Вопрос о том, как правильно оформить выдачу трудовой книжки сотруднику, который увольняется, а его родственник (супруг, родитель, ребёнок и т.п.) планирует взять её в пользование, часто вызывает недоразумения. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это существенно меняет порядок работы с документом, однако правила выдачи бумажной трудовой книжки остаются актуальными для тех, кто ещё использует традиционный вариант.
Правовой базис
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 59, ст. 61) и приказу Минтруда России от 28 июня 2020 г. № 394н, трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. При увольнении работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку работнику (или её электронный аналог);
- Оформить запись о прекращении трудового договора;
- Сделать отметку о всех начисленных и выплаченных компенсациях.
Кому можно передать трудовую книжку?
Трудовая книжка – личный документ работника. По закону её нельзя передавать третьим лицам без согласия владельца. Однако в реальной практике часто возникает ситуация, когда родственник (например, супруг) получает книжку «для хранения» или «для дальнейшего использования» в случае повторного трудоустройства. Важно различать два случая:
- Хранение у родственника. Работник может доверить книжку родственнику, но при этом сохраняет за собой право собственности. В этом случае в организации оформляется акт передачи с подписью работника.
- Передача в собственность. По закону это невозможно без официального оформления (например, при наследовании после смерти работника). В обычных увольнениях такой передачи не допускается.
Как оформить выдачу трудовой книжки при увольнении
Ниже представлена пошаговая инструкция, которую следует соблюдать работодателю:
- Подготовка заявления работника. Работник подаёт заявление об увольнении (по желанию – с указанием способа получения трудовой книжки).
- Проверка наличия записей. HR‑отдел проверяет, что в книжке сделаны все обязательные записи: даты приема, перевода, повышения, отпусков, командировок, а также запись о прекращении трудового договора.
- Составление акта приема‑передачи. Если книжка передаётся родственнику для хранения, оформляется акт, в котором указываются:
- ФИО работника и родственника;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Дата и подписи обеих сторон;
- Условие «книжка передана в целях хранения».
- Выдача оригинала. Работнику (или его уполномоченному представителю) вручается оригинал книжки. При передаче родственнику работник подписывает акт, а работодатель ставит печать.
- Регистрация факта выдачи. В журнале учета трудовых книжек фиксируется дата выдачи, ФИО получателя и причина (например, «выдача при увольнении, передача родственнику для хранения»).
- Информирование о переходе на ЭТК. Сотруднику разъясняют, что с 2026 года все новые записи будут вестись в электронном виде, и при желании он может оформить электронную трудовую книжку.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года полностью завершён переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:
- Все новые записи в трудовую книжку вносятся в электронном виде через портал Госуслуги;
- Работник может получить доступ к своей трудовой истории через личный кабинет;
- Бумажная трудовая книжка может быть заменена на электронную только по желанию работника.
Если работник, увольняющийся, уже имеет ЭТК, то при увольнении он получает уведомление о завершении трудового договора в электронном виде, а бумажную книжку ему выдавать не требуется.
Особенности при передаче книжки родственникам в разных ситуациях
Супруг(а) получает книжку для хранения
В этом случае рекомендуется оформить доверенность от работника на супругу, где указано право временно хранить трудовую книжку. Доверенность должна быть нотариально заверена, если её требуется предъявить в государственных органах.
Родитель получает книжку от несовершеннолетнего работника
Если работник – несовершеннолетний (например, студент, работающий по совместительству), его законный представитель (родитель или опекун) может получить книжку без отдельного акта, но с подписью самого работника и представителя организации.
Наследование трудовой книжки
Трудовая книжка может перейти в собственность наследника только после смерти работника и оформления наследства в нотариальной конторе. В этом случае наследник получает оригинал книжки вместе с нотариальным свидетельством о праве наследования.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли просто отдать книжку супругу без оформления актов?
- Теоретически да, но в случае спора в суде отсутствие официального акта может усложнить доказывание прав собственности. Поэтому рекомендуется оформить акт передачи.
- Что делать, если в книжке есть ошибки?
- Работник и работодатель совместно заполняют заявление об исправлении записей. Ошибки исправляются в присутствии представителя отдела кадров, а в ЭТК – через портал Госуслуг.
- Можно ли получить электронную трудовую книжку, если у меня уже есть бумажная?
- Да. Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК в отдел кадров. После подтверждения данных ему предоставляется доступ к электронному реестру, а бумажную книжку можно оставить у себя или сдать в архив организации.
- Обязан ли работодатель хранить бумажную книжку после увольнения?
- Нет. После выдачи книжки работнику (или его уполномоченному представителю) работодатель более не несёт ответственности за её сохранность.
Практический пример оформления акта передачи
Ниже приведён шаблон акта, который можно использовать в организации:
АКТ ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
г. ____________ «____» ___________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- Работник: ______________________ (ФИО), паспорт: ____________, выдан ____________,
- Получатель (родственник): ______________________ (ФИО), степень родства: ____________, паспорт: ____________,
Составили настоящий акт о передаче трудовой книжки № ________ (серия, номер) в целях хранения.
Условия передачи:
- Книжка передаётся без права собственности, работник сохраняет за собой право на её возврат.
- Получатель обязуется обеспечить сохранность книжки и вернуть её работнику по требованию.
Подписи сторон:
| Работник | _____________________/_____________________ |
| Получатель | _____________________/_____________________ |
| Представитель работодателя | _____________________/_____________________ |
Выдача трудовой книжки при увольнении – процесс, регулируемый Трудовым кодексом и нормативными актами Минтруда. При передаче книжки родственнику необходимо оформить соответствующий акт или доверенность, чтобы избежать юридических рисков. С 2026 года все новые записи будут вестись в электронном виде, однако бумажная книжка остаётся важным документом для тех, кто её использует.
Соблюдая перечисленные правила, работодатель и работник смогут корректно оформить увольнение, а родственники получат необходимую уверенность в сохранности важного документа.
Дата публикации: