В процессе трудовой деятельности каждый работник рано или поздно может столкнуться с ситуацией, когда в его бумажной трудовой книжке заканчиваются свободные строки. Особенно часто это происходит в разделе «Сведения о работе», так как записи в нем появляются при каждом приеме, переводе или увольнении. Как правильно поступить в такой ситуации работодателю и работнику, чтобы не нарушить закон и не потерять стаж? Разберемся во всех нюансах и правилах.
Главное правило: оформляем вкладыш
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (будь то «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»), оформлять новый бланк трудовой книжки категорически запрещено. В соответствии с нормативными документами, в этом случае необходимо оформить работнику вкладыш в трудовую книжку.
Вкладыш, это официальный документ, который имеет свою серию и номер, строгую отчетность и ведется по тем же правилам, что и сама трудовая книжка. Он подшивается к трудовой книжке и без нее считается недействительным.
Как и за чей счет приобретается вкладыш?
Часто возникает вопрос: кто должен покупать вкладыш? Согласно законодательству, обеспечение работников бланками трудовых книжек и вкладышей в них — это обязанность работодателя; Работодатель обязан:
- Иметь в запасе необходимое количество чистых бланков.
- Оформить вкладыш при необходимости.
- Взять с работника плату за предоставленный бланк (в размере расходов на его приобретение), либо удержать эту сумму из заработной платы по заявлению работника.
Исключение: если бланк был испорчен по вине работодателя, он обязан выдать новый вкладыш бесплатно.
Как правильно перенести запись во вкладыш
Нередко у кадровиков встает вопрос о том, как правильно продолжить запись, если место в трудовой книжке закончилось. Здесь есть строгие правила, нарушать которые нельзя:
Сквозная нумерация
Нумерация записей во вкладыше не начинается заново. Она должна быть сквозной, продолжающей нумерацию трудовой книжки. Например, если последняя запись в трудовой книжке была под номером 25, то первая запись во вкладыше будет под номером 26.
Перенос незаконченной записи
Если в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки работника остались свободными две строки (или даже одна), то необходимо начало записи о приеме на работу (или увольнении) сделать в трудовой книжке, а затем продолжить ее во вкладыше. Переносить запись целиком на чистый лист вкладыша, минуя оставшиеся пустые строки в книжке, нельзя, это ошибка.
Заверение записей
Все записи должны производиться в своем разделе, как это предусмотрено Порядком ведения и хранения трудовых книжек. На это неоднократно обращал внимание Роструд. Если запись об увольнении начата в трудовой книжке, а продолжена во вкладыше, то подписи работодателя и работника, а также печать (при наличии) ставятся во вкладыше, под завершенной записью.
Как оформить выдачу вкладыша
Сам по себе вкладыш не имеет юридической силы без трудовой книжки. Чтобы связать эти два документа, необходимо:
- На титульном листе трудовой книжки (вверху) поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.
- Если такого штампа нет, допускается вписать эту информацию от руки разборчивым почерком.
- Вкладыш вшивается в трудовую книжку (обычно в конец документа или между последним разворотом обложки). Прошивается он вместе с книжкой.
- Титульный лист вкладыша заполняется так же, как и титульный лист трудовой книжки, с актуальными данными работника на момент выдачи вкладыша.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Если страницы закончились, а документ был утерян, либо если вам нужно восстановить записи о вашем стаже работы, вам нужно обратиться в организацию, в которой вы работали последний раз. Для восстановления записей работодатель создаст дубликат трудовой книжки.
В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через портал Госуслуги. Вам необходимо написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Проверить свой трудовой стаж можно легко и быстро через Госуслуги, где в личном кабинете можно найти сведения о стаже и скачать выписку из индивидуального лицевого счета.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): будущее документооборота
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников, так как решило проблему заканчивающихся страниц и утери документов.
Важно: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж новых сотрудников будет вестись исключительно в электронном виде. Однако бумажные трудовые книжки тех, кто успел их завести до этого времени, продолжают действовать наравне с электронными. Владея информацией о том, что и как делать, если закончилась бумажная трудовая книжка, и как правильно продолжить запись, будет гораздо проще менять фамилию и оформлять записи как в нее, так и во вкладыше.
Если в трудовой книжке закончилось место в разделе «Сведения о работе», паниковать не нужно. Алгоритм действий прост и регламентирован: оформляется вкладыш, записи продолжаются со сквозной нумерацией, а если осталось пару строк — они дозаполняются перед переносом во вкладыш; Внимательное отношение к этим правилам позволит кадровику избежать штрафов, а работнику — сохранить непрерывный и подтвержденный трудовой стаж.