Переход на электронный формат ведения трудового стажа значительно упростил документооборот‚ но вызвал множество вопросов у работодателей и сотрудников. В отличие от бумажной книжки‚ где запись вносится вручную‚ «запись» в электронную трудовую книжку (ЭТК) представляет собой передачу структурированных данных в Социальный фонд России (СФР).
Что такое «запись» в электронной трудовой книжке?
Важно понимать: электронная трудовая книжка, это не файл или документ‚ который работодатель редактирует в текстовом редакторе. Это совокупность сведений‚ хранящихся в информационной системе СФР.
Когда мы говорим о том‚ «что писать» при увольнении‚ речь идет о заполнении специальной отчетности‚ которая и формирует запись в истории трудовой деятельности сотрудника.
Главный документ при увольнении: Форма ЕФС-1
Основным инструментом для фиксации увольнения в ЭТК является форма ЕФС-1 (подраздел 1.1). Именно через этот документ работодатель сообщает государству о расторжении трудового договора.
Какие данные должны быть указаны в сведениях об увольнении:
- Дата расторжения трудового договора: последний рабочий день сотрудника.
- Основание увольнения: ссылка на статью Трудового кодекса РФ (например‚ ст. 80 ТК РФ при увольнении по собственному желанию).
- Причина увольнения: конкретная формулировка‚ соответствующая приказу об увольнении.
Важно: Срок подачи формы ЕФС-1 в СФР — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
Популярные формулировки для оснований увольнения
Хотя в ЭТК данные передаются в виде кодов и структурированных полей‚ в основе лежат стандартные формулировки ТК РФ:
- По собственному желанию: «Уволен по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По соглашению сторон: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон‚ пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В связи с истечением срока договора: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора‚ пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Какие документы выдаются сотруднику при ЭТК?
Поскольку физически трудовая книжка у сотрудника может отсутствовать (если он перешел на электронный формат)‚ работодатель обязан предоставить альтернативные подтверждения стажа:
Справка СТД-Р
Это основной документ при увольнении сотрудника с ЭТК. Форма СТД-Р содержит сведения о периоде работы у данного работодателя‚ занимаемых должностях и основаниях увольнения. Она выдается:
- При увольнении сотрудника (обязательно).
- По заявлению работника в любое время.
Другие необходимые документы
Помимо СТД-Р‚ при увольнении сотруднику должны быть выданы:
- Справка о заработке за последние 2 года (форма 182н) — необходима для расчета пособий по временной нетрудоспособности (больничных).
- Справка 2-НДФЛ — о доходах и удержанных налогах.
- Копии приказов (о приеме‚ переводе‚ увольнении) — по запросу работника.
Частые вопросы и проблемы
Что делать‚ если работодатель не внес запись об увольнении?
Если вы обнаружили‚ что в личном кабинете на Госуслугах запись об увольнении отсутствует‚ следует:
- Обратиться к бывшему работодателю с письменным требованием исправить ошибку.
- В случае отказа или ликвидации фирмы — обратиться в Трудовую инспекцию или суд.
- Если фирма ликвидирована‚ запись может быть внесена через СФР на основании имеющихся архивных документов.
Нужно ли выдавать бумажную книжку‚ если есть ЭТК?
Если сотрудник не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку‚ работодатель продолжает вести бумажный вариант. В этом случае в последний день работы бумажная книжка выдается на руки‚ а сведения в СФР все равно передаются через ЕФС-1.
Резюме для работодателя
Чтобы правильно «записать» увольнение в электронную трудовую‚ следуйте алгоритму:
Приказ об увольнении $
ightarrow$ Заполнение подраздела 1.1 формы ЕФС-1 $
ightarrow$ Отправка в СФР (до следующего рабочего дня) $
ightarrow$ Выдача справки СТД-Р и справки 182н сотруднику.