Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Даже если лицо занимает высшую руководящую должность (генеральный директор, исполнительный директор, председатель совета директоров), запись в трудовую книжку обязательна. Ниже подробно рассмотрены нормативные акты, порядок внесения записей и готовые примеры формулировок.

Нормативно‑правовая база

Основные статьи Трудового кодекса РФ, регулирующие оформление записей в трудовую книжку руководителей:

• Статья 16 ТК РФ – порядок ведения трудовой книжки.
• Статья 17 ТК РФ – сведения, подлежащие обязательному отражению.
• Статья 19 ТК РФ – порядок внесения записей о приёме, переводе, увольнении.
• Статья 275 ТК РФ – порядок оформления записей о работе по совместительству.

Письмо Роструда № 2894‑6‑1 от г. уточняет, что в графе 4 трудовой книжки при назначении генерального директора можно указывать:

• решение общего собрания участников (или иное решение работодателя);
• приказ генерального директора о вступлении в должность.

Кто вносит запись?

Запись в трудовую книжку вносит лицо, уполномоченное вести кадровый учёт в организации (обычно это кадровый специалист, главный бухгалтер или руководитель отдела кадров). При этом запись должна быть подписана и заверена печатью организации.

Основания для внесения записей

Для каждой записи необходимо указать документ, являющийся основанием:

• протокол общего собрания участников (или совета директоров) – при назначении/избрании;
• приказ генерального директора – при приёме, переводе, увольнении;
• трудовой договор – при приёме на работу (особенно если договор заключён в письменной форме);
• договор о совместительстве – при работе по совместительству.

Порядок заполнения граф 1‑4 трудовой книжки

Примеры записей

Приём на работу (первый раз)

Запись в графах 1‑4:

ООО «Гуру»
Генеральный директор
Протокол общего собрания участников № 5 от 
 

Переизбрание (без увольнения)

Если генеральный директор переизбирается на новый срок, отдельная запись о приёме/увольнении не требуется. Достаточно оформить протокол о переизбрании и, при желании, внести в графу 4 пояснительную запись:

ООО «Гуру»
Генеральный директор (переизбран)
Протокол общего собрания участников № 12 от 
 

Перевод на другую должность (например, с генерального директора на советника)

ООО «Гуру»
Советник генерального директора
Приказ № 27 от «О переводе В.И. Рябчикова на должность советника генерального директора»
 

Увольнение по собственному желанию

ООО «Гуру»
Генеральный директор
Приказ № 45 от «Об увольнении В.И. Рябчикова по собственному желанию»
 

Увольнение по инициативе работодателя (по соглашению сторон)

ООО «Гуру»
Генеральный директор
Приказ № 58 от «Об увольнении В.И. Рябчикова по соглашению сторон»
 

Запись о работе по совместительству

Если директор одновременно работает в другой организации, в его трудовую книжку вносятся две записи:

ООО «Гуру»
Генеральный директор
Протокол общего собрания участников № 5 от 

ОАО «Медицинский центр»
Директор по развитию (совместительство)
Договор о совместительстве № 3 от 
 

Изменение наименования организации

ООО «Гуру‑Тех» (ранее – ООО «Гуру»)
Генеральный директор
Протокол общего собрания участников № 18 от «Об изменении наименования организации с ООО «Гуру» на ООО «Гуру‑Тех»»
 

Образцы документов, сопровождающих запись

• Протокол общего собрания участников (или совета директоров) – оригинал + копия.
• Приказ о приёме, переводе, увольнении – оригинал + подпись директора.
• Трудовой договор (приём на работу) – две копии, одна в личном деле, одна в трудовой книжке.
• Договор о совместительстве – при необходимости.
• Справка из ПФР (при необходимости подтверждения стажа).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заключать трудовой договор с генеральным директором‑единственным учредителем?

Да. Трудовой договор обязателен, даже если директор является единственным учредителем. Договор фиксирует условия труда, размер вознаграждения и основания для прекращения трудовых отношений.

Кто подписывает запись в трудовой книжке?

Запись подписывается уполномоченным лицом (начальником отдела кадров, главным бухгалтером) и заверяется печатью организации.

Можно ли использовать слово «назначен» вместо «вступил в должность»?

Да. Оба варианта допустимы. Главное – чтобы формулировка была однозначной и соответствовала основанию (протоколу, приказу).

Как оформить запись, если директор был назначен без протокола (например, в малом предприятии)?

В таком случае в графу 4 указывается номер и дата приказа генерального директора о назначении (приказ может быть подписан учредителем).

Нужно ли подавать сведения о назначении/увольнении директора в СФР (ПФР)?

Да. Согласно ст. 236 ТК РФ, сведения о приёме, переводе и увольнении руководителей подаются в Пенсионный фонд (СФР) в течение 5 рабочих дней с даты соответствующего приказа.

Запись в трудовую книжку генерального директора – формальная, но крайне важная процедура. Правильное оформление гарантирует:

• соответствие требованиям Трудового кодекса;
• правильный расчёт страховых взносов и пенсионных прав;
• защиту интересов как работодателя, так и самого директора.

Следуя приведённым примерам и рекомендациям, вы сможете оформить любые изменения в трудовой книжке директора без ошибок и недоразумений.

Дата актуализации статьи: