Смерть сотрудника — это всегда тяжелая ситуация, требующая от работодателя не только тактичности, но и строгого соблюдения законодательных норм. Одним из ключевых вопросов в процессе оформления прекращения трудового договора является правильная выдача трудовой книжки родственникам покойного. В 2026 году процедура регулируется Трудовым кодексом РФ, Правилами ведения трудовых книжек и архивными нормативами.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно уволить умершего сотрудника, какую запись внести в документ, кто имеет право его забрать и как оформить передачу, чтобы избежать юридических рисков.
Основание для увольнения и порядок действий
Трудовой договор с работником прекращается в связи с его смертью. Датой увольнения считается дата смерти, указанная в свидетельстве о смерти, или дата вступления в силу решения суда о признании работника умершим.
Алгоритм действий работодателя:
- Получить копию свидетельства о смерти (предоставляется родственниками) или дождаться получения извещения от органов ЗАГС (если родственники не обратились сразу).
- Издать приказ об увольнении. В приказе указывается основание: п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ («смерть работника»).
- Оформить записку-расчет (форма Т-61), где начислить все полагающиеся выплаты (зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и т.д.).
- Внести запись в трудовую книжку.
- Выдать трудовую книжку уполномоченному лицу.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке умершего работника вносится в обычном порядке, как при увольнении. Важно соблюдать хронологию и точность формулировок.
Пример заполнения граф:
- Графа 1 (№ записи): Порядковый номер.
- Графа 2 (Дата): Дата увольнения (совпадает с датой смерти).
- Графа 3 (Сведения о работе): «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4 (Документ-основание): «Приказ от [дата] № [номер]».
Важно: Подпись самого работника в трудовой книжке не ставится, так как он не может ее заверить. Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).
Кто имеет право получить трудовую книжку?
Трудовая книжка выдается не любому желающему, а близким родственникам умершего. К ним относятся:
- Супруг(а);
- Родители;
- Дети (в т.ч. усыновленные);
- Братья и сестры;
- Другие родственники, если они проживали совместно с умершим или могут подтвердить родство документально.
Для получения документа родственник должен предъявить:
- Свой паспорт (для идентификации личности).
- Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении, о смерти с указанием родственных связей и т.д.).
Порядок выдачи и оформление расписки
Самый надежный способ передачи трудовой книжки — личное вручение под расписку. Это защищает работодателя от претензий в случае потери документа или споров между наследниками.
Как оформить расписку?
Родственник пишет расписку в произвольной форме или по образцу организации. В ней должны быть указаны:
- ФИО и паспортные данные получателя;
- ФИО умершего сотрудника;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Дата получения;
- Подпись получателя.
Примерный текст расписки:
«Я, Иванов Иван Иванович (паспорт серии 4500 № 123456, выдан ОВД «Центральный» г. Москвы ), подтверждаю получение трудовой книжки серии ТК № 9876543, принадлежавшей моей матери, Петровой Марии Сергеевне, умершей . Трудовая книжка получена в отделе кадров ООО «Пример» .»
Регистрация в книге учета
Факт выдачи обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек. В графе «Подпись работника, получившего трудовую книжку» расписывается родственник. В графе «Примечание» можно сделать пометку: «Выдана в связи со смертью работника, родственнику (указать степень родства)».
Выдача по почте
Если родственники не могут забрать трудовую книжку лично, они могут попросить отправить ее по почте. Однако здесь действуют строгие правила:
- От родственника должно поступить письменное заявление с просьбой выслать документ почтой.
- Отправка производится только ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Квитанцию об отправке и опись необходимо сохранить в личном деле сотрудника как доказательство исполнения обязанностей работодателя.
Без письменного заявления отправлять трудовую книжку почтой рискованно. В случае утери или недоставки ответственность ляжет на работодателя.
Что делать, если родственники не объявляются?
Это критически важный момент. Если трудовая книжка не была получена родственниками в день увольнения (смерти), работодатель не вправе выбрасывать ее или хранить у себя бесконечно.
Согласно правилам архивного дела (в частности, Перечню типовых управленческих архивных документов), трудовые книжки невостребованные умершими сотрудниками подлежат хранению в архиве организации в течение 50 лет (для документов, созданных после 2003 года). Только по истечении этого срока они могут быть уничтожены в установленном порядке.
Рекомендация: Если в течение длительного времени (например, несколько месяцев) никто не обращается за трудовой книжкой, работодателю следует:
- Зафиксировать попытки связи с родственниками (если контакты известны).
- Оформить акт о невостребованности документа.
- Передать трудовую книжку на архивное хранение, выделив ее в отдельную опись.
Правильное оформление выдачи трудовой книжки умершего сотрудника — это вопрос не только соблюдения закона, но и проявления уважения к памяти человека и его семье. Наличие расписки, корректная запись в трудовой и книге учета, а также соблюдение сроков хранения в случае невостребованности обезопасят организацию от возможных проверок и судебных исков.
Помните: даже в сложных жизненных ситуациях делопроизводство должно вестись безупречно. Сохраняйте все копии документов, заявлений и почтовых квитанций в личном деле умершего работника.