С 1 января 2020 года в Российской Федерации начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс регулируется Федеральным законом от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам учета трудовой деятельности» и статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ. Переход на ЭТК — добровольный процесс, и ни один работник не может быть вынужден отказаться от бумажной трудовой книжки без его письменного согласия.

Когда и зачем выдаётся бумажная трудовая книжка при переходе на ЭТК?

Согласно законодательству, если сотрудник подал работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

• внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
• выдать эту книжку сотруднику на руки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Это требование закреплено в части 5 статьи 66.1 ТК РФ и подтверждено Письмом Минтруда России от № 14-2/В-214. Не допускается задержка выдачи трудовой книжки свыше указанного срока — это нарушение трудового законодательства и может повлечь административную ответственность.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись о переходе на электронную трудовую книжку вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать следующие элементы:

Графа 1 — Номер записи

Присваивается порядковый номер по хронологии записей в книжке. Например, если это 15-я запись — ставится «15».

Графа 2 — Дата выдачи трудовой книжки

Указывается дата фактической выдачи книжки сотруднику на руки. Эта дата может отличаться от даты подачи заявления. Например:

• Сотрудник подал заявление 5 апреля 2026 года;
• Работодатель внес запись и выдал книжку 8 апреля 2026 года — в графу 2 вносится .

Важно! Даты подачи заявления и выдачи книжки не обязаны совпадать. Главное — соблюсти срок в 3 рабочих дня с момента получения заявления.

Графа 3 — Содержание записи

Формулировка записи должна быть следующей (на основе рекомендаций Минтруда и ПФР):

«Подано письменное заявление (Ф.И.О. сотрудника) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

Допускается небольшое изменение формулировки, но суть должна сохраняться: указание на подачу заявления и ссылка на статью 66.1 ТК РФ. Не допускаются формулировки вроде «трудовая книжка аннулирована» или «закрыта» — это противоречит закону.

Графа 4, Основание для записи

Указываются реквизиты заявления сотрудника:

• Дата подачи заявления (например, );
• Номер регистрации заявления в журнале учёта (если в организации ведётся такой журнал).

Пример заполнения графы 4:

«Заявление от № 123»

Что делать, если сотрудник не подавал заявление?

Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель не имеет права:

• вносить какие-либо записи в его бумажную трудовую книжку;
• отказываться от ведения бумажной трудовой книжки;
• выдавать книжку на руки без оснований.

В этом случае трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде, и все последующие трудовые перемещения (приёмы, увольнения, переводы) фиксируются в ней, как и раньше.

Что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

После внесения записи о переходе на ЭТК и выдачи книжки сотруднику:

• Бумажная трудовая книжка остаётся у работника — она не изымается и не уничтожается;
• Она становится документом-архивом, содержащим сведения о трудовой деятельности до даты перехода на ЭТК;
• Сведения о трудовой деятельности после перехода на ЭТК хранятся в электронном виде в Социальном фонде РФ;
• Работник может в любое время запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг, в отделении ПФР или через работодателя.

Особенности для новых работников

С 1 января 2021 года для новых сотрудников, не имеющих ранее бумажной трудовой книжки, работодатель не заводит бумажную книжку. Вместо этого:

• Работодатель регистрирует сотрудника в системе ЭТК через личный кабинет в ПФР;
• Сведения о трудовой деятельности вносятся в ЭТК с первого дня работы;
• Бумажная книжка не выдаётся, если сотрудник не подал заявление о её оформлении (что возможно только по его желанию).

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Создайте шаблон заявления о переходе на ЭТК и о сохранении бумажной книжки — это упростит работу с сотрудниками.
2. Ведите журнал учёта заявлений с датами подачи, номерами и ФИО сотрудников.
3. Соблюдайте срок в 3 рабочих дня, не откладывайте выдачу книжки на выходные или праздники.
4. Обязательно заверяйте все записи печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
5. Информируйте сотрудников о различиях между бумажной и электронной трудовой книжкой — это снижает количество вопросов и недопонимания.
6. Обновите локальные акты: Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о кадровом учёте и т.д. — в них должны быть прописаны процедуры работы с ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку позже 3 дней?

Нет. Закон строго ограничивает срок — 3 рабочих дня. Пропуск срока — основание для жалобы в трудовую инспекцию и штрафа работодателю (до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ).

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку после перехода на ЭТК?

В этом случае работодатель не обязан восстанавливать бумажную книжку. Сотрудник может запросить выписку из ЭТК в ПФР, а также получить дубликат сведений о трудовой деятельности до перехода — на основании архивных данных.

Нужно ли выдавать трудовую книжку при увольнении, если сотрудник уже на ЭТК?

Да. При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику выписку из ЭТК (в бумажном или электронном виде) и бумажную трудовую книжку (если она у него есть) — с записью об увольнении. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Что будет с бумажными книжками после 2026 года?

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период. Однако это не означает упразднение бумажных трудовых книжек. Они остаются действительными как документы, подтверждающие трудовой стаж до 2020 года. Все сведения, внесённые в бумажную книжку до перехода на ЭТК, автоматически переносятся в электронную базу ПФР.

Переход на электронную трудовую книжку — это не отмена бумажного документа, а его дополнение и модернизация. Работодатель обязан чётко соблюдать процедуру выдачи трудовой книжки при переходе на ЭТК: внести запись, выдать книжку в срок и сохранить все документы. Правильно оформленная запись в трудовой книжке — залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов и уверенности сотрудника в сохранности его трудового стажа.

Помните: ваша задача — не просто выполнить формальность, а обеспечить прозрачность и защиту прав работника.