Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника.
В нём фиксируются не только даты начала и окончания работы, но и сведения о наградах, премиях и иных поощрениях, которые работник получает в ходе службы.
Ниже разберём, какие именно поощрения вносятся в трудовую книжку, как правильно оформить запись и какие нюансы стоит учитывать при работе с бумажными и электронными версиями документа.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 191) – «Поощрения за труд»
- Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. – инструкция о порядке ведения трудовых книжек
- Постановление Минтруда от 20 июня 2021 г. – переход на электронные трудовые книжки (ЭЛК)
- Постановление Минтруда от 08 апреля 2025 г. – уточнение перечня поощрений, подлежащих записи
В соответствии с этими нормативными актами в трудовую книжку вносится информация о наградах и поощрениях, которые являются отдельными актами признания заслуг работника и не входят в состав его заработной платы.
Какие поощрения фиксируются в трудовой книжке?
В разделе «Сведения о награждении (поощрении)» можно записать:
- Благодарность (письменное признание заслуг)
- Грамота (публичное признание)
- Премирование, если оно оформлено как отдельный акт (не входит в состав зарплаты)
- Почетное звание (например, «Лучший сотрудник года»)
- Ценный подарок (статья 73, § 1)
- Почетная грамота, благодарность, почетное звание, награда, ценное признание
Ниже перечислены поощрения, которые НЕ вносятся в трудовую книжку:
- Премии, предусмотренные системой оплаты труда (регулярные выплаты)
- Премии, которые являются частью заработной платы (например, надбавка за выполнение плана)
- Материальные выплаты, не оформленные как отдельный акт (подарок без приказа)
Важно: электронные трудовые книжки (ЭЛК)
Для ЭЛК запись о награждении не предусмотрена. В случае перехода на электронный формат работодатель обязан вести только электронную трудовую книжку, а бумажные записи о награждении сохраняются в архиве и не отражаются в ЭЛК.
Как правильно оформить запись о награждении
Требуемые документы
- Приказ о награждении (номер и дата)
- Акт о вручении награды (если есть)
- Письменное заявление сотрудника о внесении записи (если требуется)
- Свидетельство о вручении (если применимо)
Шаги записи в бумажной трудовой книжке
- Определить порядковый номер записи – если в разделе «Награждения» ещё нет записей, номер начинается с 1; если записи уже есть, продолжаем нумерацию.
- Заполнить таблицу в соответствии с образцом (см. ниже).
- Подписать запись руководителем организации и сотрудником (если предусмотрено).
- Сохранить копию приказа в личной карточке работника.
Пример записи о награждении
В разделе «Сведения о награждении (поощрении)» вносится следующая информация:
| № | Дата вручения | Вид награды | Мотив поощрения | Приказ (номер, дата) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Почетная грамота | За выдающиеся результаты в проекте «Альфа» | № 1234 от | |
| 2 | Ценный подарок | За 10 лет работы в компании | № 5678 от |
В 4‑й колонке указывается ссылка на приказ, на основании которого сделана запись. Если приказ не существует (например, вручение благодарности без приказа), в колонке указывается «—».
Формат записи в электронной трудовой книжке (если допускается)
В ЭЛК запись о награждении не предусмотрена, но в личной карточке работника можно добавить поле «Награды и поощрения» с аналогичными данными. Это поле не влияет на стаж, но служит внутренним учётом.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вносить в трудовую книжку разовую денежную премию? Нет, если она являеться частью заработной платы. Разовая премия, оформленная как отдельный акт (приказ), может быть зафиксирована.
- Нужно ли вносить благодарность, если она не оформлена приказом? Да, благодарность фиксируется независимо от наличия приказа, но в колонке «Приказ» ставится «—».
- Как вести запись, если работник сменил работодателя? Порядковый номер в новом разделе начинается с 1. В личной карточке сохраняется копия приказа от предыдущего работодателя.
- Нужно ли вносить запись о премировании, если оно входит в зарплату? Нет, такие выплаты не отражаются в трудовой книжке.
- Можно ли отменить запись о награждении после её внесения? Теоретически возможно, но это требует корректировки в трудовой книжке и оформления нового приказа об отмене.
Запись о награждении в трудовой книжке является важным элементом карьерного портфолио сотрудника. Она подтверждает признание его заслуг и может быть использована при дальнейшем трудоустройстве. Чтобы избежать ошибок:
- Проверяйте, соответствует ли награда требованиям статьи 191 ТК РФ.
- Убедитесь, что у вас есть приказ или иной документ, подтверждающий награду.
- Внесите запись в правильный раздел и с правильным порядковым номером.
- Сохраняйте копии всех документов в личной карточке работника.
- Если работаете с ЭЛК, помните, что запись о награждении в электронном формате не предусмотрена.
Таким образом, соблюдая эти простые правила, вы сможете корректно вести трудовую книжку и обеспечивать надёжную документацию поощрений ваших сотрудников.