В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить запись о награждении в электронную трудовую книжку. Важно помнить, что правильное оформление записи о награждении – это обязанность работодателя, и она должна соответствовать требованиям трудового законодательства.
Что нужно знать о записи о награждении в трудовой книжке
Запись о награждении в трудовой книжке является важным подтверждением профессиональных достижений работника. Она фиксирует факт поощрения, что может быть полезно при различных ситуациях, например, при повышении в должности, при увольнении или при оформлении кредита.
Основные моменты, которые необходимо учитывать:
- Основание для награждения: Запись в трудовую книжку должна быть оформлена на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
- Сроки внесения записи: Запись о награждении должна быть внесена в трудовую книжку не позднее недельного срока после издания приказа.
- Соответствие тексту приказа: Информация в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа о награждении.
- Порядковый номер: Запись в трудовой книжку вносится под порядковым номером, следующим за номером последней имеющейся записи.
- Графа 3: В графе 3 указывается, кто и за что наградил сотрудника.
- Графа 4: В графе 4 указывается основание для награждения (например, приказ директора, решение профсоюзного комитета).
Как внести запись о награждении в электронную трудовую книжку
Процесс внесения записи о награждении в электронную трудовую книжку, как правило, аналогичен внесению других записей. В большинстве случаев, это делает работодатель.
Пошаговая инструкция:
Подготовьте необходимые документы:
- Копия приказа (распоряжения) работодателя о награждении.
- Документ, подтверждающий факт награждения (например, копия почетной грамоты).
Войдите в личный кабинет работодателя на портале электронных трудовых книжек.
Найдите раздел «Сведения о работе».
Выберите соответствующий период работы работника.
Добавьте новую запись.
Заполните следующие поля:
- Порядковый номер: Укажите номер, следующий за номером последней записи в трудовой книжке работника.
- Дата внесения записи: Укажите дату внесения записи в трудовую книжку.
- Основание: Укажите основание для награждения (например, «Приказ № X от ДД.ММ.ГГГГ»).
- Должность награждающего: Укажите должность лица, принявшего решение о награждении.
- Наименование награды: Укажите наименование награды (например, «Почетная грамота»).
- Описание: Кратко опишите причину награждения.
Сохраните изменения.
Важно! В некоторых случаях, в электронных трудовых книжках может быть предусмотрена возможность загрузки сканированной копии документа, подтверждающего факт награждения.
Что писать в графе 4, если нет приказа?
Если у вас есть грамота, но нет приказа о награждении, ее найти не представляется возможным, то в графе 4 можно указать:
- «Почетная грамота отдела» (или наименование органа, выдавшего грамоту).
- Укажите дату выдачи грамоты.
- Укажите, за что была выдана грамота (кратко).
Пример:
- Графа 3: «Почетная грамота отдела маркетинга»
- Графа 4: «За высокие достижения в работе»
Что делать, если запись о награждении не внесена в трудовую книжку в 1993 году?
Если запись о награждении не была внесена в трудовую книжку в 1993 году, работодатель вправе внести ее в любое время на основании копии документа, подтверждающего факт награждения. Запись вносится под порядковым номером, следующим за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке работника.
Образец записи о награждении в трудовой книжке
[Номер записи] [Дата] [Основание] [Должность награждающего] [Наименование награды] [Описание]
Пример:
15 Почетная грамота директора ООО «Ромашка» За высокие показатели в работе
Правильное оформление записи о награждении в электронную трудовую книжку – это важный процесс, который требует внимательности и соблюдения установленных правил. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обратиться к кадровому отделу вашей организации или в службу поддержки портала электронных трудовых книжек.
Полезные ссылки:
- [КонсультантПлюс](https://www.consultant.ru/)
- [Портал Кадровик-практик](https://www.kadrovik.ru/)
- [Атлант-право](https://www.atlant-pravo.ru/)
- [БУХ.1С](https://www.buh1c.ru/)