С 2020 года в России постепенно переходят на ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот переход затрагивает не только основных сотрудников, но и тех, кто работает по внешнему совместительству. Многие работодатели и сотрудники до сих пор не до конца понимают, как правильно отражать информацию о совместительстве в ЭТК, какие документы требуются и какие ошибки могут привести к юридическим последствиям. В этой статье мы подробно разберём все аспекты оформления внешнего совместительства в электронной трудовой книжке.
Что такое внешнее совместительство?
Внешнее совместительство, это выполнение работником регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время у другого работодателя. При этом:
- Работник имеет основное место работы (по основному трудовому договору);
- Вторая работа — по отдельному трудовому договору;
- Работа выполняется в свободное от основной работы время;
- Общая продолжительность работы по совместительству не должна превышать 4 часов в день (в соответствии с ТК РФ, ст. 284).
Обязательно ли вносить информацию о внешнем совместительстве в электронную трудовую книжку?
Да, обязательно.
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Постановлению Правительства РФ от № 1748, все сведения о трудовой деятельности работника, включая работу по совместительству, должны быть отражены в электронной трудовой книжке только по инициативе работника.
Важно: работодатель по месту совместительства не обязан вносить сведения в ЭТК автоматически. Он делает это только тогда, когда работник подал письменное заявление о желании включить информацию о совместительстве в свою электронную трудовую книжку.
Почему это важно?
- При оформлении пенсии — стаж по совместительству учитывается при назначении страховой пенсии;
- При оформлении пособий (например, по временной нетрудоспособности, декрету), учитываются все места работы;
- При смене работы — будущий работодатель видит полную историю трудовой деятельности;
- При проверке трудовой инспекцией, отсутствие записи может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
Как оформить внешнее совместительство в электронной трудовой книжке?
Процедура состоит из нескольких шагов:
Шаг 1: Работник подаёт заявление
Работник, устраивающийся на работу по совместительству, должен подать работодателю письменное заявление о включении сведений о его трудовой деятельности в электронную трудовую книжку. Форма заявления не установлена законом, но рекомендуется использовать следующий шаблон:
Заявление
Я, [ФИО полностью], [дата рождения], паспорт: [серия, номер, кем и когда выдан], прошу внести в мою электронную трудовую книжку сведения о работе по внешнему совместительству в ООО «Пример» с [дата начала] по [дата окончания или «по настоящее время»] на должности [название должности] в соответствии с трудовым договором № [номер] от [дата].
Подпись: __________
ФИО: __________
Шаг 2: Работодатель оформляет приказ
На основании заявления работодатель издаёт приказ о приёме на работу по совместительству (форма № Т-1 или унифицированная). В приказе обязательно указывается:
- ФИО работника;
- Должность;
- Дата начала работы;
- Условие: «по совместительству»;
- Основание: трудовой договор.
Шаг 3: Работодатель передаёт данные в ПФР
Работодатель обязан в течение одного рабочего дня с даты приёма на работу передать сведения в Пенсионный фонд России через систему электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
Важно: данные передаются в формате Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). В этом документе указываются:
- Реквизиты работодателя;
- Реквизиты работника;
- Дата начала и окончания работы;
- Должность;
- Основание приёма (трудовой договор);
- Признак: «совместительство»;
Шаг 4: ПФР обновляет электронную трудовую книжку
Пенсионный фонд автоматически обновляет электронную трудовую книжку работника в течение 1–3 рабочих дней. Работник может проверить обновления в:
- Личном кабинете на сайте www.pfrf.ru;
- Портале Госуслуги;
- Мобильном приложении «Электронная трудовая книжка».
Что делать, если работник уже работает по совместительству, но сведения не внесены?
Если работник уже трудится по совместительству, но сведения в ЭТК не были внесены, он может подать заявление в любое время. Работодатель обязан внести сведения с даты фактического начала работы, даже если это было несколько месяцев или лет назад.
В этом случае работодатель:
- Получает заявление от работника;
- Издаёт приказ о приёме на работу с датой фактического начала;
- Формирует и передаёт в ПФР корректирующие сведения (СТД-Р с признаком «внесение сведений по заявлению работника»);
- Уведомляет работника о внесении изменений.
Ошибки, которых следует избегать
Несмотря на простоту процедуры, ошибки встречаются часто. Вот самые распространённые:
- Не подано заявление от работника — работодатель не имеет права вносить сведения без согласия работника.
- Указано «основное место работы» вместо «совместительство» — это приведёт к искажению стажа и может повлиять на расчёт пенсии.
- Пропущена дата начала — без даты запись считается недействительной.
- Не переданы данные в ПФР в срок — штраф до 50 000 рублей для юридического лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Использование бумажной трудовой книжки при наличии ЭТК — если работник выбрал ЭТК, бумажная книжка должна быть передана ему на руки и больше не использоваться.
Как проверить, что сведения о совместительстве внесены?
Работник может проверить наличие записи в ЭТК несколькими способами:
- Зайти на сайт www.pfrf.ru → «Личный кабинет гражданина» → «Электронная трудовая книжка»;
- Использовать мобильное приложение «Электронная трудовая книжка» (доступно в App Store и Google Play);
- Обратиться в ближайшее отделение ПФР с паспортом и СНИЛС;
- Запросить выписку через портал Госуслуги.
В выписке должна быть запись вида:
Дата начала:
Наименование работодателя: ООО «Пример»
Должность: Менеджер по продажам
Основание: трудовой договор № 12 от
Признак: Работа по совместительству
Внешнее совместительство, это не «дополнительная» работа, а полноценная трудовая деятельность, которая имеет юридические последствия. Правильное оформление в электронной трудовой книжке — это:
- Защита прав работника на полный учёт стажа;
- Обеспечение прозрачности трудовых отношений;
- Соблюдение требований законодательства;
- Избежание штрафов и проверок со стороны трудовой инспекции.
Работодателю — не забывайте запрашивать заявление и передавать данные в ПФР в срок.
Работнику — не стесняйтесь требовать внесения сведений о совместительстве. Это ваше право, а не привилегия.
Помните: электронная трудовая книжка — это ваша история профессиональной жизни. Каждая запись в ней имеет значение. Даже если вы работаете по совместительству — это часть вашего трудового пути, и она должна быть отражена правильно.
Если у вас остались вопросы — обращайтесь в Пенсионный фонд России по телефону ###-###-#### или на сайт pfrf.ru.