В трудовой книжке фиксируются все важные события, связанные с трудовой деятельностью сотрудника. Одним из таких событий является вручение грамоты – как почётной, так и обычной, но всё равно официальной поощрения за трудовые заслуги. В этой статье мы разберём, как правильно оформить запись о награждении грамотой, какие нормативные акты регулируют этот процесс, что делать, если отсутствует приказ‑основание, и приведём пример оформления.
Что такое запись о награждении в трудовой книжке?
Запись о награждении фиксирует факт вручения сотруднику грамоты (почётной или иной) за трудовые заслуги. В соответствии с статьей 191 Трудового кодекса РФ и Постановлением Правительства РФ № 1121 от г. (п. 24 Правил) такие поощрения считаются официальными и обязательными к регистрации в трудовой книжке.
Кому необходимо вносить запись?
- Работодатель, в т.ч. руководитель отдела кадров.
- При наличии в компании системы 1С – модуль «Трудовая книжка» автоматически генерирует запись.
Что фиксируется в записи?
- Дата вручения грамоты.
- Наименование организации, вручившей грамоту.
- Сведения о награждении (тип, содержание).
- Номер и дата приказа (если он есть).
Как оформить запись о награждении грамотой?
В разделе «Сведения о награждении» (графа 4) в трудовой книжке указываются следующие сведения:
- Дата вручения грамоты.
- Наименование организации, вручившей грамоту.
- Содержание грамоты (например, «За отличную работу в 2024 году»).
- Номер и дата приказа, на основании которого грамота была вручена (если такой приказ существует).
Если приказ отсутствует, но есть копия документа, подтверждающего факт награждения, его необходимо заверить работодателем предыдущего места работы. В таком случае в графе 4 указываются:
- Номер копии документа.
- Дата выдачи копии.
- Наименование организации, выдавшей копию.
Важно: если грамота была вручена сторонней организацией (например, профсоюзом, общественной ассоциацией), работодатель обязан внести запись в трудовую книжку, даже если грамота не является почётной.
Что делать, если приказ отсутствует?
Ситуация, когда на грамоте нет номера приказа и его найти невозможно, встречается довольно часто. В таком случае действуют следующие правила:
- Попросите работника предоставить копию грамоты.
- Если грамота не содержит номера приказа, но есть дата вручения, укажите её в графе 4.
- Если работник не может найти копию, оформите запись в виде «Приказ № ___ от ___ г. (если известен).»
- При отсутствии приказа укажите в графе 4: «Грамота, врученная по решению руководства (дата)».
В любом случае запись должна быть подтверждена подписью работодателя и печатью организации.
Пример оформления записи в трудовой книжке
Ниже приведён образец записи, который можно использовать в реальной практике.
Дата вручения: Организация: ООО «РосТех» Содержание: «За выдающиеся результаты в проекте «Новый продукт 2024»» Номер приказа: 112/ПР-2024 Дата приказа:
Если приказ отсутствует:
Дата вручения: Организация: ООО «РосТех» Содержание: «За выдающиеся результаты в проекте «Новый продукт 2024»» Номер приказа: (не найден) Дата приказа: (не найден)
Нормативные акты, регулирующие запись о награждении
- Трудовой кодекс РФ – статья 191;
- Постановление Правительства РФ № 1121 от г. – п. 24 Правил.
- Постановление Правительства РФ № 1121 от г. – п. 24 Правил (п. 24.3).
- Постановление Правительства РФ № 1121 от г. – п. 24 Правил (п. 24.4).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли не вносить запись о грамоте? Нет, по ТК РФ запись о награждении обязательна.
- Что делать, если грамота была вручена в 1993 году? Внести запись после предоставления копии документа, заверенной работодателем предыдущего места работы.
- Нужно ли вносить запись о грамоте, если она была вручена в рамках внутреннего конкурса? Да, если это официальное поощрение, фиксируется в трудовой книжке.
- Можно ли использовать электронную копию грамоты? Да, но она должна быть заверена печатью и подписью работодателя.
Запись о награждении грамотой – важный элемент трудовой документации. Она подтверждает заслуги сотрудника и может быть использована при дальнейшем трудовом развитии. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете правильно оформить запись даже в сложных ситуациях, когда приказ отсутствует или грамота не содержит номера.
Не забывайте, что точность и полнота сведений в трудовой книжке – залог прозрачности и соблюдения трудового законодательства.