Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад, а с 1 января 2026 года в нашей стране полностью завершается переходный период по её внедрению. Это означает, что трудовой стаж и все изменения в карьере теперь фиксируются преимущественно в цифровом формате. Трудовая книжка — основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить увольнение сотрудника при использовании ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционного бумажного документа, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где и когда работал человек, о его переводах и увольнениях. Данные хранятся на серверах Социального фонда России (СФР) и защищены от порчи, утери или фальсификации.

Особенности увольнения при ЭТК в 2026 году

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях вести бумажный вариант все еще требуется (для тех, кто сохранил за собой это право до конца 2020 года). С 1 января 2026 года переходный период завершен, и для большинства работников теперь актуален исключительно электронный формат.

Процесс увольнения сотрудника с ЭТК имеет свои нюансы, о которых должны знать руководители и специалисты кадровых подразделений, директора и специалисты по управлению персоналом, а также юристы.

Пошаговый алгоритм действий при увольнении

1. Издание приказа об увольнении. Как и при бумажной книжке, процедура начинается с подписания приказа о прекращении трудового договора по соответствующей статье (например, по собственному желанию или по соглашению сторон).
2. Формирование отчета в СФР. Это ключевой этап. Работодатель обязан передать сведения об увольнении в Социальный фонд России. Для этого подаются формы ЕФС-1 (или актуальные формы отчетности, действующие в 2026 году).
3. Соблюдение сроков. Сведения об увольнении должны быть переданы в фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о прекращении трудового договора.
4. Выдача бумажной трудовой книжки (при наличии). Если сотрудник ранее не отказался от бумажной книжки, работодатель обязан внести в нее запись об увольнении и выдать её на руки в последний рабочий день.
5. Выдача сведений о трудовой деятельности. По запросу сотрудника, работодатель обязан предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки за период работы в данной организации.

Как правильно сформулировать запись при увольнении по собственному желанию?

Часто у кадровиков возникает вопрос: «Не могу разобраться с формулировкой записи в трудовую книжку при увольнении сотрудника по собственному желанию исходя из новых требований».

При подаче сведений в электронном формате важно корректно указать:

• Код причины увольнения: для увольнения по собственному желанию используется код, соответствующий пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
• Текстовую формулировку: она должна строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
• Дату увольнения: последний рабочий день сотрудника.
• Номер и дату приказа: реквизиты документа, на основании которого произведено увольнение.

Права и обязанности сотрудника

При увольнении работник имеет право:

• Получить доступ к своей ЭТК через портал «Госуслуги» или приложение СФР в любое удобное время.
• Запросить у работодателя выписку из ЭТК на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Получить свою бумажную трудовую книжку на руки, если она велась ранее и хранилась у работодателя.

Ответственность работодателя

Важно помнить, что за несвоевременную или некорректную подачу сведений в СФР работодатель несет административную ответственность. Штрафы за нарушение сроков подачи отчетности или внесение недостоверных данных могут быть существенными, поэтому специалисты по кадровому делопроизводству должны строго следить за соблюдением регламента.

Увольнение сотрудника с применением электронной трудовой книжки требует от кадровиков внимательности и соблюдения сроков передачи данных в СФР. Завершение переходного периода в 2026 году делает ЭТК основным и безальтернативным инструментом фиксации стажа для новых сотрудников, что в конечном итоге упрощает документооборот и повышает прозрачность трудовых отношений.