Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию гражданина. Любые ошибки, допущенные при внесении записей, могут обернуться серьезными проблемами: от недоначисления пенсии до отказа в трудоустройстве. Именно поэтому кадровику или работодателю так важно знать, как правильно оформить увольнение сотрудника.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм внесения записи об увольнении в бумажную трудовую книжку, опираясь на актуальные требования Трудового кодекса РФ и новых Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Общие правила внесения записи об увольнении

Прежде чем приступить к заполнению граф, необходимо запомнить несколько базовых принципов:

• Нумерация сквозная. Порядковый номер записи (графа 1 раздела «Сведения о работе») должен идти по порядку вслед за предыдущей записью (например, о переводе или приеме). Если оформлен вкладыш, нумерация в нем продолжается в соответствии с первичным документом.
• Формат даты. Дата увольнения (графа 2) всегда вносится строго в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Как правило, это последний рабочий день сотрудника, если только он не уходит в отпуск с последующим увольнением.
• Основание для записи. Запись вносится только на основании приказа (распоряжения) работодателя об увольнении.
• Ознакомление под роспись. Администрация обязана ознакомить владельца трудовой книжки с каждой внесенной записью под расписку в личной карточке (форма № Т-2), где должна быть повторена точная запись из трудовой.

Пошаговое заполнение раздела «Сведения о работе»

При внесении записи об увольнении (прекращении трудового договора) необходимо заполнить четыре графы:

1. Графа 1. Укажите порядковый номер записи.
2. Графа 2. Укажите дату увольнения (последний день работы сотрудника).
3. Графа 3. Сделайте саму формулировку записи об увольнении. Здесь важно указать причину и сослаться на норму ТК РФ.
   Важно: при оформлении ссылки сначала указывается пункт, затем часть (если есть), а затем статья ТК РФ.
4. Графа 4. Укажите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

Формулировки записей при разных основаниях увольнения

На практике кадровые специалисты чаще всего ошибаются именно в формулировке основания и ссылке на статью ТК РФ. Закон уравнивает между собой по смыслу слова «уволить», «прекратить трудовой договор» и «расторгнуть трудовой договор». Использование любого из этих вариантов будет равнозначным.

Увольнение по собственному желанию (по инициативе работника)

Это самый частый повод для расторжения трудовых отношений. Критически важно помнить: при увольнении по собственному желанию ссылаться нужно на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 (ст. 80 лишь описывает процедуру, а ст. 77 содержит общие основания).

Пример записи в графе 3:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение при сокращении штата

Если инициатором выступает работодатель в связи с сокращением штата работников организации, ссылаться следует на пункт 2 статьи 81 ТК РФ.

Пример записи в графе 3:

«Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение в порядке перевода

При переводе сотрудника в другую компанию понадобится оформить увольнение в порядке перевода со ссылкой на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Пример записи в графе 3:

«Уволен в порядке перевода в общество с ограниченной ответственностью «Название», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение в связи с выходом на пенсию

Согласно разъяснениям Роструда, при выходе на пенсию в трудовую вносится запись, подчеркивающая причину инициативы работника.

Пример записи в графе 3:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Заверение записей об увольнении

После внесения всех записей об увольнении в трудовую книжку, их необходимо правильно заверить. Согласно актуальному порядку:

1. Записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также подписью самого работника.
2. Ставится печать работодателя (при наличии). Обратите внимание: печать нужно ставить таким образом, чтобы она не перекрывала текст и легко читались записи, которые вы внесли в книжку (особенно даты и формулировки).

Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД)

Не стоит забывать, что в связи с массовым переходом на электронный документооборот, сведения о трудовой деятельности теперь ведутся и в цифровом формате. Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (согласно ст. 66.1 ТК РФ), то при его увольнении в бумажную трудовую книжку записи не вносятся.

В таком случае работодатель обязан подать в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД. Срок на подачу СЗВ-ТД при увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Ответственность за ошибки

Ошибки, допущенные при внесении записей в трудовую книжку, могут стать причиной недоначисления будущей пенсии и других проблем. Если ошибка все же допущена, ее необходимо правильно исправить: зачеркивать ничего нельзя, следует внести запись о признании недействительной предыдущей записи и после этого сделать правильную формулировку.

Однако, как показывают недавние исследования (например, от сервиса SuperJob), в условиях кадрового голода рекрутеры все реже обращают внимание на формулировки записи об увольнении в трудовых книжках кандидатов. Тем не менее, соблюдение закона со стороны работодателя остается обязательным требованием, за нарушение которого предусмотрена административная ответственность.

Краткая шпаргалка для кадровика

• Графа 1 — порядковый номер (сквозная нумерация).
• Графа 2 — дата увольнения (ДД.ММ.ГГГГ).
• Графа 3 — точная формулировка: сначала причина, затем «пункт [номер] части [номер] статьи [номер] ТК РФ».
• Графа 4 — дата и номер приказа об увольнении.
• После записи, подписи сторон и печать (если есть), не перекрывающая текст.
• Ознакомить работника под роспись в карточке Т-2.
• Если трудовая электронная — сдать СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня.

Соблюдение этих несложных правил позволит избежать ошибок, защитить интересы работника и обезопасить работодателя от возможных трудовых споров и штрафов со стороны трудовой инспекции.