Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Одним из разделов этой книги является «Сведения о награждении и поощрении»․ В него вносятся все виды официальных поощрений, полученных сотрудником за трудовые заслуги․ Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить запись о поощрении, какие документы нужны и какие ошибки следует избегать․

Правовая основа

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 176) – определяет, что сведения о награждениях и поощрениях вносятся в трудовую книжку независимо от того, указаны ли они в тексте наградного акта․
• Приказ Минтруда России от № 14‑1 «Об утверждении формы и порядка заполнения раздела «Сведения о награждении и поощрении» в трудовой книжке» – регламентирует структуру записи․
• Постановление Правительства РФ от № 1152 «Об электронных трудовых книжках» – описывает порядок внесения записей в электронный вариант․

Какие поощрения подлежат занесению

В трудовую книжку вносятся следующие виды поощрений (неполный перечень):

1. Благодарность (письменная благодарность от работодателя);
2. Грамота (почетная, благодарственная, за выдающиеся результаты);
3. Премирование (разовая денежная премия, если она сопровождается официальным актом награждения);
4. Почётное звание (например, «Работник года»);
5. Ценный подарок (в случае, если он оформлен как награда, а не как обычный бонус);
6. Иные поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами организации․

Необходимые документы

• Приказ работодателя о награждении (включает номер, дату и основание награждения);
• Наградной акт (грамота, благодарность и т․п․);
• Для электронных трудовых книжек – подтверждающий документ в электронном виде (PDF, скан)․

Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку

Шаг 1․ Подготовка к записи

Убедитесь, что в разделе «Сведения о награждении и поощрении» нет пропусков и все предыдущие записи пронумерованы последовательно․

Шаг 2․ Определение порядкового номера

Если записей в разделе ещё нет – ставьте «1»․ Если записи уже есть – берёте следующий номер (например, после «3» ставите «4»)․

Шаг 3․ Заполнение полей

Шаг 4․ Подпись ответственного лица

Запись заверяется подписью и печатью лица, уполномоченного вносить изменения (начальник отдела кадров, директор)․

Шаг 5․ Проверка

После внесения записи проверьте, что все данные написаны разборчиво, без исправлений и зачеркиваний․

Внесение записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

1. Создание электронного приказа – в системе «Электронный документооборот» оформляется приказ о награждении, присваивается номер и дата․
2. Загрузка наградного акта – прикрепляется скан‑копия грамоты/благодарности․
3. Заполнение раздела в ЭТК – в личном кабинете сотрудника выбирается «Сведения о награждении и поощрении», вводятся те же данные, что и в бумажной книге․
4. Электронная подпись – запись подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица․
5. Уведомление сотрудника – система автоматически отправляет уведомление о внесённой записи․

Образцы записей

Пример записи о благодарности (бумажный вариант)

1 ОАО «Ромашка» (ООО «Ромашка») Благодарность Приказ № 78‑О от 

Пример записи о премии (бумажный вариант)

2 ОАО «Ромашка» (ООО «Ромашка») Премия за выполнение плана продаж Приказ № 102‑О от 

Пример записи в электронную трудовую книжку

Номер записи: 3
Дата награждения: 
Работодатель: ОАО «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
Награда: Почётное звание «Работник года 2026»
Приказ: № 150‑О от 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о разовой денежной премии?

Да․ Если премия оформлена приказом и сопровождается наградным актом, запись в раздел «Сведения о награждении и поощрении» обязательна․

Что делать, если у сотрудника уже есть записи от предыдущего работодателя?

Продолжайте нумерацию: берите следующий номер после последней записи, сделанной предыдущим работодателем․

Нужно ли указывать в записи сведения о налогах?

Нет․ В трудовую книжку вносятся только сведения о самом поощрении (название, дата, приказ)․ Налоговые вопросы отражаются в бухгалтерских документах․

Можно ли вносить запись о благодарности, если она не сопровождается приказом?

Требуется приказ или иной документ, подтверждающий факт награждения․ Если такой документ отсутствует, запись в трудовую книжку не делается․

Какие штрафы предусмотрены за отсутствие записи о награждении?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку в соответствии с законодательством․ Нарушения могут привести к административной ответственности (штраф до 30 000 руб․) и к претензиям со стороны работника․

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск поля «Номер и дата приказа»․ – всегда указывайте полные реквизиты приказа․
• Неправильный порядок записей․ – записи вносятся в хронологическом порядке, а номер увеличивается последовательно․
• Неразборчивый почерк․ – в бумажной книге запись должна быть четкой, без исправлений․
• Отсутствие подписи уполномоченного лица․ – без подписи запись считается недействительной․
• Запись в неправильный раздел․ – поощрения вносятся только в раздел «Сведения о награждении и поощрении», а не в раздел «Кадровые перемещения»․

Внесение поощрения в трудовую книжку – простая, но важная процедура, требующая соблюдения нормативных требований․ Правильное оформление записи повышает прозрачность кадрового учета, защищает интересы как работодателя, так и работника, и гарантирует, что полученные награды будут учитываться при расчёте трудового стажа и пенсионных прав․

Помните: запись в трудовую книжку делается независимо от того, указано ли о поощрении в тексте наградного акта․ Следуйте приведённому алгоритму, используйте образцы, и процесс будет проходить без ошибок․

Дата актуализации статьи:  г․