В 2026 году many работодателей всё ещё используют бумажную трудовую книжку как основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. При увольнении важно правильно оформить запись в этой книжке, а также соблюсти требования законодательства по выдаче и оформлению сопроводительных документов. В статье разберём, как правильно оформить увольнение в бумажной трудовой книжке, какие документы нужны и как избежать ошибок.

Что такое бумажная трудовая книжка и зачем она нужна?

Бумажная трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о:

• приёме на работу;
• продолжительности работы;
• выплатах и надбавках;
• дисциплинарных взысканиях;
• перенесении, переводе, переводе на другую должность и т.д.

С 2025 года в России действует закон, позволяющий заменять бумажную форму выпиской из электронного реестра (ЕФС‑1). Тем не менее, многие организации продолжают вести бумажные записи, особенно в случаях, когда сотрудник требует именно такой формы.

Как выглядит запись о увольнении?

В правом столбце (столбец «Отметки») вносится запись о прекращении трудовых отношений. Пример оформления:

Увольнение по собственному желанию
Дата увольнения: 
Номер приказа: 123‑2026

Эти данные должны быть подписаны руководителем организации и заверены печатью компании.

Какие документы выдавать сотруднику при увольнении?

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, при увольнении сотрудник имеет право получить:

1. Трудовую книжку (или выписку из неё в электронном виде).
2. Справку о доходах (форма 2‑НДФЛ).
3. Справку о среднем заработке (для расчёта компенсаций).
4. Справку о правах на страховое возмещение (если есть).
5. Документы, подтверждающие отпускные и иные выплаты.

Если сотрудник не забрал документы в день увольнения, работодатель обязан уведомить его, что они всё равно должны быть получены (см. ст. 84.1 ТК РФ). Пересылка по почте или отправка на указанный им адрес также допускается.

Процедура внесения записи об увольнении в бумажную книжку

Ключевые требования

• Запись вносится в правый столбец трудовой книжки.
• Указываются: дата увольнения, основание (приказ, соглашение), номер приказа и подпись руководителя.
• Запись должна быть заверена печатью организации.
• При необходимости вносить уточнения (например, «по соглашению сторон»).

Пример оформления

Запись в трудовой книжке:
Увольнение по собственному желанию
Дата увольнения: 
Номер приказа: 123‑2026 от 
Подпись: ______________________
Печать: ______________________

Сроки

Запись вносится в течение трёх рабочих дней после подписания приказа об увольнении. Это требование следует соблюдать, чтобы избежать нарушений при проверках трудовой инспекции.

Как правильно оформить форму ЕФС‑1 при увольнении

С 2025 года вместо традиционной бумажной трудовой книжки в большинстве случаев используется электронная форма ЕФС‑1. При увольнении необходимо:

1. Заполнить форму ЕФС‑1, указав сведения о трудовой деятельности, стаже, заработной плате и дополнительных взносах.
2. Внести данные в подраздел 1.1 (Сведения о трудовой деятельности).
3. Отправить форму в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (п. 5 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ).

Эта процедура обязательна даже если сотрудник получает бумажную трудовую книжку – электронный отчёт служит официальным подтверждением факта увольнения.

Частые ошибки и как их избежать

• Омиссивное указание даты увольнения. Дата должна быть точной и указана в полном виде (дд.мм.гггг).
• Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.
• Неправильное основание увольнения. Указывайте точный пункт ТК РФ (например, «по собственному желанию», «по сокращению», «по вине работника»).
• Отсутствие печати. Печать организации должна быть поставлена рядом с подписью.
• Запоздалое отправление формы ЕФС‑1. Срок – не позже следующего рабочего дня после приказа.

Что делать, если сотрудник не может забрать документы в день увольнения?

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в такой ситуации работодатель может:

• Переслать документы по почте по запросу сотрудника.
• Отправить бумажную трудовую книжку и другие справки на адрес, указанный в заявлении сотрудника.

Важно зафиксировать факт отправки (копию письма, подтверждение получения) – это защитит обе стороны от споров.

Бумажная трудовая книжка остаёться важным документом для фиксации трудовой истории сотрудника. При увольнении необходимо:

1. Своевременно внести запись в правый столбец книжки, указав дату, основание и номер приказа.
2. Завершить запись подписью и печатью организации.
3. Выдать сотруднику все обязательные документы (трудовую книжку, справки, приказы).
4. При необходимости оформить электронный отчёт ЕФС‑1 и отправить его в СФР не позднее следующего рабочего дня.

Соблюдение этих требований гарантирует, что процесс увольнения будет юридически корректным и не вызовет проблем при возможных проверках или судебных разбирательствах.

Ключевые слова: увольнение, бумажная трудовая книжка, форма ЕФС‑1, СФР, приказ об увольнении, запись в трудовой книжке, трудовое право, 2026 год.