Увольнение сотрудника — это не только завершение трудовых отношений, но и строго регламентированный процесс документального оформления. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, а бумажные сохранились лишь для ограниченного круга лиц, правильность внесения заключительной записи остается критически важной. Ошибка в формулировке или дате может создать проблемы работнику при получении пенсии или нового места работы.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись об увольнении, какие основания указать и как действовать в сложных ситуациях.

Общие правила заполнения при увольнении

Согласно действующему законодательству РФ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку (бумажную) в последний день работы сотрудника. Работодатель обязан выдать документ на руки работнику в этот же день.
Ключевые требования к записи:

• Формулировка: Должна дословно соответствовать статье Трудового кодекса РФ (ТК РФ).
• Подпись: Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Подпись самого работника рядом с записью об увольнении не требуется (достаточно его подписи в книге учета движения трудовых книжек).
• Основание: Обязательно указывается ссылка на конкретный пункт части 1 статьи 77 ТК РФ или другую соответствующую статью;

> Важно: С 2020 года для большинства работников ведутся только электронные трудовые книжки. Однако, если у сотрудника сохранилась бумажная версия, запись в нее вносится по тем же правилам, что и ранее.

Алгоритм внесения записи

Процесс оформления увольнения выглядит следующим образом:

Издание приказа: На основании заявления работника или соглашения сторон издается приказ об увольнении.
Ознакомление: Сотрудник знакомится с приказом под роспись.
Внесение записи: В бумажную трудовую книжку вносится запись.
Заверение: Запись подписывается и заверяется печатью.
Выдача: Трудовая книжка выдается работнику с записью об увольнении.
Отчетность: Работодатель сдает форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с датой получения заявления или издания приказа.

Образцы записей для различных оснований увольнения

Формулировка записи зависит от причины расторжения трудового договора. Ниже приведены самые распространенные варианты.

Увольнение по собственному желанию

Это наиболее частое основание (пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ).

Пример записи:
> Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Обратите внимание: фраза «по собственному желанию» в самой записи не обязательна, если использована точная формулировка закона «по инициативе работника», но часто кадровики пишут именно так для ясности.

Увольнение по соглашению сторон

Основание — пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Пример записи:
> Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Истечение срока трудового договора

Актуально для срочных контрактов (пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ).

Пример записи:
> Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Увольнение по инициативе работодателя

Например, за прогул (подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ).

Пример записи:
> Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей — прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Особенности реорганизации и переименования компании

Часто возникает вопрос: что делать, если между последними записями и увольнением произошла реорганизация или переименование компании?

Если в период работы сотрудника (например, между переводом в 2018 году и увольнением в 2026 году) юридическое лицо меняло название или реорганизовывалось, в трудовую книжку не нужно вносить отдельные записи о переименовании перед увольнением, если это не было сделано вовремя. Однако, при увольнении важно указать актуальное название организации-работодателя.

В отчетность (ранее СЗВ-ТД, теперь ЕФС-1) в таких случаях вносится кадровое мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ. Но в самой трудовой книжке запись об увольнении делается от имени текущего работодателя с новым названием.

Электронная vs Бумажная трудовая: в чем разница?

В 2026 году ситуация с трудовыми книжками разделилась на два трека:

Электронная трудовая книжка (ЭТК): Основной формат. Запись об увольнении формируется работодателем в электронном виде и передается в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1. Работник может получить выписку в МФЦ, на портале Госуслуг или у работодателя.
Бумажная трудовая книжка: Сохраняется у тех, кто подал соответствующее заявление до конца 2020 года, а также у работников, впервые поступающих на работу после 2021 года, если они выбрали бумажный формат (хотя для новых работников с 2021 года бумажные уже не заводятся, они ведутся только электронно, исключение — совместители, попросившие внести запись).

• Если бумажная книжка велась, запись в нее вносится обязательно.
• Если бумажной книжки у работника нет (утеряна или не велась), ему предоставляются сведения о трудовой деятельности в виде выписки (форма СТД-Р).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на статью закона. Нельзя писать просто «уволен по собственному желанию». Обязательно нужна ссылка: «пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ».
• Неверная дата. Дата записи должна совпадать с последним днем работы.
• Лишние подписи. Требовать от работника расписаться непосредственно в графе «Подпись работника» рядом с записью об увольнении не нужно. Его подпись фиксируется в журнале учета выдачи трудовых книжек.
• Игнорирование ЕФС-1. Несвоевременная сдача отчета ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) грозит штрафами для работодателя.

Правильное оформление записи об увольнении — это финальный аккорд в трудовых отношениях, который должен быть сыгран без фальши. Использование точных формулировок из Трудового кодекса, соблюдение сроков выдачи документа и своевременная отчетность защитят работодателя от претензий трудовой инспекции, а работнику гарантируют беспроблемное трудоустройство в будущем.

Помните: даже в эпоху цифровизации внимательность к деталям при заполнении документов (будь то электронный реестр или бумажная книжка) остается признаком профессионализма кадровой службы.