Вопрос: Как правильно оформить запись о переименовании структурного подразделения (отдела) организации в трудовой книжке работника?
Ответ: Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённом приказом Минтруда РФ) и практических рекомендациях кадровиков․
Правовая основа
- Пункт 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек гласит, что в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (при условии, что такой пункт включён в трудовой договор)․
- В нормативных актах нет отдельного пункта о переименовании отдела, поэтому запись оформляется по аналогии с записью о переименовании организации․
- Если после изменения названия функции работника не меняются, запись о переводе не требуется – достаточно указать факт переименования․
Когда необходимо вносить запись?
- Организация официально изменила название отдела (например, «Отдел бухгалтерского учета» → «Финансовый отдел»)․
- В трудовом договоре указано конкретное подразделение, в котором работает сотрудник․
- Изменение названия сопровождается официальным приказом (приказом директора, приказом о реорганизации и т․п․)․
- Если в договоре нет указания на подразделение, запись в трудовой книжке не обязательна, но может быть сделана «для справки»․
Как правильно оформить запись
Запись вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе» (строка, соответствующая текущей записи о месте работы)․ Заполняются только две графы:
- Графа 3 – наименование организации и структурного подразделения (с указанием даты изменения)․
- Графа 4 – дата начала работы в данном подразделении (указывается дата переименования)․
Пример формулировки
Отдел бухгалтерского учета (с ) переименован в Финансовый отдел (с )․
Или более лаконично:
Финансовый отдел (ранее – Отдел бухгалтерского учета) с ․
Пошаговая инструкция
- Подготовьте приказ о переименовании отдела (копию приказа прикрепите к личному делу)․
- Откройте трудовую книжку сотрудника и найдите строку, где указано текущее подразделение․
- В графе 3 запишите новое полное название отдела, указав при необходимости старое название в скобках․
- В графе 4 укажите дату переименования (дата вступления приказа в силу)․
- Подпишите запись (ФИО и должность лица, вносящего запись) и поставьте печать организации․
- Сделайте копию записи (если требуется) и сохраните в личном деле сотрудника․
Образцы записей
Пример 1․ Переименование без изменения функций
Графа 3: Отдел радиационной безопасности (ранее – Радиологический отдел службы безопасности)
Графа 4:
Пример 2․ Переименование в результате объединения отделов
Графа 3: Отдел ремонта и технического обслуживания (образован объединением Отдела ремонта и Отдела технического обслуживания)
Графа 4:
Пример 3․ Переименование организации, а не отдела (по аналогии)
Графа 3: Филиал «Санкт‑Петербургское ОКБ Заря» (ранее – Филиал «ОКБ Заря»)
Графа 4:
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Нужно ли вносить запись, если в договоре не указано подразделение? | Необязательно, но можно оформить запись «для справки», указав новое название отдела и дату изменения․ |
| Можно ли просто зачеркнуть старое название и написать новое? | Нет․ В трудовой книжке допускаются только чистые записи без зачеркиваний․ Старая запись остаётся, а новая добавляется в отдельную строку․ |
| Что делать, если сотрудник уже уволен, а отдел переименован после его ухода? | Запись в трудовую книжку вносится только в период работы сотрудника․ Если переименование произошло после увольнения, запись не требуется․ |
| Нужно ли менять запись о должности? | Если меняется только название отдела, а должность остаётся прежней – запись о должности не меняется․ При изменении названия должности оформляется отдельная запись о переименовании должности․ |
| Кому следует подписывать запись? | Запись подписывает лицо, уполномоченное вести кадровую документацию (например, главный бухгалтер, руководитель отдела кадров) и ставит печать организации․ |
Ошибки, которых следует избегать
- Зачеркивание или корректировка старой записи․ Трудовая книжка – документ, в котором допускаются только новые записи․
- Отсутствие даты изменения․ Дата в графе 4 обязательна – без неё запись считается недействительной․
- Неполное указание старого названия․ Для прозрачности рекомендуется указать прежнее название в скобках․
- Отсутствие подписи и печати․ Запись без подписи ответственного лица и печати организации считается неоформленной․
Оформление записи о переименовании отдела в трудовой книжке – достаточно простая, но важная процедура․ Она подтверждает, что сотрудник продолжает работать в том же подразделении, лишь под новым названием, и сохраняет юридическую чистоту кадрового учета․
Ключевые моменты:
- Наличие официального приказа о переименовании․
- Запись в графе 3 (наименование) и графе 4 (дата)․
- Подпись уполномоченного лица и печать организации․
- Отсутствие зачеркиваний и корректировок старых записей․
Соблюдая эти правила, вы избежите возможных споров при проверках трудовой инспекции и сохраните корректность кадровой документации․
Дата актуализации статьи: