Трудовая книжка — это официальный документ, который отражает трудовую деятельность работника; В неё вносятся записи о награждениях, поощрениях и других значимых событиях. Однако не все грамоты подлежат фиксации в этом документе. Разберёмся, какие грамоты должны быть зафиксированы, как правильно оформить запись и что делать, если документ о награждении утерян.

Какие грамоты фиксируются в трудовой книжке?

Согласно пункту 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги:

• Государственные награды, включая присвоение почетных званий (на основании указов и других нормативных актов);
• Почетные грамоты, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимое работодателем;
• Другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Как правильно внести запись о награждении грамотой?

Если грамота является официальным поощрением и подлежит фиксации, запись в трудовой книжке оформляется в следующем порядке:

Заполнение графы 3

В графе 3 указывается:

• Кем награждён работник (например, «Организация ООО ‘Ромашка'»);
• Наградой (например, «Почетной грамотой за многолетний добросовестный труд»);
• За какие достижения (например, «в честь 10-летия работы в компании»).

Заполнение графы 4

В графе 4 указывается:

• Название документа, на основании которого сделана запись (например, «Приказ о поощрении от № 45»);
• Дата и номер приказа или другого распорядительного документа.

Что делать, если приказ о награждении утерян?

Если грамота была вручена, но приказ о награждении отсутствует, а найти его не представляется возможным, ситуация осложняется. Нормами действующего законодательства не установлен порядок внесения записи в трудовую книжку при отсутствии приказа.

Однако, если грамота являеться официальным поощрением от работодателя, можно поступить следующим образом:

1. Обратиться к работодателю с просьбой восстановить приказ или выдать дубликат документа о награждении;
2. Если приказ восстановить невозможно, можно сделать запись на основании имеющейся грамоты, указав в графе 4:
• «На основании грамоты от «;
• «На основании решения отдела кадров от «.
3. В случае спора с работником или проверяющими органами, лучше воздержаться от внесения записи без подтверждающего документа.

Какие грамоты НЕ фиксируются в трудовой книжке?

Не все грамоты подлежат фиксации. В трудовую книжку не вносятся:

• Грамоты от частных лиц или неофициальных организаций;
• Благодарственные письма без статуса «почетная грамота»;
• Грамоты за нерабочие достижения (например, спортивные или творческие);
• Грамоты, выданные после увольнения работника (если они не связаны с его трудовой деятельностью в организации).

Ответственность за неправильное внесение записей

Неправильное или несвоевременное внесение записей о награждениях может привести к:

• Спорным ситуациям с работниками;
• Проблемам при проверках трудовой инспекции;
• Отказу в признании награждения при оформлении пенсии или других социальных выплат.

Образец правильной записи в трудовой книжке

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить в трудовую книжку грамоту от муниципалитета?

Если грамота выдана органом государственной власти или местного самоуправления (например, грамота от администрации города), то запись вносится на основании соответствующего документа (указа, распоряжения и т.д.).

Можно ли внести запись о награждении задним числом?

Да, можно, но только если есть документальное подтверждение (например, приказ, выписка из протокола и т.д;). В противном случае лучше воздержаться от внесения записи.

Что делать, если работник отказывается предоставить грамоту для внесения записи?

Работник не обязан предоставлять грамоту, но если она является официальным поощрением, запись должна быть внесена на основании приказа. В таком случае можно сделать пометку: «Запись внесена на основании приказа от [дата] № [номер]».

Фиксация грамот в трудовой книжке, это ответственный процесс, который требует соблюдения законодательных норм. Не все грамоты подлежат фиксации, и важно отличать официальные поощрения от неформальных наград.

Если у вас остались вопросы или возникли сложности с оформлением записи, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.