Внесение записи об увольнении в трудовую книжку — это финальный и один из самых важных этапов оформления прекращения трудовых отношений․ Ошибка в формулировке или дате может создать проблемы бывшему сотруднику при трудоустройстве и повлечь штрафы для работодателя․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить увольнение в 2026 году, учитывая актуальные требования Трудового кодекса РФ и порядок ведения трудовых книжек․
Общие правила заполнения при увольнении
Согласно действующему законодательству, запись в бумажную трудовую книжку вносится работодателем по основному месту работы․ Основанием служит приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора․
Ключевые требования к заполнению:
- Запись должна полностью соответствовать формулировке, указанной в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ)․
- Использовать сокращения слов (например, «ст․» вместо «статья», «п․» вместо «пункт») в наименовании основания увольнения запрещено․
- Даты во всех графах должны быть проставлены арабскими цифрами (день и месяц — двузначными, год — четырехзначными)․
- Запись можно внести от руки (чернилами черного, синего или фиолетового цвета), с помощью штампа или напечатать на принтере (согласно письму Минтруда)․
Структура записи в разделах 3, 4 и 5
Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе»․ Она располагается в графах с 1 по 4:
Графа 1 (№ записи): Порядковый номер записи (сквозная нумерация)․
Графа 2 (Дата): Дата увольнения (последний рабочий день)․
Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении):
- Указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт и статью ТК РФ․
- Ниже указывается должность, которую занимал работник․
- Еще ниже ставится подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации (если она используется)․
- В этой же графе работник ставит свою подпись, подтверждая ознакомление․
Графа 4 (Документ-основание): Дата и номер приказа об увольнении․
Образцы записей для разных оснований увольнения
Ниже приведены правильные формулировки для наиболее распространенных ситуаций․ Помните: текст в кавычках должен быть внесен в графу 3 дословно․
Увольнение по собственному желанию
Это наиболее частое основание․ Формулировка должна ссылаться на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ․
> Пример записи в графе 3:
> Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
> Менеджер по продажам․
> (Подпись руководителя) (Подпись работника)
> Пример записи в графе 4:
> Приказ от № 45-к
Важно: Фразы «по собственному желанию» в чистом виде без ссылки на статью кодекса недостаточно, хотя в разговорной речи используется именно она․ Юридически верно писать «по инициативе работника»․
Увольнение по соглашению сторон
Если стороны договорились о расставании на взаимовыгодных условиях, используется пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ․
> Пример записи в графе 3:
> Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
> Главный бухгалтер․
> (Подписи)
Увольнение по сокращению штата
При сокращении численности или штата работников применяется пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ․ Здесь критически важно соблюсти процедуру уведомления․
> Пример записи в графе 3:
> Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
> Инженер-технолог;
> (Подписи)
Увольнение в порядке перевода
Если работник уходит на другое предприятие по переводу, запись имеет свои особенности․
> Пример записи в графе 3:
> Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе в общество с ограниченной ответственностью «Вектор», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
> Водитель-экспедитор․
> (Подписи)
Особенности 2026 года: Электронные и бумажные книжки
В 2026 году продолжает действовать двойная система учета․
Бумажные трудовые книжки: Ведутся только для тех сотрудников, кто подал письменное заявление о ведении бумажной книжки до конца 2020 года или имеет бумажную книжку, которая велась ранее․ Записи в них вносятся работодателем в день увольнения․
Электронные трудовые книжки (ЭТК): Для всех остальных сотрудников (кто не выбрал бумажный вариант) бумажные записи не вносятся․ Работодатель обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР) в форме СЗВ-ТД․
- Срок подачи: Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении․
- В ЭТК запись формируется автоматически на основе данных, переданных работодателем․
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы запись считалась valid (действительной), избегайте следующих ошибок:
- Неверная ссылка на статью закона․ Например, указание статьи 77 вместо 81 при увольнении за прогул․
- Сокращения․ Нельзя писать «п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ»․ Нужно писать полностью: «пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Отсутствие подписи работника․ Если работник отказывается подписывать запись, об этом составляется акт в присутствии свидетелей, который подшивается к личному делу․ Отсутствие подписи работника в самой книжке при наличии акта не делает запись недействительной, но требует правильного документального сопровождения․
- Запись раньше времени․ Нельзя вносить запись об увольнении раньше последнего рабочего дня․
Правильно оформленная запись в трудовой книжке — гарантия отсутствия проблем у работника при получении пенсии или нового места работы, а для работодателя, защита от трудовых споров․ В 2026 году важно внимательно проверять формулировки, сверяя их с актуальным текстом Трудового кодекса, и не забывать о своевременной передаче данных в СФР для формирования электронной трудовой книжки․
Помните: любая исправленная ошибка в трудовой книжке должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации с формулировкой «Запись исправлению верна»․