Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую биографию работника. Одним из важных разделов является «Сведения о награждениях». Правильное оформление записей в этом разделе необходимо как для работодателя, так и для самого сотрудника, поскольку от этого зависят будущие пенсионные выплаты и возможность предъявления наград в других официальных документах.
Правовая основа внесения записей о награждениях
- Пункт 9 Порядка ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 320н) устанавливает срок и порядок внесения записей о награждениях.
- Запись вноситься в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа работодателя, которым подтверждается награждение.
- Текст записи должен точно соответствовать формулировке приказа (без сокращений и искажений).
- Все записи заверяются печатью организации и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно кадровика).
Когда и кому вносится запись
- Кому: каждому работнику, получившему официальную награду (орден, медаль, благодарственное письмо, почётное звание и т.п.).
- Когда: после издания приказа работодателя о награждении и до истечения пятидневного срока.
- Что считается основанием: приказ, благодарственное письмо, решение руководства, акт о присвоении звания – любой документ, официально фиксирующий факт награждения.
Порядок заполнения графов раздела «Сведения о награждениях»
| Графа | Содержание | Примечание |
|---|---|---|
| 1 | Дата награждения (дд.мм.гггг) | Указывается дата, указанная в приказе. |
| 2 | Наименование награды | Полное название ордена, медали, грамоты, звания и т.п. |
| 3 | Наименование организации‑наградодателя | Полное и, при наличии, сокращённое название организации (пример: Министерство труда Российской Федерации (Минтруд РФ)). |
| 4 | Ссылка на документ‑основание | Номер и дата приказа/письма, которым подтверждается награждение. |
Важно: в графе 3 указывается именно полное наименование организации, а при наличии официального сокращения – его тоже (см. пример ниже).
Образцы записей
Пример записи о благодарственном письме
Благодарственное письмо за выдающиеся результаты в проекте «Инновации 2026» ОАО «ТехноИнвест» (ТехИнвест) Приказ № 45 от
Пример записи о почётном звании
Почётное звание «Работник года» Министерство труда Российской Федерации (Минтруд РФ) Приказ № 12 от
Пример записи о государственном ордене
Орден Трудового Красного Знамени Президент Российской Федерации Указ Президента № 150 от
Ошибки при внесении записей и их исправление
- Неправильный граф – запись о награждении нельзя вносить в раздел «Сведения о работе». Если это произошло, запись считается недействительной и должна быть перенесена в правильный раздел.
- Перечёркивание – согласно нормативным актам, зачёркивание неточных или неправильных записей в трудовой книжке не допускается. Для исправления необходимо оформить новую запись в следующей строке с указанием причины исправления (например, «Запись исправлена в связи с ошибкой в графе 3»).
- Несоответствие формулировке приказа – запись должна полностью повторять текст приказа. Любые сокращения или изменения делают запись недействительной.
- Отсутствие подписи и печати – без заверения запись считается незарегистрированной.
Ведение записей в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Процедура внесения записей о награждениях в ЭТК аналогична бумажному варианту, но имеет свои особенности:
- Заполнение происходит в графе 2 – дата награждения, графе 3 – наименование награды и заслуг, графе 4 – ссылка на документ‑основание.
- Все данные вводятся в системе Госуслуги или через корпоративный портал работодателя.
- Подтверждение записи осуществляется цифровой подписью ответственного лица и электронной печатью организации.
- Срок внесения – те же пять рабочих дней с момента издания приказа.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вносить запись о награждении, если награда была получена за пределами организации?
Да. В графе 3 указывается полное наименование наградодателя (например, «Президент Российской Федерации»), а в графе 4 – ссылка на официальный документ, подтверждающий награду.
Что делать, если награда была получена, но приказ работодателя ещё не издан?
Запись в трудовую книжку вносится только после издания приказа. До этого следует хранить подтверждающие документы (копию наградного письма, сертификата) и попросить руководство оформить приказ в установленный срок.
Как оформить запись, если в трудовой книжке уже закончилась последняя страница?
Нужно ли указывать сумму премии, если награда выражена в денежном виде?
В разделе «Сведения о награждениях» указывается только факт награждения (например, «Премия за выдающиеся результаты»). Сумма фиксируется в отдельном документе (приказ о выплате премии) и не вносится в трудовую книжку.
Можно ли исправить ошибку в записи без создания новой строки?
Нет. По правилам зачёркивание записей запрещено. Ошибку фиксируют в новой строке, указывая «Запись исправлена» и ссылаясь на правильный документ.
Корректное оформление записей о награждениях в трудовой книжке – важный элемент трудовой биографии работника. Соблюдение сроков, точность формулировок и правильное заполнение графов гарантируют юридическую силу записи и её учёт при расчёте пенсии, предоставлении льгот и подтверждении профессионального статуса.
Помните: запись должна быть сделана в течение пяти рабочих дней, полностью соответствовать приказу и быть заверена печатью и подписью ответственного лица. При возникновении ошибок – оформляйте новую запись, а не перечёркивайте старую.