Вопрос о том, как фиксировать в трудовой книжке временный перевод сотрудника, часто вызывает споры у кадровиков и руководителей. Законодательство РФ чётко разграничивает постоянные и временные переводы, но в практике встречаются разные трактовки. В этой статье мы разберём:

• Что представляет собой временный перевод согласно Трудовому кодексу;
• Какие переводы обязаны фиксироваться в трудовой книжке;
• Как правильно оформить временный перевод и как оформить запись, если он стал постоянным;
• Особенности отражения в электронной трудовой книжке и в Единой федеральной системе (ЕФС);
• Практический чек‑лист и образцы типовых документов.

Правовое определение временного перевода

Согласно ст. 72.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) переводом считается постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника, смена структурного подразделения, если это указано в трудовом договоре, а также переезд вместе с работодателем в другое место. При этом:

1. Временный перевод – это изменение, которое предполагает ограниченный срок (например, замещение отсутствующего сотрудника, выполнение проекта, сезонные работы).
2. Перевод считается постоянным, если после окончания установленного срока работник продолжает исполнять новые обязанности без ограничения по времени.

Что фиксируется в трудовой книжке?

Четвёртая часть ст. 66 ТК РФ (ч. 4) гласит, что в трудовую книжку вносятся сведения о:

• Работе, которую выполняет работник;
• Переводах на другую постоянную работу;
• Увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• Награждениях за успехи в работе.

Из этого следует, что временный перевод в трудовую книжку не вносится. Однако если временный перевод переходит в постоянный, запись о постоянном переводе обязательна.

Оформление временного перевода

Необходимые документы

• Заявление работника (по желанию, если перевод инициируется им).
• Приказ работодателя о временном переводе, в котором указываются:
  • Дата издания приказа;
  • Основание (замещение, проект и т.п.);
  • Новая должность и подразделение;
  • Срок действия (дата начала и дата окончания);
  • Ссылка на трудовой договор (если перевод предусмотрен договором).
• При необходимости – дополнительное соглашение к трудовому договору.

Электронный документооборот

Системы типа Контур.КЭДО позволяют оформить и подписать приказ в электронном виде. После подписания документ автоматически сохраняется в личном кабинете сотрудника и в базе кадровой службы, что упрощает последующее подтверждение факта перевода.

Как (не) отражать временный перевод в трудовой книжке

Поскольку в трудовую книжку вносятся только сведения о постоянных переводах, запись о временном переводе делается только в случае, если:

1. Временный перевод превратился в постоянный (по решению работодателя).
2. Работодатель желает зафиксировать факт выполнения новых функций в личной карточке работника (это отдельный документ, не трудовая книжка).

Запись при переходе от временного к постоянному

В соответствии с рекомендациями кадровых экспертов (см. КонсультантПлюс, Кадровик‑практик) запись вносится в традиционном порядке:

Пример записи:

1 Переведен(а) на должность «Ведущий инженер‑конструктор» Приказ № 12 от (временный), Приказ № 45 от (постоянный)

Ознакомление работника

Согласно ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с записью в трудовой книжке. Для этого в личной карточке сотрудника делается копия записи, которую работник подписывает.

Электронная трудовая книжка и ЕФС

При переходе временного перевода в постоянный сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР через Единый федеральный реестр (ЕФР). В графе «Дата приема, перевода, увольнения» указывается дата фактического начала исполнения обязанностей по временному переводу. При этом в системе указывается, что перевод стал постоянным, и прикрепляются реквизиты обоих приказов.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Определить цель перевода – временный или постоянный.
2. Подготовить приказ о временном переводе (указать срок, должность, подразделение).
3. Уведомить работника и получить его подпись (если требуется).
4. Внести запись в личную карточку сотрудника (не в трудовую книжку).
5. При необходимости оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
6. Если перевод стал постоянным:
   • Подготовить приказ о признании перевода постоянным (указать ссылки на предыдущий приказ).
   • Внести запись в трудовую книжку согласно пункту 4.1.
   • Ознакомить работника и получить подпись в личной карточке.
   • Обновить данные в ЕФС/Электронной трудовой книжке.
7. Сохранить все документы в кадровом деле не менее 5 лет.

Типовые образцы документов

Приказ о временном переводе

Приказ № 12
от г.

О временном переводе Иванова И.И. на должность «Ведущий инженер‑конструктор» в отдел «Разработка новых продуктов» с по г. в связи с выполнением проекта «X».

Основание: пункт 5.2 Трудового договора № 123 от г.

Подпись руководителя: ___________ / Петров П.П.

Приказ о признании перевода постоянным

Приказ № 45
от г.

О признании постоянным перевода Иванова И.И. на должность «Ведущий инженер‑конструктор» в отдел «Разработка новых продуктов» с г.

Ссылка: Приказ № 12 от г. (временный перевод).

Подпись руководителя: ___________ / Петров П.П.

Запись в трудовую книжку (пример)

1 Переведен(а) на должность «Ведущий инженер‑конструктор» Приказ № 12 от (временный), Приказ № 45 от (постоянный)

Соблюдая указанные правила, работодатель гарантирует законность кадровых действий и защищает интересы как организации, так и самого сотрудника.

Дата публикации: