Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий всю трудовую историю работника. Одним из самых важных пунктов является запись о переводе на новую должность. В статье рассмотрим, как правильно оформить запись о переводе на должность генерального директора в соответствии с действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ № 320н от ) и приведём готовый образец.

Содержание

1. Законодательная база
2. Когда требуется запись о переводе
3. Какие документы являются основанием
4. Образец записи в трудовой книжке
5. Пошаговая инструкция заполнения
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — статьи 72‑2, 72‑3 о переводе работников.
• Приказ Минтруда РФ № 320н от  «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (п. 10, п. 25).
• Постановление Правительства РФ от  № 1655 «Об утверждении формы трудовой книжки».

Согласно этим документам, запись о переводе делается в разделе «Сведения о работе» (стр. 2‑3 трудовой книжки). При переводе на должность генерального директора запись считается постоянной и должна содержать полные реквизиты приказа, а также указание прежней должности.

Когда требуется запись о переводе

Запись в трудовую книжку обязательна в следующих случаях:

1. Перевод работника на другую должность в рамках того же предприятия.
2. Перевод в другое структурное подразделение (отдел, филиал, дочернюю компанию).
3. Перевод на руководящую позицию, в т.ч. на должность генерального директора.
4. Признание временного перевода постоянным (п. 10 Приказа 320н).

Если перевод происходит в результате реорганизации, слияния или присоединения, запись делается в том же порядке, но в графе «Основание» указывается соответствующий приказ о реорганизации.

Какие документы являются основанием записи

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо иметь:

• Приказ работодателя о переводе (номер, дата, подпись руководителя, печать).
• Трудовой договор (если при переводе меняются условия договора).
• При необходимости – приказ о признании временного перевода постоянным.

Все указанные документы прилагаются к трудовой книжке в виде копий (оригиналы хранятся в отделе кадров).

Образец записи о переводе на должность генерального директора

Ниже приведён полностью готовый образец записи, который можно использовать в бумажной трудовой книжке. В примере указаны актуальные данные на 2026 год.

Пояснения к полям:

• Графа 1 – порядковый номер записи в разделе «Сведения о работе» (в данном случае 12‑я запись).
• Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей на новой должности.
• Графа 3 – полное наименование должности и название организации (если работник переводится в другое юридическое лицо).
• Графа 4 – реквизиты приказа, подпись руководителя и печать.

Пошаговая инструкция заполнения записи

1. Определите порядковый номер записи. Посмотрите, какая запись последняя в разделе «Сведения о работе», и прибавьте к ней 1.
2. Установите дату начала работы. Это дата, указанная в приказе о переводе (обычно – дата приказа или дата, указанная в самом приказе как «с»).
3. Запишите полное название должности. Важно писать «Генеральный директор», а не сокращения («Ген. дир.»).
4. Укажите название организации. Если перевод происходит внутри одной компании, указывается название предприятия; если в дочернюю структуру – её полное название.
5. В графе «Основание» укажите реквизиты приказа. Пишется: «приказ № Х от ДД.ММ.ГГГГ». При необходимости добавьте «временный перевод признан постоянным».
6. Подпись и печать. Руководитель, издающий приказ, подписывает запись (обычно подпись ставится в графе 4), а также ставится печать организации.
7. Проверьте запись. Убедитесь, что все поля заполнены без ошибок, даты совпадают, подпись и печать присутствуют.
8. Внесите запись в трудовую книжку. Делайте это аккуратно, используя черную ручку, без исправлений.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск даты приказа. Дата должна быть указана в графе 4, иначе запись считается неполной.
• Неправильный порядковый номер. Если номер дублируется, запись может быть отклонена при проверке в СФР.
• Сокращения в названии должности. В официальных записях используют полные наименования (например, «Генеральный директор», а не «Ген. дир.»).
• Отсутствие печати. Печать обязательна, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.
• Запись в неправильный раздел. Перевод фиксируется в разделе «Сведения о работе», а не в «Сведения о заработной плате».

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись, если перевод происходит в рамках реорганизации?

Да. В графе «Основание» указывается приказ о реорганизации, а в графе 3 – новая должность (например, «Генеральный директор»).

Как оформить запись, если перевод был сначала временным, а затем признан постоянным?

Сначала в графе 4 указывается приказ о временном переводе. После признания постоянным вносят дополнительную запись (следующий порядковый номер) с указанием приказа о признании постоянным.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

С 2021 года допускается ведение электронных трудовых книжек. В электронном виде запись о переводе вносится автоматически системой «Электронная трудовая книжка», но реквизиты приказа и подпись руководителя сохраняются в виде скан-копий.

Что делать, если запись была сделана с ошибкой?

Согласно п. 25 Приказа 320н, ошибочную запись следует зачеркнуть двойной чертой, указать «Ошибка», поставить подпись и печать руководителя, а затем оформить новую корректную запись.

Запись о переводе на должность генерального директора в трудовой книжке – важный документ, подтверждающий изменение статуса работника. Правильное оформление записи гарантирует отсутствие проблем при проверках со стороны государственных органов и при оформлении будущих трудовых отношений.

Ключевые моменты, которые следует помнить:

• Соблюдайте порядок заполнения полей (номер, дата, должность, основание).
• Используйте полные названия должностей и точные реквизиты приказов.
• Не забывайте о подписи руководителя и печати организации.
• Проверяйте запись на отсутствие ошибок сразу после внесения.

Следуя приведённому образцу и пошаговой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить запись о переводе в трудовой книжке.

Дата актуализации статьи: