными актами. Допустимые синонимы, приведённые в справочных материалах:

• «уволен»;
• «трудовой договор расторгнут»;
• «прекращён трудовой договор»;
• «расторгнут трудовой договор по инициативе работника».

Все эти варианты считаются равнозначными, если в приказе указано соответствующее основание (например, п. 3 ст; 77 ТК РФ).

Пошаговый алгоритм оформления увольнения

1. Получение заявления работника (при увольнении по собственному желанию) или издание приказа (при других основаниях).
2. Подготовка приказа об увольнении:
   • Указать номер и дату приказа;
   • Указать ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение;
   • Указать основание увольнения (например, «по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ»);
   • Указать дату последнего рабочего дня (день увольнения).
3. Ознакомление работника с приказом под подпись не позднее дня издания приказа.
4. Расчёт с работником (выплата всех причитающихся сумм, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.) в последний рабочий день.
5. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Для бумажной ТК – в день увольнения (не позднее следующего рабочего дня, если увольнение произошло в выходной/праздничный день).
   • Для ЭТК – передача данных в ПФР через СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (форма ЕФС‑1, подраздел 1.1).
6. Выдача трудовой книжки работнику (бумажная) или подтверждение получения данных в ЭТК (выписка из личного кабинета на портале «Работа в России»).
7. Сдача отчётности:
   • Форма ЕФС‑1 (подраздел 1.1) в СФР;
   • Сведения о среднесписочной численности (если требуется);
   • Налоговая отчётность (форма 6‑НДФЛ, расчет по страховым взносам).

Важно: все действия по внесению записи в трудовую книжку должны быть выполнены не позднее 5 рабочих дней после издания приказа (п. 2.3 Приказа Минтруда № 320н), а при увольнении – в день увольнения.

Оформление бумажной трудовой книжки

Требования к оформлению

• Запись делается черной или синей пастой, разборчивым почерком.
• Каждая запись занимает одну строку; при необходимости допускается перенос на следующую строку с сохранением нумерации.
• В графе «Номер записи по порядку» ставят последовательный номер (арабскими цифрами).
• В графе «Дата» указывают день, месяц, год увольнения (например, ).
• В графе «Сведения о работе» вносят формулировку из приказа.
• В графе «Основание» указывают номер и дату приказа (например, «Приказ № 123 от »).

Последовательность заполнения

1. Открыть трудовую книжку на последней использованной странице.
2. Заполнить поля согласно таблице выше.
3. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (если требуется).
4. Предупредить работника о необходимости проверить запись и поставить свою подпись (при получении книжки).

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

С ведение трудовых книжек в электронном формате стало обязательным для всех работодателей, за исключением случаев, когда работник отказался от ЭТК и запросил бумажную версию.

Этапы работы с ЭТК при увольнении

1. После издания приказа об увольнении формируют электронный документ «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС‑1, подраздел 1.1).
2. В подразделе указывают:
   • Тип записи – «Увольнение»;
   • Дата увольнения;
   • Основание (например, «по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ»);
   • Номер и дата приказа.
3. Документ направляют в СФР через личный кабинет работодателя не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа (п. 5 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ).
4. СФР принимает сведения и делает их доступными в личном кабинете работника на портале «Госуслуги»/«Работа в России».
5. Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент; при необходимости выдаётся бумажный дубликат (по заявлению);

Особенности

• Не требуется физическая подпись и печать – достаточно электронной подписи уполномоченного лица (КЭП).
• Ошибки в электронной записи исправляются путем подачи уточняющего сведения (форма ЕФС‑1 с пометкой «Исправление»).
• Срок хранения электронных записей – 50 лет после увольнения (как и у бумажных).

Образцы записей в трудовой книжке

Увольнение по собственному желанию

Запись № 45
Сведения о работе: Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: Приказ № 123 от 

Увольнение по соглашению сторон

Запись № 46
Сведения о работе: Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: Приказ № 124 от 

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)

Запись № 47
Сведения о работе: Уволен в связи с сокращением штата, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: Приказ № 125 от 

Перевод на другую постоянную работу (внутри организации)

Запись № 48
Сведения о работе: Переведен на другую постоянную работу – ведущий специалист отдела маркетинга.
Основание: Приказ № 126 от 

При оформлении записи в электронной трудовой книжке содержание полей аналогично, но передаётся в структурированном XML/JSON виде в рамках формы ЕФС‑1.

Частые ошибки и как их избежать

• Несоответствие формулировки приказа и записи в ТК. Решение: перед внесением записи сверять текст приказа с образцом из Приказа Минтруда № 320н.
• Опоздание с внесением записи. Решение: фиксировать факт увольнения в день выдачи трудовой книжки; если день увольнения выпадает на выходной – запись делается в первый последующий рабочий день;
• Отсутствие подписи уполномоченного лица. Решение: всегда ставить подпись и, если требуется, печать организации.
• Неправильная нумерация записей. Решение: вести журнал регистрации трудовых книжек или использовать автоматизированную систему кадрового учёта.
• Ошибка в форме ЕФС‑1 при передаче данных в СФР. Решение: использовать проверенные программные комплексы (1С, SAP, «КонсультантПлюс» и др.) с актуальными шаблонами форм.
• Не выдача трудовой книжки работнику. Решение: оформить акт о выдаче трудовой книжки под подпись работника; при отработке – направить заказным письмом с уведомлением.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать сокращённую формулировку «Уволен по собственному желанию» без указания статьи ТК?

Да, если в приказе чётко указано основание (пункт 3 ст. 77 ТК РФ). Однако для полной соответствия нормативным требованиям рекомендуется приводить полную ссылку на статью и пункт.

Нужно ли заверять запись в трудовой книжке нотариально?

Нет. Заверение производится подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она используется). Нотариальное заверение не требуется.

Что делать, если работник отказался от электронной трудовой книжки?

В этом случае ведётся бумажная трудовая книжка. Работодатель обязан выдать её на руки в день увольнения и внести запись в соответствии с бумажным форматом.

Как исправить ошибку в уже внесённой записи?

Ошибка исправляется путем внесения новой записи с пометкой «Исправление». В графе «Сведения о работе» указывают верную формулировку и ссылаются на номер ошибочной записи (например, «Исправление записи № 42»). В электронной форме подаётся уточняющий сведения в форме ЕФС‑1 с кодом исправления.

Срок хранения трудовой книжки после увольнения?

Трудовая книжка хранится у работника бессрочно. У работодателя копия (или электронные данные) хранится 50 лет после увольнения в соответствии с Федеральным законом «О трудовых книжках».

Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд при увольнении?

Да. Через форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1) сведения о прекращении трудовой деятельности передаются в СФР (преемник ПФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Оформление трудовой книжки при увольнении – процедура, требующая внимательного отношения к нормативным требованиям и точности документации. Следуя представленному алгоритму, используя актуальные образцы записей и избегая типичных ошибок, кадровик обеспечит законность действий работодателя и защитит права работника.

Помните, что ключевые принципы:

• запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа;
• внесение записи производится в день увольнения (или в первый рабочий день после выходного/праздничного);
• при работе с электронной трудовой книжкой необходимо своевременно передавать данные в СФР через форму ЕФС‑1;
• всегда проверяйте правильность нумерации, дат и ссылок на нормативные акты.

Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие претензий со стороны инспекции труда и обеспечит работнику корректный трудовой стаж для будущего назначения пенсии и социальных выплат.