В процессе деятельности организации часто происходят изменения: переименование отделов, смену наименования должности, изменение названия самой компании. Все эти события требуют соответствующей записи в трудовой книжке сотрудника. Правильное оформление позволяет избежать недоразумений при оформлении кадровых документов, расчетов и при проверках контролирующих органов.
Общие принципы внесения записей
Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям Минтруда, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки вносятся сведения о переименовании:
- наименования организации;
- наименования подразделения (отдела);
- наименования должности.
Запись оформляется разборчивым почерком, без сокращений и зачеркиваний, синими, фиолетовыми или черными чернилами.
Формат записи о переименовании организации
Пример записи:
- Организация «Старый ООО» с переименована в «Новое ООО» по решению работодателя от № 123.
- В графе 4 указываются реквизиты документа, ставшего основанием изменения (приказ, распоряжение и т.д.).
Таким образом, в трудовой книжке сотрудника фиксируется как новое название организации, так и дата, номер и тип документа, который инициировал переименование.
Формат записи о переименовании отдела
Если в штатном расписании происходит переименование подразделения, запись оформляется так:
- Радиологический отдел службы безопасности переименован в Отдел радиационной безопасности.
- Запись вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе» с указанием даты изменения.
Некоторые кадровые специалисты считают, что такие записи оформляются аналогично переводам работников в другие подразделения.
Формат записи о переименовании должности
При переименовании должности (например, «Старший аналитик» → «Ведущий аналитик») в трудовой книжке вносится запись о новой должности, указывая, что сотрудник продолжает работать на том же месте и выполнять те же функции.
Что делать, если запись о переименовании пропущена?
Если в трудовой книжке сотрудника отсутствует запись о переименовании организации или отдела, необходимо её добавить. Ниже описан порядок действий.
- Определить документ, послуживший основанием – приказ, распоряжение, решение совета директоров.
- Подготовить форму записи в соответствии с требованиями Минтруда (разборчивый почерк, без сокращений).
- Внести запись в графу 3 раздела «Сведения о работе», указав:
- старое и новое наименование;
- дату изменения;
- номер и дату документа, который привёл к изменению.
- Заполнить графу 4 данными о документе (номер, дата, тип).
После внесения записи необходимо заверить её подписью руководителя организации.
Часто задаваемые вопросы
Как оформить СТД‑Р (Стандартный табель регистрации) после переименования?
Работодатель может указывать в СТД‑Р как старое, так и новое название организации. Главное – чтобы в документе отражено соответствие текущему наименованию организации.
Как отразить переименование в ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД?
В ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД в соответствующих полях указывается новое название организации. При этом в полях, где требуется указать дату изменения, указывается дата, когда произошло переименование.
Можно ли использовать сокращения в записи?
Нет. Запись должна быть выполнена полностью, без сокращений и зачеркиваний, чтобы избежать неоднозначности при проверке.
Примеры готовых записей
Пример записи о переименовании организации
Организация «Старое ООО» с переименована в «Новое ООО» по приказу работодателя от № 123.
Пример записи о переименовании отдела
Радиологический отдел службы безопасности переименован в Отдел радиационной безопасности с .
Пример записи о переименовании должности
Сотруднику Иванову И.И. должность «Старший аналитик» переименована в «Ведущий аналитик» с .
Внесение изменений в трудовую книжку при переименовании – обязательный процедурный шаг, который гарантирует соответствие кадровой документации требованиям законодательства. Правильное оформление записей (разборчивый почерк, указание даты, номера и типа документа) позволяет:
- избежать ошибок при расчёте заработной платы и выплатах;
- обеспечить корректную отчетность в ПФР, ФСС и других ведомствах;
- поддерживать актуальность персональных дел работников.
Соблюдая описанные выше правила, вы сможете без проблем оформить любые изменения в трудовой книжке и поддерживать её в актуальном состоянии.